Справка о численности работников (рабочих местах) организации — это официальный документ, который подтверждает количество сотрудников в компании на определённую дату. Такой документ часто требуется при участии в закупках, получении лицензий, субсидий, аккредитации, а также при подаче заявок в различные государственные и коммерческие структуры.
Кто составляет справку
- Документ составляет сама организация или индивидуальный предприниматель на собственном фирменном бланке;
- подготовкой занимается кадровая служба или бухгалтерия на основании штатного расписания и табеля учёта рабочего времени;
- подписывает справку руководитель организации, при наличии печати документ заверяется печатью;
Обязательные сведения в справке
Чтобы документ имел юридическую силу, в нём должны быть указаны:
- наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический адрес;
- исходящий номер и дата составления;
- дата, по состоянию на которую указана численность;
- количество работников и вид численности (штатная, списочная или среднесписочная);
- при необходимости — разбивка по специальностям и квалификации;
- должность, подпись и расшифровка подписи руководителя.
Образец справки
НА БЛАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
ИНН 77* 01, ОГРН 177*,
Адрес: 123, г. Москва, ул. Примерная, д. , оф.
Тел;: +7 (4) —
Исх. № * от «» ________ 20__ г.
СПРАВКА
Настоящим подтверждаю, что по состоянию на «» ________ 20__ г. (конец квартала, предшествующего дате подачи заявки) в штате организации состоит 25 (двадцать пять) работников.
Генеральный директор ____________ /Иванов И.И./
М.П.
Виды численности: в чём разница
- Штатная численность — количество должностей, предусмотренных штатным расписанием, независимо от того, заняты они или нет;
- Списочная численность — сколько человек фактически числится в организации на конкретную дату, включая находящихся в отпуске и на больничном;
- Среднесписочная численность, расчётный показатель за определённый период.
Перед составлением справки обязательно уточните у заказчика, какой именно показатель ему требуется, цифры могут существенно различатся.
Срок действия и особенности
- Официальный срок годности справки не установлен — она привязана к конкретной дате;
- для закупок численность обычно указывают на конец квартала, предшествующего подаче заявки;
- заказчики, как правило, принимают документ, выданный незадолго до подачи — чаще всего в пределах месяца;
- при изменении штата справку составляют заново с новой датой.
Важно знать
Отдельного отчёта о среднесписочной численности, который раньше подавали в налоговую инспекцию, больше не существует: с 2021 года эти сведения входят в расчёт по страховым взносам. Налоговая такую справку не выдаёт — организация составляет её самостоятельно.
Обратите внимание: приведённый образец является примерным. Перед использованием рекомендуется адаптировать документ под конкретные требования заказчика и при необходимости проконсультироваться с юристом, чтобы избежать ошибок и возможных споров.