Справка о количестве персонала, это внутренний организационно-распорядительный документ, подтверждающий численность сотрудников организации на определенную дату. В 2026 году единой обязательной формы (как отмененной Формы № П-4) не существует, поэтому организации имеют право разработать собственный бланк, закрепив его в учетной политике или локальном нормативном акте (Положении о кадровом делопроизводстве).
Назначение и правовая основа
Документ требуется для решения множества задач:
- Представление в банки — для открытия расчетного счета, получения кредитов, подтверждения платежеспособности.
- Государственные закупки (44-ФЗ, 223-ФЗ) — подтверждение соответствия квалификационным требованиям (наличие штата специалистов).
- Сдача отчетности в Росстат — данные для заполнения форм П-4 (если организация входит в выборку) или иных статистических наблюдений.
- Миграционный учет — подтверждение штатных единиц для привлечения иностранных работников (квоты, разрешения).
- Внутренний контроль — анализ кадровой ситуации, планирование ФОТ (фонда оплаты труда).
Важно: Согласно ст. 197 ТК РФ и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», организация обязана вести кадровый учет. Форма справки утверждается руководителем приказа (распоряжением).
Структура и обязательные реквизиты справки
Независимо от формы, в документе обязательно должны присутствовать следующие элементы (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- Наименование организации (полное и/или сокращенное).
- Наименование документа — «Справка о количестве персонала».
- Дата составления и регистрационный номер (по журналу учетов исходящих/внутренних документов).
- Период или дата, на которую выдана справка (например, «на » или «за август 2026 года»).
- Табличная часть с данными по категориям персонала.
- Подпись руководителя (Генерального директора, ИП) с расшифровкой.
- Подпись главного бухгалтера (или лица, ведущего кадровый учет) с расшифровкой.
- Печать организации (если используется, ст. 6 ФЗ-402 позволяет обходиться без печати, если это закреплено в Уставе/Положении).
Типовая табличная часть (категории персонала)
Рекомендуется детализировать данные по следующим группам для универсальности справки:
| Категория персонала | Численность (чел.) | Примечание |
|---|---|---|
| Общая численность работников | * | Включает всех, у кого есть трудовой договор (основное место работы) |
| В том числе: | ||
| — Работники основного производства | ||
| — Управленческий и административный персонал (АУП) | Руководители, бухгалтерия, HR, юристы | |
| — Специалисты с высшим/средним проф. образованием | Важно для госзакупок и СРО | |
| — Инострание граждане / лица без гражданства | Указать наличие патентов/разрешений | |
| — Работники по ГПХ (договорам гражданско-правового характера) | Не входят в среднесписочную, но часто запрашиваются банками | |
| — Внешние совместители | ||
| Среднесписочная численность (за период) | * | Рассчитывается по методике Росстата (Приказ № 888) |
Образец заполнения справки (Текстовый шаблон)
Ниже приведен универсальный образец, который можно скопировать в Word/Excel и адаптировать под нужды вашей организации.
ООО «РОМАШКА»
(Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «РОМАШКА»)
ИНН / КПП *
ОГРН
СПРАВКА
о количестве персонала на 01 сентября 2026 года
Рег. номер: Исх. № от
Настоящей подтверждаю, что по состоянию на 01 сентября 2026 года в ООО «РОМАШКА» работает следующий персонал:
| № п/п | Категория работников | Количество (чел.) |
|---|---|---|
| 1 | Общая численность работников (по трудовым договорам) | * |
| 2 | В том числе: | |
| 2.1 | Руководители и административно-управленческий персонал | |
| 2.2 | Специалисты (инженеры, экономисты, юристы, IT-специалисты) | |
| 2.3 | Рабочие (производственный персонал) | |
| 2.4 | Молодые специалисты (первый год работы по специальности) | |
| 2.5 | Иностранные граждане (с патентами/разрешениями на работу) | |
| 3 | Среднесписочная численность за август 2026 г. (по Росстату) | |
| 4 | Количество штатных единиц по Штатному расписанию | |
| 5 | Вакантные должности (штатные единицы) |
Справка выдана для представления в ПАО Банк «Надежный» / Департамент госзакупок г; Москвы / иное.
| Генеральный директор ________________ / Иванов И.И. М.П. | Главный бухгалтер ________________ / Петрова А.С. |
* Фамилии, ИНН, ОГРН, номера телефонов и адреса в образце заменены на маски (*) в целях конфиденциальности. При заполнении впишите реальные данные.
Особенности расчета показателей
Общая численность vs Среднесписочная численность
- Общая численность (голова) — фиксируется на конкретную дату. Включает всех: работающих, находящихся в отпуске, на больничном, в командировке, в декрете (до 1.5 лет), простаивающих. Не включает: внешних совместителей, работников по ГПХ, уволенных в этот день.
- Среднесписочная численность — рассчитывается за период (месяц, квартал, год) по методике, утвержденной Приказом Росстата от № 888. Сумма списочной численности за каждый календарный день / число календарных дней в периоде. Округляется до целого.
Кому не выдают справку в ручную
Справку о среднесписочной численности для Росстата (форма П-4) сдают только электронно через личный кабинет на портале госстатистики (Кабинет респондента). Бумажный образец в статистический орган не предоставляется.
Типичные ошибки и риски
- Расхождение с отчетностью в ФСС/ПФР (СФР). Численность в справке для банка должна коррелировать с данными СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ. Если в справке 50 человек, а в СЗВ-ТД за месяц — 30 уникальных СНИЛС — банк откажет в кредите.
- Включение работников по ГПХ в «общую численность». Это грубое нарушение методики. По ГПХ — только отдельной строкой «Привлеченные лица».
- Отсутствие подписи ГБУ. Для банков и госзакупок подпись только директора часто недостаточна, требуется виза бухгалтера.
- Устаревшая дата. Справка актуальна обычно 5–30 дней (зависит от требований запрашивающей стороны). Для госзакупок часто требуется справка не старше 30 дней на момент подачи заявки.
- Несоответствие Штатному расписанию. Если в справке указано 10 инженеров, а в штатке 5 ставок — вопросы у проверяющих (налоговая, СРО, банк).
Автоматизация и получение справки
В 2026 году большинство организаций используют ПО для кадрового учета:
- 1С:ЗУП 3.1 / 1С:ERP — Отчет «Численность персонала» (Раздел «Кадры» -> «Отчеты» -> «Персонал»). Позволяет получить и «голову», и среднесписочную за любой период.
- КонсультантПлюс / Гарант — имеют готовые бланки в разделе «Кадровые документы».
- Сайты-банки бланков (по типу blank-obrazy.ru, docs.google.com шаблоны), для малых бизнесов без 1С. Внимание: всегда проверяйте актуальность реквизитов организации (ИНН/КПП/ОГРН) перед печатью.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужна ли печать на справке в 2026 году?
Закон не обязывает ИП и ООО ставить печать (ФЗ-402, ст. 6). Однако банки, нотариусы и госорганы часто требуют печать по своим внутренним регламентам. Лучше поставить печать, если она есть, или оформить справку на бланке с выемкой печати.
Как считать сотрудников в декретном отпуске?
В общей численности, учитываются (до 1.5 лет ребенка, а при продлении до 3 лет, только если сохранено место работы). В среднесписочной, учитываются полностью по методике Росстата (Приказ № 888, п. 73).
Можно ли выдать справку за прошедший год в 2026 году?
Да, справку можно выдать на любую прошедшую дату (например, «на »), если есть кадровые документы (приказы о приеме/увольнении, табели). Данные берутся из архива 1С или бумажных табелей.
Какую справку просить для СРО (Саморегулируемая организация)?
СРО требуют справку с детализацией по квалифицированным специалистам (ФИО, должность, образование, стаж, наличие НРС/допусков). Обычно это отдельный приложенный реестр к справке.
Чек-лист перед подписанием
- [ ] Наименование организации совпадает с Уставом/ЕГРЮЛ.
- [ ] Дата актуальна (не старше 30 дней для банка/госзакупок).
- [ ] Цифры сходятся с 1С/табелями/СЗВ-ТД.
- [ ] Разделены «Общая численность» и «Среднесписочная» (не путать!).
- [ ] Работники по ГПХ и совместители вынесены отдельными строками.
- [ ] Подписи директора и бухгалтера с расшифровками.
- [ ] Печать (если требуется адресатом).
- [ ] Номер и дата регистрации в журнале учета исходящих/внутренних документов.
Данная статья носит информационный характер. При подготовке документов для конкретных целей (банк, суд, СРО, налоговая) рекомендуется уточнить требования у запрашивающей стороны и проконсультироваться с кадровым специалистом или юристом организации. Персональные данные в образцах замаскированы (*) в соответствии с политикой конфиденциальности.