Справка о наличии оборудования на балансе организации — документ, который запрашивается довольно часто и по самым разным поводам․ В этой статье разберём, для чего нужна такая справка, какие сведения в ней указываются, кто её составляет, а также приведём образцы оформления․

Для чего нужна справка о наличии оборудования на балансе

Информация об активах организации, их структуре, количестве, местонахождении и стоимости крайне важна для принятия управленческих решений․ Такую справку запрашивают:

• Банки при рассмотрении заявки на кредитование — справка помогает определить, каким залоговым имуществом располагает заёмщик, и принять решение о размере и сроках кредита;
• Инвесторы при принятии решения о финансировании проектов;
• Страховые организации при оформлении договоров страхования имущества;
• Контрагенты при заключении сделок купли-продажи оборудования — справка подтверждает, что имущество учтено на балансе продавца и является его собственностью;
• Лицензирующие органы — например, выписка из балансовой ведомости необходима для лицензирования медицинских услуг (полный перечень лицензируемых видов деятельности приведён в ст․ 12 закона от № 99-ФЗ)․

Форма документа

Поскольку законодательно не установлено, каким именно документом подтверждается нахождение оборудования на балансе предприятия, справка имеет произвольную форму и составляется в соответствии с запросом заинтересованного лица․ В ряде случаев достаточно обычной оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) по счёту 01, а иногда требуется лишь краткая выписка о том, что конкретное оборудование числится на балансе․

Какие сведения указываются в справке

Обычно в документе отражают:

• реквизиты организации-составителя (наименование, ИНН, ОГРН, адрес);
• инвентарный номер, наименование и количество единиц объектов основных средств;
• местонахождение оборудования (особенно важно при наличии обособленных подразделений);
• даты приобретения и ввода в эксплуатацию;
• принадлежность к амортизационной группе;
• первоначальную и остаточную стоимость․

Наличие именно этих реквизитов не является обязательным, перечень варьируется в зависимости от задачи, для которой готовится справка․ Как правило, все данные берутся из бухгалтерской программы, где информация представлена наиболее полно․

Образец справки о наличии оборудования на балансе

ООО «Пример»
ИНН 77, ОГРН 11
Адрес: 123, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ , оф․

СПРАВКА

Настоящая справка подтверждает, что по состоянию на на балансе ООО «Пример» числится следующее оборудование:

Справка выдана для предъявления по месту требования․

Директор ______________ Иванов И․ И․ (Иван И․И;)
Главный бухгалтер ______________ Викторова В․ В․ (Виктор* В․В․)
М․П․

Краткая выписка — альтернатива справке

Если информация нужна лишь по одной-двум позициям, нет смысла передавать данные по всем основным средствам․ В таком случае оформляют краткую выписку, например:

«Выписка из ведомости учёта основных средств на балансе НКО «Негосударственный фонд помощи ветеранам» по состоянию на : инв․ № 1234 — офисная мебель (набор из 6 предметов), дата приобретения , первоначальная стоимость 120 000,00 руб․, местонахождение — офис НКО, г․ Москва, 1-й Бюджетный пр-д, д․ *»․

Такая выписка подписывается директором и главным бухгалтером и предоставляется по запросу контрагента․

Кто составляет и подписывает справку

Документ готовит бухгалтерия организации на основании данных учёта (ОСВ по счёту 01, инвентарных карточек)․ Подписывают справку, как правило:

• руководитель организации;
• главный бухгалтер․

При наличии печати организации документ заверяется оттиском․

Справка о наличии оборудования на балансе составляется в произвольной форме, но должна содержать достоверные сведения из данных бухгалтерского учёта․ Перед подготовкой документа уточните у запрашивающей стороны, какой объём информации требуется: иногда достаточно краткой выписки, а в других случаях понадобится развёрнутая ведомость с указанием стоимости, амортизационных групп и местонахождения каждого объекта․