Локальные нормативные акты (ЛНА), это фундамент внутреннего трудового распорядка любой организации. Их разработка и, что особенно важно, правильное утверждение определяют правоприменимость документов и защищают работодателя от штрафов и трудовых споров. В статье подробно разберем процедуру утверждения ЛНА в 2026 году, способы оформления грифа утверждения, роль представительного органа работников и предоставим актуальные образцы.

Правовая основа: статья 8 ТК РФ

Согласно статье 8 ТК РФ, локальные нормативные акты — это акты, принятые работодателем в пределах его компетенции с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии), регулирующие трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения в организации.

Ключевой момент: ЛНА не должны противоречить трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, а также коллективному договору.

Этапы процедуры принятия и утверждения ЛНА

Процесс введения ЛНА в действие состоит из нескольких последовательных этапов. Пропуск любого из них может привести к признанию акта недействительным.

1. Инициатива и разработка проекта. Инициатором может выступить руководитель, HR-директор, юрист или профильный специалист. Проект готовится с учетом актуального законодательства (ТК РФ, федеральные законы, отраслевые соглашения).
2. Согласование с представительным органом работников (профсоюзом). Обязательный этап, если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации или иной представительный орган. Работодатель направляет проект для рассмотрения. Срок рассмотрения — не более 5 рабочих дней (если иное не установлено коллективным договором). Результат фиксируется протоколом совещания или мотивированным заключением.
3. Утверждение (принятие) акта. Финальное решение за работодателем (руководителем организации). Даже при отрицательном мнении профсоюза работодатель имеет право утвердить акт, но обязан уведомить профсоюз в письменной форме с указанием причин (ч. 3 ст. 372 ТК РФ).
4. Ввод в действие (опубликование). Ознакомление сотрудников под роспись. ЛНА вступает в силу со дня утверждения или с даты, указанной в самом акте/приказе об утверждении.

Два способа оформления утверждения ЛНА

Практика и судебная практика допускают два равнозначных способа закрепления факта утверждения документа. Выбор за работодателем, но важно придерживаться выбранного подхода системно.

Способ 1: Гриф утверждения на титульном листе документа

Это классический вариант для типовых положений, инструкций и правил. На последней странице или на обложке документа ставится штамп/гриф.

Важно: В грифе обязательны: должность руководителя, полное наименование организации, подпись с расшифровкой, дата. Печать ставится по желанию (с 2015 г. юрлица могут не иметь печати), но подпись обязательна.

Способ 2: Отдельный приказ (распоряжение) об утверждении

Часто используется для пакета документов (например, при введении нового редакции Правил внутреннего трудового распорядка, Системы оплаты труда, Политики по ОТ) или когда ЛНА объемный и неудобно ставить гриф на каждую копию.

Образец приказа об утверждении ЛНА

Нюанс: В самом тексте ЛНА (в приложении к приказу) все равно рекомендуется проставлять гриф утверждения со ссылкой на приказ: «Утвержден приказом ООО «» № * от «___» ________ 202_ г.» и подписью руководителя.

Реквизит «Гриф утверждения»: обязательные элементы

Независимо от способа (гриф на документе или приказ), реквизит утверждения должен содержать:

• Слово «УТВЕРЖДАЮ» (или «УТВЕРЖДЕН»);
• Должность лица, уполномоченного утверждать (Генеральный директор, Директор, Индивидуальный предприниматель);
• Полное наименование организации / ФИО ИП;
• Подпись руководителя;
• Расшифровка подписи (ФИО);
• Дата утверждения.

Отсутствие хотя бы одного реквизита делает документ недействительным для применения к сотрудникам.

Кто имеет право подписывать ЛНА?

Подписать ЛНА (поставить гриф или подписать приказ) может только руководитель организации, действующий на основании Устава (Генеральный директор, Директор, Президент) или Индивидуальный предприниматель лично.

Вопрос из практики: Может ли подписать ЛНА руководитель департамента/филиала по доверенности?

Ответ: Для ЛНА, действующих на уровне всей организации (Правила ВТР, Система оплаты труда, Положение о ПДН) — нет. Только верховный руководитель. Для локальных актов, действующих только в структурном подразделении (например, Инструкция по охране труда для конкретного цеха, График сменности отдельного отдела), да, если на него передано право локального регулирования в Уставе или Положении о филиале/представительстве и выдана соответствующая доверенность/приказ о передаче полномочий.

Ознакомление сотрудников: ввод в действие

Утверждение и ввод в действие — это две разные процедуры. Акт вступает в силу с момента ознакомления с ним заинтересованных лиц (сотрудников) под роспись (ч. 2 ст. 8 ТК РФ, ч. 3 ст. 22 ТК РФ).

Порядок ознакомления:

1. Составляется лист ознакомления (или журнал).
2. В заголовке листа указывается: «Лист ознакомления с Положением об оплате труда, утвержденным приказом № * от «___» ________ 202_ г.».
3. Сотрудник ставит дату ознакомления, свою подпись и расшифровку.
4. Один экземпляр ЛНА (или копия) передается сотруднику на руки (по требованию), второй остается в архиве HR/кадровой службы.

Сроки вступления в силу

Как правило, ЛНА вступает в силу:

• Со дня утверждения (даты грифа/приказа);
• Или с даты, указанной в самом акте/приказе (например, «с »);
• Но не ранее дня ознакомления последнего заинтересованного сотрудника.

Ретроактивное действие (в прошлое) для ухудшения положения сотрудников недопустимо (ст. 9 ТК РФ). Для улучшения — допускается.

Обязательный перечень ЛНА на 2026 год (минимальный пакет)

Согласно ТК РФ и спецзаконам (Охрана труда, Персональные данные, Коммерческая тайна), у каждого работодателя обязательно должны быть разработаны и утверждены:

Примечание: Перечень может расширяться в зависимости от отрасли (образование, медицина, транспорт, госсектор) и специфики бизнеса (удаленная работа, вахта, неполное рабочее время).

Типичные ошибки при утверждении ЛНА (чек-лист для проверки)

• Игнорирование мнения профсоюза. Не направлен запрос или не ждут 5 дней. Риск: акт может быть отменен судом/инспекцией.
• Отсутствие даты вступления в силу. Сотрудники не знают, с какого момента действуют новые правила.
• Подпись не тем лицом. Подписал зам. директора без доверенности на утверждение ЛНА организации.
• Нет листа ознакомления. Акт утвержден, но сотрудники не знают о нем. Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц за каждое нарушение).
• Противоречие закону. Устаревшие формулировки (например, штрафы за дисциплину, запрет на обсуждение зарплат).
• Отсутствие ссылки на приказ в грифе акта (если утверждение было приказом).

Изменения и дополнения в ЛНА

Если законодательство изменилось (а в 2024–2026 гг. это происходит часто: удаленка, электронные трудовые, ОТ, ПДн), ЛНА нужно привести в соответствие.

Порядок:

1. Разработать проект изменений (новую редакцию или отдельный документ «Об изменениях…»).
2. Согласовать с профсоюзом (если есть).
3. Утвердить приказом или грифом (аналогично первоначальному принятию).
4. Ознакомить сотрудников с изменениями под роспись.

Важно: Нельзя просто написать от руки на полях действующего документа. Только официальное оформление изменений.

Хранение и учет ЛНА

• Оригиналы утвержденных ЛНА (с грифами/приказами) хранятся в архиве организации / у секретаря / в HR-отделе.
• Ведется Реестр (перечень) локальных нормативных актов с указанием: наименования, номера/даты приказа об утверждении, даты вступления в силу, срока действия (если есть), ответственного за актуализацию.
• Копии для ознакомления сотрудников могут храниться в отделах/филиалах.

Ответственность за нарушение порядка утверждения

• ст. 5.27 КоАП РФ: Нарушение трудового законодательства (в т.ч. отсутствие обязательных ЛНА, неознакомление) — штраф на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц — до 50 000 руб. (повторно — дисквалификация или штраф до 100 000 руб.).
• ст. 5.27.1 КоАП РФ: Нарушение порядка принятия ЛНА (игнорирование мнения профсоюза) — штраф на должностных лиц 1 000–5 000 руб., на юрлиц 30 000–50 000 руб.
• Гражданско-правовые риски: Неутвержденный/неознакомленный ЛНА не может быть основанием для применения мер дисциплинарного взыскания, отказа в премии, перевода, увольнения. Суд встанет на сторону сотрудника.

Утверждение локальных нормативных актов — это не бюрократическая формальность, а обязательная правовая процедура. В 2026 году акцент делается на актуальности содержания (соответствие новым нормам ТК РФ, ФЗ-152, ФЗ-426) и доказуемости процедуры (наличие грифа/приказа, протокола профсоюза, листов ознакомления).

Используйте приведенные выше образцы грифа и приказа как базу, адаптируя их под структуру вашей организации (ООО «», ИП , г. *). Регулярный аудит пакета ЛНА (не реже 1 раза в год) сэкономит значительные средства на штрафах и судебных издержках.

Статья подготовлена на основе актуального трудового законодательства (ТК РФ) и судебной практики на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к трудовому юристу или профильному консультанту (например, системы «КонсультантПлюс», «Главбух», «Ноупейпер»).