Архив Тюменского государственного университета (ТюмГУ) является не просто местом хранения документов, а важнейшим структурным подразделением, обеспечивающим сохранность документации университета, правовые интересы студентов, преподавателей и сотрудников, а также сохранение исторической памяти одного из старейших вузов Западной Сибири. На 09 мая 2026 года архив продолжает активную работу по переводу делопроизводства в электронный вид и расширению доступа к архивным фондам для научных и учебных целей.

Историческая справка

Тюменский государственный университет был основан в 1930 году как Тюменский педагогический институт. С момента основания велась учетная документация, однако централизованный архив как самостоятельное подразделение начал формироваться позже, с ростом института и появлением необходимости системного хранения дел студентов, ученых советов, приказов и отчетности.

• 1930–1950-е гг.: Накопление первичных фондов (личные дела студентов, журналы зачетов, приказы по учебной части).
• 1970–1990-е гг.: Оформление архива как структурного подразделения, введение описей и путеметок, начало работы с научными архивами кафедр.
• 2000-е гг. – настоящее время: Внедрение электронных архивных информационных систем (ЭАИС), сканирование ценных фондов, переход на смешанное хранение (бумажное + цифровое).

Структура и состав фондов

На текущий момент фонды архива ТюмГУ насчитывают более * тысяч единиц хранения. Документы делятся на несколько основных категорий:

Учебная документация (Фонд личных дел)

Это самый востребованный фонд. Он включает:

1. Личные дела студентов, окончивших вуз (с 1930 г. по настоящее время).
2. Личные дела аспирантов, докторантов, слушателей курсов повышения квалификации.
3. Журналы зачетов и экзаменов, ведомости государственных экзаменов и защиты дипломов.
4. Документы об учебных перерывах, отчислениях, восстановлении, переводах.

Административно-управленческая документация

• Приказы и распоряжения ректора (по основной деятельности, по личному составу).
• Протоколы заседаний Ученого совета, Академического совета.
• Документы по структуре вуза: основания открытия/ликвидации факультетов, кафедр, институтов.
• Отчетность (годовые отчеты, статистические формы).

Научные и кадровые архивы

Особую ценность представляют:

• Личные дела преподавателей и НИР сотрудников (с соблюдением срока ограничения доступа 75 лет).
• Документы по защите кандидатских и докторских диссертаций (протоколы, рецензии, авторефераты).
• Фонды известных ученых, работавших в ТюмГУ (архивы проф. , проф. и др. — доступны для научных исследований).

Фото-, аудио- и видеодокументы

Собирается визуальная история университета: фотографии выпускных, научных конференций, строительства корпусов, видеозаписи лекций выдающихся ученых.

Основные функции и услуги

Архив ТюмГУ выполняет функции, закрепленные за ним Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и локальными нормативными актами университета.

Для студентов и выпускников:

• Выдача справок об обучении (вместо утерянных дипломов/приложений — дубликаты не выдаются, только справки).
• Подтверждение квалификации, периодов обучения, полученных оценок (для трудоустройства, миграции, поступления в магистратуру/аспирантуру за рубежом);
• Апостилирование и консульский легализация документов (через партнерские организации).
• Формирование архивных пакетов для восстановления утерянных трудовых книжек (периоды обучения засчитываются в стаж).

Для сотрудников и структурных подразделений:

• Приемка документов на хранение по актам экспертизы стоимости и сроков хранения.
• Консультирование по вопросам делопроизводства, номенклатуры дел, сроков хранения.
• Обеспечение доступа к документам для проверочных органов (Росаккредитация, Прокуратура, Суд).

Для исследователей и общественности:

• Предоставление документов в читальном зале (по запросам на исторические темы, генеалогию, историю науки).
• Цифровое копирование документов (по согласованию с руководством архива и соблюдении закона о персональных данных).

Режим работы и контакты (маскированные данные)

Архив находится в главном корпусе университета. Для посещения необходимо заранее записаться через электронную очередь или по телефону.

Цифровизация и электронные сервисы (Статус на 2026 год)

ТюмГУ является одним из лидеров по внедрению Электронного архива (ЭАИС). Ключевые достижения:

• Портал «Мой Архив» (личный кабинет выпускника): Позволяет заказать справку онлайн, отследить статус готовности, получить электронную копию справки с ЭЦП (усиленная квалифицированная электронная подпись), имеющей полную юридическую силу.
• Сканирование фондов: Оцифровано более *% личных дел выпускников до 2000 г. и 100% приказов по основной деятельности за последние 15 лет.
• Интеграция с ЕСИА (Госуслуги): Авторизация через Госуслуги для заказа справок без личного визита.
• Блокчейн-реестр дипломов: Внедрена технология верификации подлинности документов об образовании через распределенный реестр (проверка работодателями за секунды).

Порядок получения справки (пошаговая инструкция)

1. Онлайн-заявка (рекомендуется): Зайдите на сайт ТюмГУ -> раздел «Архив» -> «Заказать справку». Авторизуйтесь через Госуслуги или зарегистрируйтесь вручную. Заполните форму (ФИО при обучении, год окончания, факультет, цель справки).
2. Оплата: Оплата госпошлины (размер устанавливается локальным актом, на 2026 г. составляет * руб.) через личный кабинет или квитанцию в банке.
3. Срок изготовления: Законодательно — до 30 календарных дней, фактически в ТюмГУ — 3–5 рабочих дней (при онлайн-заявке часто быстрее).
4. Получение:
   • Электронно: В личном кабинете появляется PDF-файл с ЭЦП (действует как оригинал).
   • Бумажно: В архиве (каб. *) по паспорту или доверенности.
   • Почта России: Заказное письмо с уведомлением (оплачивается отдельно).

Важные нюансы и частые вопросы

Что делать, если диплом утерян?

Дубликат диплома не выдается. Архив выдает Справку об обучении и выдаче документа об образовании установленного образца (Форма № 2). Она полностью заменяет диплом при трудоустройстве, в Пенсионном фонде, при получении второй высшей и т.д.

Сроки хранения личных дел

• Личные дела студентов (выпускники, отчисленные) — 75 лет с момента окончания/отчисления.
• После истечения срока — переоценка: ценные фонды переводятся в Госархив Тюменской области (фонд *), остальные — на утилизацию по акту.

Доступ к документам с ограничением (Персональные данные)

Согласно ст. 22 Закона «Об архивном деле», доступ к документам, содержащим сведения, составляющие тайну частной жизни (личные дела, характеристики, медицинские справки), предоставляется:

• Саму субъекту ПДн (по паспорту).
• Нотариусу/Суду (по запросу).
• Родственникам умершего — после истечения 75 лет со дня создания документа или 30 лет со дня смерти гражданина (при предъявлении свидетельства о смерти и документов, подтверждающих родство).

Взаимодействие с Госархивом Тюменской области

Архив ТюмГУ тесно сотрудничает с Государственным архивом Тюменской области (ГАТО). Документы, срок хранения которых истек и которые признаны имеющими историческую ценность (приказы 1930–1960-х гг., личные дела выдающихся ученых, фотохроника), передаются в ГАТО на безвозмездной основе для вечного хранения и научного использования. Адрес ГАТО: г. Тюмень, ул. , д. .

Планы развития на 2026–2028 годы

1. Полный перевод приема заявок на справки в безбумажный формат (отказ от бумажных журналов учета выдач).
2. Внедрение ИИ-распознавания текста (OCR) для рукописных журналов 1930–1950-х гг. для полнотекстового поиска.
3. Создание виртуальной выставки «ТюмГУ в лицах: 100 лет истории» к столетию университета (2030 г.).
4. Расширение функционала мобильного приложения «ТюмГУ» — пуш-уведомления о готовности справки, электронная очередь в читальный зал.

---

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта ТюмГУ, Федерального закона № 125-ФЗ и типовых регламентов архивов высших учебных заведений РФ. Актуальна на май 2026 года. Перед визитом обязательно уточняйте режим работы и список необходимых документов по контактам, указанным выше.