Вопросы расчета и представления сведений о среднесписочной численности работников (ССЧ) актуальны для любого работодателя — будь то крупная организация или индивидуальный предприниматель (ИП). В статье подробно разберем, чем Справка отличается от официальных Сведений по форме КНД 1110018, как правильно рассчитать показатель по актуальной методике 2026 года и где взять надежный образец для бесплатного скачивания.
Чем отличаются «Справка» и «Сведения о среднесписочной численности»
Часто эти понятия путают, но с юридической точки зрения это разные документы:
- Сведения о среднесписочной численности работников (Форма КНД 1110018), это строго регламентированный отчетный документ, который обязаны сдавать все работодатели в налоговый орган. Утвержден ФНС России, размещен на сайте АО ГНИВЦ (www.gnivc.ru).
- Справка о среднесписочной/штатной численности — документ свободной формы, который составляется по запросу банка, для участия в тендерах, получения лицензий, СРО-допусков или предоставления инспекторам при выездных проверках. Единой формы не существует, оформляется на бланке организации.
Важно: Налоговый кодекс (ст. 80, 230) обязует сдавать именно «Сведения» (КНД 1110018). «Справку» в свободной форме вы готовите только по внешнему запросу или для внутренних нужд.
Нормативная база на 2026 год
Расчет среднесписочной численности в 2026 году регулируется следующими актами:
- Приказ Росстата от № 647 «Об утверждении Указаний по заполнению формы П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Это главный методический документ для расчета ССЧ.
- Приказ ФНС России об утверждении формы «Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год» (КНД 1110018). Актуальную машиночитаемую форму (формат TIF/XSD) всегда можно найти на gnivc.ru.
- Постановление Росстата от № 772 (в ред. от 2024 г.) — методика расчета численности для статистических целей (база для П-4).
Кто и когда сдает Сведения (КНД 1110018) в 2026–2027 гг.
Субъекты обязанности
Сдают все работодатели:
- Организации (ООО, АО, ПАО и др.), включая некоммерческие;
- Индивидуальные предприниматели (ИП), имеющие наемных работников;
- Адвокаты, нотариусы, судебные приставы и др. частные практикующие (если есть сотрудники).
Исключение: ИП без наемных работников сдают Сведения с показателем «0» (ноль) — это уточнено в разъяснениях ФНС.
Сроки сдачи (Ключевые даты)
| За какой период | Срок сдачи (не позднее) | Примечание |
|---|---|---|
| 2025 год | 20 января 2026 г. | Срок уже прошел (на момент ). |
| 2026 год | 20 января 2027 г. | Актуальный ближайший дедлайн. Если — выходной, срок сдвигается на первый рабочий день. |
Сдача осуществляется исключительно в электронном виде через оператора ЭДО (ТКС) или личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Бумажные бланки в инспекцию не принимаются.
Методика расчета ССЧ по форме П-4 (Приказ Росстата № 647)
Суть методики: ССЧ = Сумма списочной численности за каждый календарный день периода / Число календарных дней в периоде.
Кто включается в списочную численность (п. 77 Указаний П-4):
- Работники, выполнившие работу за день;
- Работники, не выходившие на работу, но закрепленные за предприятием (отпуска, больничные, командировки, учеба, выходные/праздничные дни);
- Внутренние совместители — учитываются в единицах вместе с основным местом работы;
- Сезонные работники — в дни работы по сезону.
Кто НЕ включается (п. 78–80 Указаний П-4):
- Внешние совместители (учитываются у основного работодателя);
- Работники по ГПХ (договорам гражданско-правового характера);
- Внешние работники по аутсорсингу (штат агентства);
- Лица, обучающиеся по договорам обучении (стажировка), если не вступили в трудовые отношения;
- Работники в неоплачиваемых отпусках (по желанию, за счет учебного заведения и т.д.) — за дни отсутствия.
Особенности расчета за неполный месяц/год:
Если организация работала не полный месяц (открылась/закрылась в середине), ССЧ за месяц = Сумма списочной за дни работы / Число календарных дней этого месяца (не рабочих, а именно календарных).
Пошаговая инструкция по заполнению бланка КНД 1110018
Форма состоит с титульного листа и раздела с данными. Рассмотрим ключевые поля (на примере сдачи за 2026 год в январе 2027 г.):
Титульный лист
- Код вида отчетности: Устанавливается ФНС (обычно «СЧ» или код по классификатору).
- Код налогового органа: Код ИФНС по месту учета (КПП в заголовке).
- Код по ОКПО: Код организации/ИП.
- ИНН / КПП: ИНН * / КПП * (для ИП КПП не ставится).
- Наименование: Полное/сокращенное наименование (например, ООО «»).
- Телефон: +7 () —* (маскирован).
- Период отчетности: 2026 (год).
- Дата составления: ДД.ММ.2027.
- Подпись: Руководитель (ФИО *).
Раздел 1. Сведения о среднесписочной численности
Заполняется одна строка на организацию в целом (или по отдельным подразделениям, если они имеют отдельные КПП и сдают отдельно).
- Строки 020–030 — В том числе: Можно детализировать (например, работники основного производства, управленческий персонал), но обязательна только строка 010.
Пример расчета для строки 010:
Сумма списочной численности за каждый день 2026 г. = 125 400 чел.-дней.
Число дней в 2026 г. = 365.
125 400 / 365 = 343,56 → 344 человека (в строку 010).
Образец Справки о среднесписочной численности (Свободная форма)
Если вам нужен документ для банка, тендера или СРО, используйте бланк организации. Ниже — универсальный образец.
СПРАВКА
о среднесписочной численности работников
ООО «» (ИНН / КПП *), расположенное по адресу: г. , ул. , д. , офис , именуемое в дальнейшем «Организация», в лице Генерального директора *, действующего на основании Устава, подтверждает следующее:
По состоянию на ___ ___________ 202_ г. среднесписочная численность работников Организации за ____________________ (период: год / квартал / месяц) составила ___ (________________________) человек.
Расчет произведен в соответствии с Указаниями по заполнению формы П-4, утвержденными Приказом Росстата от № 647.
Данная справка выдана для предоставления в ______________________________________________________ (наименование организации-запрашивающей).
| Генеральный директор ________________ / * / М.П. | «___» _____________ 202_ г. |
Ключевые элементы свободной формы:
- На бланке организации (шапка с реквизитами).
- Наименование документа («Справка»).
- Период, за который считается ССЧ.
- Ссылка на методику (Приказ Росстата № 647).
- Цифра и прописью.
- Цель выдачи (куда предоставляется).
- Подпись руководителя, расшифровка, дата, печать (при наличии).
Где скачать актуальный бланк КНД 1110018 бесплатно
Не используйте устаревшие бланки с сайтов-архивов. Официальные источники на 2026 год:
- Сайт АО ГНИВЦ (gnivc.ru) — раздел «Формы отчетности» → «Налоговые органы» → КНД 1110018. Там же лежат XSD-схемы для программ отчетности.
- Сайт ФНС (nalog.gov.ru) — раздел «Формы отчетности» / «Поиск форм».
- Сервисы ЭДО (Контур.Экстерн, СБИС, 1С-Отчетность, «Мое Дело») — бланк встроен в программу, заполняется автоматически из кадровых/ЗУП данных.
- Профессиональные правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант) — в карточке формы есть кнопка «Скачать бланк» (формат TIF/PDF/Word).
Типичные ошибки и штрафы
| Ошибка | Последствие |
|---|---|
| Несдача Сведений (КНД 1110018) в срок | Штраф 200 руб. (ст. 126 НК РФ) + решение о приостановке движений по счетам (п. 3 ст. 76 НК РФ) через 10 рабочих дней после срока. |
| Сдача с ошибками (неверная цифра ССЧ) | Штраф 200 руб. за каждую неточность (п. 1 ст. 126 НК РФ), но не более 5000 руб. за документ. Риск налоговой проверки. |
| Учет внешних совместителей / ГПХ в ССЧ | Завышение показателя. Влияет на лимиты УСН/Патента, размер квот на инвалидов, расчет страховых взносов (если ошибка в РСВ). |
| ИП без сотрудников не сдал «ноль» | Штраф 200 руб. + риск блокировки счетов. |
Частые вопросы (FAQ)
Нужно ли сдавать Сведения, если организация только открылась в декабре 2026 г.?
Да. Сдача в январе 2027 г. за 2026 год обязательна. ССЧ считается за дни работы в декабре. Если открылись , считаем списочную за 25–31 декабря, делим на 365 дней.
Как учитывать директора, если он не получает зарплату?
Если директор входит в штат (трудовой договор), он учитывается в ССЧ каждый день, независимо от начисленной зарплаты. Если директор — учредитель и работает по ГПХ/без договора — в ССЧ не включается.
Можно ли сдать исправленные Сведения, если нашли ошибку?
Да, и нужно. Сдавайте исправление (признак исправления «1») как можно раньше до прихода проверки. Штраф за первичную ошибку может не наложить инспектор, если исправление подано добровольно.
Совпадает ли ССЧ в КНД 1110018 и в РСВ (раздел 3)?
Резюме
В 2026 году алгоритм работы следующий:
- Вести учет рабочего времени (табели) ежедневно.
- Рассчитывать списочную численность за каждый день по Приказу Росстата № 647 (форма П-4).
- Считать ССЧ за год (сумма дней / 365).
- Заполнять бланк КНД 1110018 (актуальная версия с gnivc.ru).
- Подписывать КЭП руководителя.
- Отправлять через ЭДО до 20 января 2027 г.
Для внутренних нужд и внешних запросов готовите Справку на бланке организации по образцу выше. Храните расчетные листы (Excel/1С) минимум 5 лет — их могут запросить при камеральной или выездной проверке.
Статья подготовлена на основании нормативных актов, действующих на г. (Приказ Росстата № 647 от , форма КНД 1110018). Реквизиты организаций и ФИО в примерах замаскированы (*). Перед сдачей отчетности сверяйтесь с актуальными версиями форм на сайте ФНС и ГНИВЦ.