Управление делопроизводства является ключевым структурным подразделением Аппарата Исполнительного комитета города Казани, обеспечивающим организацию документооборота, контроль за исполнением поручений и сохранность архивных фондов. В статье подробно рассматриваются нормативная база, основные направления деятельности, структура и контактная информация управления на актуальную дату ().

Правовая основа деятельности

Деятельность Управления делопроизводства регламентируется иерархией нормативных правовых актов: от федеральных законов и Устава города Казани до локальных нормативных актов Исполнительного комитета.

Ключевые локальные нормативные акты:

• Служебный регламент Исполнительного комитета города Казани (с изменениями на 5 июня 2020 года) — базовый документ, определяющий порядок взаимодействия структурных подразделений.
• Распоряжение Исполнительного комитета от № 1450-р — об утверждении Служебного регламента.
• Постановление Исполнительного комитета от № 4185 — «Об утверждении Положения о порядке и сроках рассмотрения обращений граждан в Исполнительном комитете г. Казани».
• Распоряжение Исполнительного комитета от № 5730-р — «Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в Исполнительном комитете г. Казани». Данный документ является основным методологическим пособием для ежедневной работы делопроизводителей всех управлений и комитетов.
• Постановление Исполнительного комитета от № 845 — «Об обеспечении проведения личного приема граждан в Исполнительном комитете г. Казани» (с последующими изменениями).

Основные функции и полномочия

Согласно Инструкции по ведению делопроизводства и Служебному регламенту, на Управление делопроизводства возлагаються следующие ключевые задачи:

1. Организация единого документооборота: обеспечение регистрации, учета, движения, хранения и комплектования дел во всех структурных подразделениях Аппарата ИК г. Казани.
2. Методологическое руководство: координация работы делопроизводителей (ответственных секретарей, регистраторов) управлений, комитетов и отделов; проведение обучающих семинаров и консультаций.
3. Контроль за исполнением: контроль за сроками исполнения поручений Главы города, Председателя Исполнительного комитета, его заместителей, а также контроль за рассмотрением обращений граждан (в соответствии с Постановлением № 4185).
4. Работа с обращениями граждан: организационное обеспечение процедуры приема, регистрации, распределения и контроля за исполнением обращений физических и юридических лиц.
5. Архивное дело: формирование архива Аппарата, экспертиза документов на предмет ценности и сроков хранения, передача дел в Архивное управление города Казани.
6. Внедрение электронного документооборота (ЭДО): сопровождение информационных систем (АИС «Делопроизводство», ЕАИС и др.), перевод процессов на безбумажную технологию.
7. Обеспечение личного приема граждан: организационная поддержка графика приемов руководства ИК и руководителей структурных подразделений.

Организационная структура Управления

Внутренняя структура Управления делопроизводства формируется приказом Руководителя Управления (Начальника управления делами) в соответствии с типовыми стандартами и штатным расписанием Аппарата ИК. Типично выделяются следующие сектора (группы):

• Сектор входящей и исходящей корреспонденции: регистрация, сортировка, распределение почты и электронных сообщений.
• Сектор контрольно-поручений работы и обращений граждан: учет поручений, контроль сроков, работа с Порталом Госуслуг, обращениями через сайт администрации и письменными заявлениями.
• Сектор делопроизводства и архива (или Группа архива): ведение номенклатуры дел, экспертиза, формирование архивных фондов, выдача справок и копий документов.
• Сектор технического обеспечения и ЭДО: администрирование информационных систем делопроизводства, пользовательская поддержка, защита информации.
• Канцелярия (Служба канцелярии): обеспечение печатанием, копированием, перешивом дел, обеспечение бланками строгой отчетности.

Примечание: Точные наименования секторов и ФИО их руководителей могут меняться приказом Руководителя Управления. Актуальную структуру рекомендуется уточнять по контактному телефону.

Контактная информация и реквизиты

Управление делопроизводства физически размещается в здании Исполнительного комитета города Казани (Здание Городской администрации).

Адрес местонахождения:

Республика Татарстан, г. Казань, ул. Кремлёвская, д. * (корпус/строение )

Ориентир: здание Городской администрации (бывш. Дом Советов), площадь Тукая / ул. Кремлёвская.

Телефоны для справок:

• Справочный телефон Управления делопроизводства (Канцелярия/Приемная): +7 (843) -99— (доб. *)
• Телефон отдела регистрации входящей корреспонденции: +7 (843) -99—
• Единый справочный телефон Исполнительного комитета: +7 (843) -99-15-03 (автоинформатор/перевод на нужное отделение)

Электронные контакты:

• Официальный сайт ИК г. Казани: www.kazan.ru (раздел «Структура» -> «Аппарат Исполнительного комитета» -> «Управление делопроизводства»)
• Электронная почта Аппарата ИК (общая): *@kazan.ru (для направления официальных запросов в Управление делопроизводства в теме письма указывать «Для Управления делопроизводства»)
• Интернет-приемная Главы города / ИК: доступна через портал kazan.ru/appeal (обращения автоматически попадают в систему учета Управления делопроизводства).

Реквизиты организации (Исполнительный комитет г. Казани):

• Полное наименование: Исполнительный комитет города Казани
• ИНН: 1655065554
• КПП: 165501001
• ОГРН: 102160096
• Юридический адрес: 420015, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Кремлёвская, д. *

Порядок обращения в Управление делопроизводства

Для граждан и организаций (внешние обращения):

1. Через Интернет-приемную (предпочтительный способ): Заполнение формы на сайте kazan.ru. Обращение автоматически регистрируется в АИС «Делопроизводство», присваивается регистрационный номер, по которому можно отслеживать статус рассмотрения.
2. Почтовым отправлением: На адрес: 420015, г. Казань, ул. Кремлёвская, д. *, Исполнительный комитет г. Казани, Управление делопроизводства. Рекомендуется отправлять ценным письмом с описью вложения.
3. Лично (через приемную/бюро входящей корреспонденции): В рабочее время администрации (обычно пн-пт: 09:00–18:00, перерыв 13:00–14:00; в день приема граждан часы могут продлеваться). Необходимо иметь паспорт и документы по существу вопроса.

Для структурных подразделений Аппарата ИК (внутренний документооборот):

• Взаимодействие осуществляется через корпоративную АИС «Делопроизводство» (ЭДО).
• Входящая корреспонденция на бумажном носителе передается в Управление делопроизводства (сектор входящей корреспонденции) для первичной регистрации и сканирования.
• Исходящие документы, подписанные руководителями, передаются в Управление делопроизводства для регистрации, печати, отправки почтой/ЭДО и комплектования дел.
• Дела к хранению сдаются в архив Управления в установленные Инструкцией сроки (обычно по итогам года).

Особенности текущего этапа (Цифровизация)

На 2026 год Управление делопроизводства ИК г. Казани активно реализует стратегию «Безбумажное делопроизводство»:

• Полный перевод внутреннего документооборота на электронный вид (жизненный цикл документа в ЭДО).
• Интеграция с федеральными системами (СМЭВ, ГИС «Электронное правительство», ЕАИС РФ и РТ).
• Внедрение элементов ИИ для автоматической классификации входящих обращений и распределения по исполнителям.
• Обеспечение доступа граждан к статусу рассмотрения обращения через личный кабинет на Госуслугах и портале kazan.ru.

Контрольная и надзорная деятельность

Управление делопроизводства осуществляет внутренний контроль за:

• Соблюдением сроков рассмотрения обращений (законный срок — 30 календарных дней, в сложных случаях до 60 дней с уведомлением заявителя).
• Соблюдением сроков исполнения поручений руководства города (устанавливаются в тексте поручения).
• Качеством подготовки проектов ответов (юридическая грамотность, полнота, вежливость).
• Правильностью оформления дел (обложки, внутренние описи, нумерация листов, подписи ответственных).

По итогам контроля готовятся справки и доклады для Председателя ИК и Заместителей Председателя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать статус моего обращения, поданного через сайт/почту?

По регистрационному номеру (формат: *-/-) на портале kazan.ru в разделе «Проверить статус обращения» или в личном кабинете Госуслуг (если подавали через ЕПГУ).

Можно ли получить копию документа из Архива Аппарата ИК?

Да, согласно ФЗ-122 «Об архивном деле». Необходимо написать заявление к Руководителю Управления делопроизводства с указанием реквизитов документа (название, дата, номер дела). Выдача осуществляется в установленные законом сроки (обычно до 30 дней).

Куда звонить, если не могу дозвониться до конкретного отдела?

Звоните на единый справочный телефон ИК: +7 (843) -99-15-03. Оператор соединит с нужным отделением или примет сообщение для перезвона.

Каков график работы приемной Управления делопроизводства?

График приема граждан Руководителем Управления и специалистами уточняйте по телефону +7 (843) -99—. Обычно прием ведется по определенным дням недели (например, вторник, четверг) в установленные часы.