Многие работодатели и сотрудники до сих пор ищут информацию о справке 182н, однако с 1 января 2023 года эта форма официально отменена. В статье подробно разберем, чем она заменена, в каких случаях все еще может потребоваться документ по старой структуре и как правильно оформить справку о заработке в свободной форме.

Актуальный статус формы 182н

С вступлением в силу Федерального закона от № 236-ФЗ Пенсионный фонд (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединены в Социальный фонд России (СФР). Это кардинально изменило порядок подтверждения заработка для расчета пособий.

• До 31 декабря 2022 года: Работодатель был обязан выдавать уволенному сотруднику справку по утвержденной форме 182н (Приказ Минтруда от № 182н). Она подтверждала доход за 2 предшествующих календарных года и использовалась для расчета больничного, пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком.
• С 1 января 2023 года: Форма 182н отменена. Бумажная справка больше не входит в обязательный пакет документов при увольнении.
• Текущий порядок (2024–2026 гг.): Данные о доходах и страховом стаже хранятся в системе персонифицированного учета СФР в электронном виде. Новый работодатель получает их автоматически через личный кабинет СФР или систему ЭДО для расчета пособий.

Когда может понадобиться справка по структуре 182н?

Несмотря на отмену формы, право сотрудника на получение сведений о доходах сохраняется (ст. 62 ТК РФ). Работодатель обязан выдать документы в течение 3 рабочих дней с момента письменного заявления.

Выдача документа по старой структуре актуальна в двух случаях:

1. Периоды до : Если сотруднику нужны подтвержденные доходы за «старые» годы (например, для замены невыгодных лет при расчете пособия или для банка/визы). Удобно использовать привычную структуру 182н, так как она отражает порядок расчета, действовавший в тот период.
2. Исправление ошибок в СФР: Если в базе фонда нет данных за прошлые периоды или они неверны, бумажная справка (даже в свободной форме, но по логике 182н) служит подтверждающим документом для корректировки индивидуального лицевого счета.

Важно: Для периодов с оформлять справку по форме 182н нельзя. Выдаеться справка о заработке в свободной форме.

Образец заполнения справки (структура отмененной формы 182н)

Если вы готовите документ за период до 2023 года, ориентируйтесь на бывшие обязательные реквизиты. Официально бланка не существует, поэтому документ оформляют на бланке организации или в произвольном виде с сохранением логики заполнения.

Реквизиты документа

• Название: «Справка о заработке (доходах) застрахованного лица» (ранее — «Справка о заработке по форме 182н»).
• Дата выдачи: Текущая дата составления.
• Регистрационный номер: Порядковый номер по журналу учета исходящих документов/справок.

Сведения о работодателе

• Полное наименование: С расшифровкой ОПФ (например, Общество с ограниченной ответственностью «», а не ООО «»).
• ИНН / КПП: * / .
• Адрес (место нахождения): .
• Телефон: .

Сведения из Социального фонда (ранее — ФСС)

Заполняются на основании данных, которые ранее отражались в реестрах ФСС:

• Наименование территориального органа СФР (ФСС): .
• Регистрационный номер страхователя: .
• Код подчиненности: .

Сведения о сотруднике

• ФИО полностью: .
• Паспортные данные: Серия № , выдан .
• Адрес регистрации: .
• СНИЛС: .

Периоды, исключаемые из страхового стажа (когда не было отчислений)

В этот раздел вносятся периоды, за которые страховые взносы в ПФР/ФСС не перечислялись (больничные, декрет, уход за ребенком). Указываются: дата начала, дата окончания, количество календарных дней.

Примечание: Строк добавляется столько, сколько было таких периодов за расчетный период (2 календарных года).

Сведения о заработке (доходах) за расчетный период

Заполняется по каждому календарному году отдельно (обычно за 2 года, предшествующих году увольнения/заявления).

Подписи и печать

• Руководитель: Должность, подпись, расшифровка подписи (ФИО), дата.
• Главный бухгалтер (или лицо, ведущее учет): Должность, подпись, расшифровка, дата.
• Печать организации: (При наличии, не обязательно для ИП и компаний, отказавшихся от печати).

Справка о заработке в свободной форме (для периодов с 2023 года)

Если сотрудник просит подтвердить доходы за 2023, 2024, 2025 или 2026 год, форму 182н применять запрещено. Оформляется справка в свободной форме. Обязательные реквизиты (согласно ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 62 ТК РФ):

1. Название документа («Справка о заработке»).
2. Дата составления и номер.
3. Наименование организации (ИП), ИНН/КПП.
4. ФИО сотрудника, СНИЛС, период работы.
5. Период, за который выдается справка (месяц/год).
6. Суммы начисленного заработка (без НДФЛ и с НДФЛ — по желанию/запросу).
7. Критически важно: Указать периоды, исключаемые из расчета пособий (дни больничных, декретных, ухода за ребенком), выплаченные за счет СФР. Без этого новый работодатель не сможет корректно рассчитать средний заработок.
8. Подписи руководителя и бухгалтера, печать (при наличии).

Электронный обмен данными: как это работает сейчас

В 2026 году основной сценарий — полная автоматизация:

1. Работодатель сдает отчетность в СФР (ЕФС-1, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ).
2. Данные попадают в Индивидуальный лицевой счет (ИЛС) застрахованного лица.
3. При назначении пособия (больничное, декретное, детское) новый работодатель формирует расчет в своей программе (1С, Контур, Элба и др.).
4. Программа автоматически запрашивает данные о доходах за 2 предшествующих года через шлюз СФР (СМЭВ/ЭДО).
5. Если данные есть в базе — расчет происходит мгновенно. Бумажная справка не требуется.

Исключения, когда все равно нужна бумажная/электронная справка от работодателя:

• Данные не дошли в СФР (ошибка в СЗВ-ТД, пропущен отчет).
• Сотрудник работал за границей или у нестрахователя (ИП без взносов, граждане физлица).
• Сотрудник хочет заменить расчетные годы на более выгодные (право по 255-ФЗ) — нужны справки за «заменяемые» годы.
• Требование банка/визового центра/суда (подтверждение дохода «на руки» или для иных целей, не связанных с пособиями СФР).

Ответственность работодателя

• Отказ в выдаче справки по заявлению: Нарушение ст. 62 ТК РФ. Штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ), на организацию — от 30 000 до 50 000 руб. (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ).
• Просрочка выдачи (более 3 рабочих дней): Тоже влечет штрафы.
• Выдача неверных сведений: Может привести к неверному расчету пособия, возмещению ущерба фонду и ответственности бухгалтера/руководителя.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли отказать в выдаче справки 182н, ссылаясь на отмену формы?

Нет. Нельзя отказать в выдаче сведений о заработке. Если сотрудник просит за период до 2023 года, оформите справку по старой структуре (в свободной форме, но с теми же разделами). Если за 2023+ — оформите справку в свободной форме с указанием исключаемых периодов.

Нужна ли печать на справке в 2026 году?

Для организаций, имеющих печать, желательно ставить. ИП и компании, отказвавшиеся от печати (зафиксированное в уставе/решении), могут не ставить. Для СФР и банков важен подписанный оригинал (или ЭП при электронной передаче).

Как быть, если сотрудник уволился в 2022 году, а просит справку в 2026 году?

Выдаете справку за период его работы (2020–2021 или 2021–2022 гг.) по структуре старой формы 182н. Архивные данные берутся из бухгалтерии за соответствующие годы.

Что писать в графе «Сведения из ФСС», если ФСС больше нет?

Указывайте данные, которые были актуальны на момент работы сотрудника (название бывшего территориального органа ФСС, номер страхователя в ФСС, код подчиненности). Это исторические реквизиты для идентификации периода.

Резюме

Справка 182н как обязательная форма отменена навсегда. В 2026 году:

• Для расчета пособий данные берутся из СФР автоматически.
• По требованию сотрудника выдается справка в свободной форме.
• Для периодов до удобно использовать структуру старой формы 182н.
• Для периодов с — только свободная форма с обязательным указанием дней исключаемых периодов (больничные/декрет).
• Срок выдачи, 3 рабочих дня с момента заявления.

Рекомендуем хранить образец справки в свободной форме, утвержденный локальным нормативным актом (Приказом о документообороте или Приказом о кадровых документах), чтобы избежать споров с инспекторами и сотрудниками.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ТК РФ, 255-ФЗ, 402-ФЗ, 236-ФЗ) и разъяснений СФР на . Данные о реквизитах организации и сотруднике в примерах замаскированы (*) в целях безопасности.