Справка о среднесписочной численности работников (ССЧ), это документ, подтверждающий среднее количество сотрудников в организации за определенный период (месяц, квартал, год). Несмотря на то, что с 2020 года (по приказу ФНС России от № ЕД-7-11/752) обязательная сдача бланка КНД 1110018 в налоговую инспекцию отменена, сам документ остается востребованным для внутренних нужд, банков, участия в тендерах, получения субсидий и государственных контрактов.

Актуально на : Сведения о среднесписочной численности теперь передаются в составе Расчета по страховым взносам (РСВ). Однако для сторонних организаций (банков, заказчиков) часто требуется отдельная справка на бланке компании.

Нормативная база и расчет ССЧ в 2026 году

Расчет среднесписочной численности производится в соответствии с:

• Приказом Росстата от № 772 «Об утверждении Порядка заполнения форм федерального статистического наблюдения…» (вместо устаревшей формы П-4).
• Методическими рекомендациями по заполнению раздела 2 РСВ (приказ ФНС от № ЕД-7-11/753@).

Кто включается в списочную численность:

1. Работники, выполняющие работу по трудовому договору (в т.ч. неполный рабочий день, сезонные).
2. Внешние совместители — только если они не состоят на основном месте работы в другой организации (иначе учитываються там).
3. Работники в отпусках (годовых, по уходу за ребенком, учебные), на больничном, в командировках.

Кто НЕ включается:

• Внешние совместители, имеющие основное место работы в другой организации.
• Работники по ГПХ (договорам гражданско-правового характера).
• Внутренние совместители (учитываются как одна единица).
• Принятые на обучение без отрыва от производства (уже в списке).

Формула расчета (алгоритм)

ССЧ за период = Сумма списочной численности за каждый календарный день периода / Число календарных дней в периоде.

Правила учета дней:

• Выходные и праздничные дни: численность равна числу рабочего дня, предшествующего выходным/праздникам.
• Дни невыхода на работу по вине работодателя (простой): учитываются в полной мере.
• Округление: итоговое значение округляется до сотых (до двух знаков после запятой), если не требуется целое число (для РСВ, до единиц).

Пример расчета за месяц (из практики 2026 г.):

Условие: В июле 31 день.
1–16 число: 10 человек.
17–20 число (4 дня): 12 человек.
21–31 число (11 дней): 18 человек.

Расчет:
(16 дн. × 10 чел. + 4 дн. × 12 чел. + 11 дн. × 18 чел.) / 31 дн. =
(160 + 48 + 198) / 31 = 406 / 31 = 13,10 человек.

Образец справки на бланке организации (для банка, тендера, внутреннего учета)

Так как единый государственный бланк (КНД 1110018) упразднен, организации разрабатывают свой бланк. Ниже приведен рекомендуемый образец.

Особенности для ИП и малых предприятий

• ИП без наемных работников: С 2014 года полностью освобождены от сдачи сведений о ССЧ (ни в ФНС, ни в Росстат). Если банк требует справку — выдается произвольной формы с указанием «0» или «Среднесписочная численность отсутствует (ИП работает самостоятельно)».
• ИП с работниками: Обязаны отражать ССЧ в разделе 2 РСВ. Отдельная справка для налоговой не сдается.
• Малые предприятия (МСП): Имеют право не составлять статистическую отчетность (П-4), но расчет ССЧ для РСВ и внутренних нужд ведут обязательно.

Типичные ошибки при заполнении справки

1. Несовпадение с РСВ: Данные в справке для банка/тендера должны в точности совпадать с разделом 2 сданного РСВ. Расхождения приводят к отказам в кредитовании или дисквалификации на торгах.
2. Неверный учет неполного дня: Если работник уволен в последний день месяца — он учитывается в списке этого дня. Если принят — с дня приема (приказа).
3. Игнорирование выходных: За субботу и воскресенье численность берется равной пятнице (или последнему рабочему дню). Нельзя ставить «0» за выходные.
4. Использование старого бланка КНД 1110018: Для отчетности в ФНС он недействителен. Использовать его можно только как внутренний шаблон, но лучше разработать свой бланк с реквизитами организации.

Где взять готовые файлы (Excel / Word)

Для удобства расчета и оформления рекомендуется использовать автоматизированные таблицы.

• Калькулятор ССЧ в Excel: Позволяет вводить ежедневные данные и автоматически считать месячные/квартальные/годовые итоги с округлением. (Файл можно скачать на профильных бухгалтерских порталах: Контур.Экстерн, Элба, Налог.ру, 1С-ИТС).
• Шаблон справки в Word/Docx: Готовый бланк с реквизитами организации для печати и подписи.
• Онлайн-калькуляторы: Сервисы «Контур.Экстерн», «Бухгалтерия.Ру», «Кодекс» позволяют посчитать ССЧ онлайн без установки программ.

Чек-лист перед выдачей справки

• [ ] Расчет выполнен по Приказу Росстата № 772.
• [ ] Данные сверены с разделом 2 РСВ за соответствующий период.
• [ ] Округление выполнено корректно (до 0,01 для справок, до целых для РСВ).
• [ ] Указан правильный период (месяц, квартал, год).
• [ ] Стоит подпись руководителя (ИП подписывает сам).
• [ ] Поставлена печать (если организация использует печать).
• [ ] Реквизиты организации (ИНН, КПП, ОГРН, адрес) указаны верно (замаскированы в этом образце как *).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать справку в налоговую в 2026 году?

Нет. Сдача формы КНД 1110018 в ФНС отменена с отчетности за 2020 год. Сведения передаются только через РСВ (раздел 2).

Можно ли использовать старый бланк КНД 1110018 для банка?

Можно, но лучше использовать бланк своей организации. Банки часто требуют именно «Справку на фирменном бланке с печатью и подписью», а не заполненный устаревший бланк ФНС.

Как считать ССЧ для РСВ, если организация открылась в середине месяца?

Считается от дня регистрации (включения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП). Дни до регистрации не учитываются в знаменателе формулы (делим на число дней фактического функционирования в месяце).

Учитываются ли работники в отпуске за свой счет?

Нет. Дни отпуска за свой счет (без сохранения заработной платы) исключаются из списочной численности на все дни такого отпуска.

* Данная статья носит информационный характер. Для составления отчетности и справок, имеющих юридическое значение, рекомендуется обратиться к действующим нормативным актам или проконсультироваться с профессиональным бухгалтером / специалистом по кадрам. Реквизиты организаций в образцах заменены на в целях безопасности.