Справка о составе дебиторской и кредиторской задолженности — это внутренний или внешний документ, который систематизирует информацию о финансовых обязательствах организации перед контрагентами (кредиторская задолженность) и обязательствах контрагентов перед организацией (дебиторская задолженность). Единой утвержденной государством формы (как, например, у баланса или отчета о финансовых результатах) для этого документа не существует, поэтому каждая компания разрабатывает свой бланк самостоятельно, закрепляя его в учетной политике.
Назначение и сфера применения
Данная справка готовится для решения следующих задач:
- Внутренний анализ: контроль за своевременностью расчетов, выявление просроченных долгов, принятие управленческих решений.
- Банковское кредитование: банки запрашивают справку для оценки платежеспособности заемщика и качества портфеля дебиторов.
- Сделки М&A (покупка/продажа бизнеса): аудиторы и покупатели используют её для Due Diligence (проверки чистоты бизнеса).
- Судебные споры и банкротство: предоставляется в арбитражный суд или финансовому управляющему для подтверждения реестра требований кредиторов.
- Налоговые проверки: инспекторы ФНС могут запросить её для сверки налоговой базы (НДС, налог на прибыль).
Нормативная база и обязательные реквизиты
Хотя единой формы нет, состав обязательных реквизитов определяется ст. 9 Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно данной статье, каждый первичный учетный документ (а справка к ним относится) должен содержать:
- Наименование документа («Справка о составе дебиторской и кредиторской задолженности»).
- Дата составления.
- Наименование организации (заголовок шапки).
- Содержание хозяйственной операции (показатели задолженности).
- Физические измерения (в натуральных и денежных единицах — здесь только в рублях).
- Должности лиц, составивших документ, и их подписи (с расшифровкой).
Важно: Если справка предназначена для представления в банк или суд, часто требуется заверение печатями организации (если печать используется) и подписью руководителя / главного бухгалтера.
Структура справки: рекомендуемые разделы
Для удобства анализа рекомендуется разделять справку на два больших блока: Дебиторская задолженность (ДЗ) и Кредиторская задолженность (КЗ). Внутри каждого блока данные группируются по статьям баланса (кодам счетов) и срокам возникновения.
Блок «Дебиторская задолженность» (Счета 62, 76, 71, 73, 75, 76.АВ и др.)
Рекомендуемые столбцы таблицы:
- Наименование контрагента (Полное юр. наименование или ФИО ИП/физлица).
- ИНН / КПП контрагента.
- Номер и дата договора / счета (основание возникновения долга).
- Сумма задолженности на дату справки (в рублях).
- Валюта договора (если расчеты в валюте — указывать и валютную, и рублевую сумму по курсу ЦБ на дату справки).
- Срок возникновения / просрочки (дата отгрузки/работы, плановая дата оплаты).
- Группа по срокам (эйджинг): до 30 дней, 31–90 дней, 91–180 дней, 181–360 дней, более 360 дней.
- Наличие резерва под сомнительные долги (счет 63 / 59.01 — сумма созданного резерва).
- Обеспечение долга (залог, поручительство, банковская гарантия — Да/Нет, детали).
- Статус работы с долгом (претензия отправлена, в суде, в производстве ИС, списана на убытки).
Блок «Кредиторская задолженность» (Счета 60, 68, 69, 70, 76, 79 и др.)
Структура аналогична, но акцент делается на обязательствах компании:
- Наименование кредитора (Поставщик, Бюджет, Фонды, Персонал, Учредители).
- ИНН / КПП.
- Основание (Договор, Счет-фактура, Акт сверки, Налоговая декларация, Расчетный лист).
- Сумма к оплате.
- Срок погашения по договору / закону.
- Просрочка (Да/Нет, кол-во дней).
- Наличие пени/штрафов (начисленные, но не оплаченные).
- Статус (к оплате в текущем периоде, отсрочка получена, спор в суде).
Ниже приведен пример оформления справки на буквете организации. Конфиденциальные данные (адреса, телефоны, ФИО, ИНН конкретных контрагентов) замаскированы символами * в соответствии с требованиями безопасности.
ООО «РОМАШКА»
СПРАВКА
о составе дебиторской и кредиторской задолженности на 01. 01. 202 X г.
Юридический адрес: г. , ул. , д. , пом.
ИНН/КПП: * /
Телефон: +7 () *—
I. ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ (Всего: * руб.)
| № | Контрагент (Наим., ИНН) | Договор / Счет | Сумма долга, руб. | Срок возникновения | Просрочка (дни) | Резерв (сч. 63), руб. | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ООО «ВЕКТОР», ИНН | Дог. № от 15;03.202X / Сч. № 123 от 20.11.202X | * | 20.11.202X | 12 | 0 | Ожидается оплата до 15.01.202X |
| 2 | ИП * (ФИО: *), ИНН | Дог. № от 10.01.202X | * | 10.06.202X | 210 | Создан резерв 100%. Претензия от . Дело в Арб. суде г. | |
| 3 | ПАО «СТРОЙСЕРВИС», ИНН | Акт сверки от 30.11.202X | 30.11.202X | 0 | 0 | Текущая задолженность, не просрочена | |
| ИТОГО по дебиторской задолженности: | |||||||
II. КРЕДИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ (Всего: * руб.)
| № | Кредитор (Наим., ИНН) | Основание | Сумма к оплате, руб. | Срок погашения | Просрочка (дни) | Пени/Штрафы, руб. | Статус |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ООО «ПОСТАВЩИК-ОПТ», ИНН | Сч.-ф. № от 25.11.202X, Акт № | 10.01.202X | 0 | 0 | К оплате в янв. 202X | |
| 2 | ФНС России по г. , ИНН | Декл. по НДС за 4 кв. 202X, Требование № | 25.01.202X | 0 | 0 | К уплате в установленный срок | |
| 3 | ООО «ЛИЗИНГ-ГРУПП», ИНН | Дог. лизинга № от 01.01.202X, ГП № | 15.01.202X | 0 | 0 | Ежемесячный платеж | |
| ИТОГО по кредиторской задолженности: | * | 0 | |||||
Составил: Главный бухгалтер / Бухгалтер по расчетам с поставщиками/покупателями
Подпись: _______________ / (Фамилия И.О.)
Утверждаю: Генеральный директор ООО «РОМАШКА»
Подпись: _______________ / (Фамилия И.О.)
М;П. (Место печати, если применяется)
Особо важные моменты при подготовке (Best Practices)
Сверка с бухгалтерией и контрагентами
Перед выдачей справки обязательно проведите сверку сальдо по счетам 60, 62, 76 с данными подведомственного учета (карточками контрагентов). Идеально, наличие подписанных актов сверки взаиморасчетов на дату справки. Если акта нет, в примечании указывайте: «Сверки на дату справки не проводилась, данные по бухгалтерии».
Оценка дебиторской задолженности (Резерв под сомнительные долги)
Согласно ПБУ 26/2020 (МСФО 9) и ФСБУ 27/2021, организация обязана оценивать ожидаемые кредитные потери. В справке для банка или инвестора критично важно показывать «Грязную» (валовую) и «Чистую» (нетто за вычетом резерва) дебиторскую задолженность.
Формула для отчета: Чистая ДЗ = Валовая ДЗ ‒ Резерв под сомнительные долги (сч. 63 / 59.01).
Кредиторская задолженность с истекшим сроком давности (СД)
Если в кредиторской задолженности есть суммы, по которым истек 3-летний срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ), их нельзя просто так списать без подтверждения факта истечения СД и отсутствия прерываний (признания долга, частичной оплаты, претензий). В справке такие суммы лучше выделять отдельной строкой с пометкой «СД истек, списание планируется в отчете за ___».
Валютные расчеты
Если расчеты ведутся в валюте, в справке обязательно указывать два столбца: сумма в валюте договора и сумма в рублях по курсу ЦБ РФ на дату составления справки. Разница курсов (курсовые разницы) по кред. задолженности учитывается в Дт 91.2 / Кт 60 (76), по деб. — Дт 76 (62) / Кт 91.1.
Межфирменные расчеты (внутри холдинга)
Долги перед зависимыми/дочерними обществами (счет 76.ВН или субсчета 60/62) выделяют в отдельную группу. Банки и аудиторы смотрят на них прищуренно, так как они могут быть «перекачаны» внутри группы. Требуется раскрытие условий (проценты, сроки, обеспечение).
Типичные ошибки, которых стоит избегать
- Отсутствие даты справки. Данные актуальны только на конкретную дату (обычно конец месяца/квартала/года).
- Скрытие просрочки. Объединение просроченной и текущей задолженности в одну строку без разбивки по эйджингу (возрастной структуре).
- Игнорирование резерва. Показ только валовой ДЗ без вычета резерва вводит пользователя в заблуждение относительно реальных активов.
- Указание личных телефонов/адресов без необходимости. Для внутренней справки достаточно ИНН и наименования. Для суда/банка — юрадрес. Персональные данные физлиц (ИП, сотрудники по зарплате) маскируются или обобщаются (счет 70 — «Задолженность перед персоналом: * руб.»).
Автоматизация формирования справки
Ручное заполнение Excel-таблиц чревато ошибками. Стандартный подход в современных системах (1С:Бухгалтерия 3.0, 1С:ERP, 1С:КА, SAP, Oracle):
- Использование стандартного отчета «Анализ дебиторской/кредиторской задолженности» (в 1С: Раздел «Отчеты» -> «Расчеты с контрагентами»).
- Настройка вариантов отчета: группировка по контрагентам, договорам, валютам, добавление колонки «Резерв» (если ведется учет на счете 63/59.01).
- Для сложных структур — использование СКД (Системы компоновки данных) для создания универсального отчета «Справка о составе ДЗ/КЗ» с параметрами даты и организаций.
Грамотно подготовленная Справка о составе дебиторской и кредиторской задолженности — это не просто формальность для банка или аудитора, а мощный инструмент финансового управления. Она позволяет:
- Своевременно выявлять проблемных дебиторов и инициировать взыскание.
- Планировать кассовые разрывы (Cash Flow) на основе реальных сроков погашения КЗ.
- Обосновывать сумму резерва под сомнительные долги перед налоговой и аудиторами.
- Повышать доверие контрагентов и кредиторов прозрачностью финансового состояния.
Рекомендация: Утвердите в учетной политике (или отдельным приказом) единый бланк справки, периодичность ее подготовки (ежемесячно/квартально) и ответственных лиц. Это сэкономит время при внезапных запросах банков, инвесторов или проверяющих органов.