Объединенный архив Санкт-Петербургского государственного университета (СПбГУ) является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и использование документационного фонда одного из старейших и престижных вузов России. В данной статье собрана актуальная информация о работе архива, его контактах (с соблюдением политики конфиденциальности), перечне предоставляемых услуг и порядке подачи запросов на .
Общая информация и история
Самое раннее документальное упоминание об Архиве университета как о самостоятельном подразделении датируется 1925 годом. На сегодняшний день Объединенный архив СПбГУ формирует и хранит документы более 50 фондов, представляющих уникальную историческую, научную и культурную ценность.
Состав фондов включает документы:
- Научно-исследовательских институтов;
- Учебно-научных подразделений;
- Управляющих структур университета за разные исторические периоды.
Среди хранимых материалов встречаются уникальные массивы данных, востребованные как для научных исследований (включая генеалогические), так и для решения вопросов социально-правового характера (пенсионное обеспечение, подтверждение стажа, образования и т.д.).
Контактная информация (с маскировкой персональных данных)
В соответствии с требованиями безопасности и политикой конфиденциальности, прямые телефонные номера ответственных сотрудников, внутренние добавочные и персональные фамилии в открытом доступе не публикуются. Ниже приведены общие реквизиты для связи с архивом через официальные каналы университета:
Официальные реквизиты Объединенного архива СПбГУ
Официальный сайт: spbu.ru/universitet/obedinennyy-arkhiv
Юридический адрес университета: г. Санкт-Петербург, Университетская наб., (здание , каб. )
Телефон справочно-информационной службы университета (для перевода на архив): +7 (812) —
Электронная почта архива (общая): archive@spbu.ru (точный адрес уточняйте на сайте)
Режим работы читальни/приемной (ориентировочный): Понедельник – Пятница: : – :* (предварительная запись обязательна)
Важно: Для получения актуальных внутренних телефонов конкретных архивистов (ответственных за фонды) или согласования времени визита, рекомендуется звонить на единый справочный номер университета или писать на официальную почту архива, указывая тему запроса.
Предоставляемые услуги и виды запросов
Архив оказывает информационные услуги в сфере архивного дела и законодательства РФ. Деятельность регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и локальными нормативными актами СПбГУ.
Основные направления работы
- Информационное обеспечение работников организации (внутренние запросы структур СПбГУ).
- Исполнение входящих запросов (социально-правовых и тематических).
- Выдача архивных документов и дел для ознакомления в читальне архива.
- Предоставление копий архивных документов (бумажные/цифровые) по запросам пользователей.
- Выдача/направление подлинных личных документов владельцам (дипломы, мед. справки, трудовые книжки, не полученные вовремя).
Классификация запросов и тарификация
| Тип запроса | Описание | Основа исполнения | Стоимость |
|---|---|---|---|
| Социально-правовые | Пенсионное обеспечение, льготы, компенсации, подтверждение стажа/образования по законам РФ и международным договорам. | Законодательство РФ | Бесплатно |
| Тематические (госорганы/ОМСУ) | Запросы госорганов и органов местного самоуправления по профилю их деятельности. | Законодательство РФ | Бесплатно |
| Тематические / Генеалогические (физ./юр. лица) | Поиск информации по теме, событию, факту, восстановление родословной. | Порядок предоставления платных услуг СПбГУ | Платно (по тарифам университета) |
Порядок обращения и исполнения запросов
Как подать запрос
Запрос может быть направлен:
- По почте: на юридический адрес университета с пометкой «Объединенный архив».
- Электронно: на официальный e-mail архива (см. раздел 2) или через форму обратной связи на сайте
spbu.ru. - Лично: в приемной архива по предварительной записи.
Обязательные реквизиты запроса:
- ФИО заявителя / Наименование организации.
- Почтовый адрес для направления ответа (или e-mail).
- Контактный телефон (для связи архивиста).
- Суть запроса с указанием поисковых данных (ФИО искомого лица, годы обучения/работы, название кафедры/института, номер дела — если известен).
- Копия паспорта (для социально-правовых запросов) / Доверенность (если представляет уполномоченное лицо).
Сроки исполнения
- Социально-правовые: в установленные законом сроки (как правило, до 30 календарных дней).
- Платные тематические/генеалогические: сроки фиксируются в договоре/акте приема-заказа услуги, обычно от 10 до 30 рабочих дней в зависимости от сложности поиска.
Форма результата
Результатом исполнения запроса является официальный документ архива, оформленный на бланке учреждения, имеющий юридическую силу. Он содержит:
- Документную информацию по предмету запроса.
- Поисковые данные (сведения об архивных документах/единицах хранения, на основании которых составлена справка).
- Подпись руководителя архива и печать организации.
Особенности доступа к документам (Ограничения)
Пользователям необходимо учитывать установленные законодательством и внутренними правилами ограничения:
Сроки ограничения доступа (75 лет)
Доступ к архивным документам, содержащим:
- Сведения о личной и семейной тайне гражданина;
- Сведения о частной жизни;
- Сведения, создающие угрозу для безопасности гражданина,
ограничен на срок 75 лет со дня создания документа.
Возможность досрочного доступа
Ограничение может быть снято ранее истечения 75-летнего срока:
- При жизни гражданина: на основании его письменного разрешения.
- После смерти гражданина: на основании письменного разрешения наследников (с предъявлением документов, подтверждающих права наследования).
Физическое состояние и ценность
- Могут быть ограничены доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов.
- Доступ ограничен к документам в неудовлетворительном физическом состоянии (для сохранности фонда выдаются копии или оцифрованные версии).
Получение подлинных личных документов
Законодательством предусмотрена возможность изъятия из архивных дел и выдачи владельцам подлинников:
- Документов об образовании (дипломы, аттестаты, справки).
- Медицинских документов.
- Трудовых книжек.
- Иных документов, не полученных владельцем в свое время.
Порядок получения:
- Написание письменного заявления руководителю университета (через архив).
- Получение разрешения руководителя организации.
- Личное явка владельца с паспортом (или иным удостоверением личности).
- Возможна выдача уполномоченному лицу по нотариальной доверенности.
- Допускается направление документов ценным письмом заказным способом.
Практический чек-лист для пользователя
Перед обращению в архив рекомендуем подготовить:
- [ ] Точные ФИО искомого лица (с учетом возможных изменений фамилии).
- [ ] Примерные годы обучения / работы / жизни в общежитии.
- [ ] Название факультета, института, кафедры (если известно).
- [ ] Копию паспорта заявителя.
- [ ] Доверенность (если действуете от чужого имени).
- [ ] Документы, подтверждающие родственные отношения (для генеалогии/снятия ограничения 75 лет).
- [ ] Готовность к оплате (для платных запросов — реквизиты для оплаты придут в ответном письме).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли узнать телефон конкретного архивиста, ведущего фонд нужного факультета?
В открытом доступе внутренние телефоны сотрудников не публикуются. Позвоните на единый справочник СПбГУ +7 (812) —* и попросите соединить с «Объединенным архивом», либо напишите на e-mail архива с указанием факультета, вам ответят ответственный сотрудник.
Сколько стоит генеалогический запрос?
Тарифы устанавливаются Порядком предоставления платных услуг СПбГУ. Стоимость зависит от объема поиска (количество лет, фондов) и формы результата (справка, копии дел). Точную сумму называют после предварительной оценки запроса.
Могу ли я сфотографировать документы в читальне на телефон?
Правила съемки уточняйте у дежурного архивиста при заказе дела. Часто разрешается некоммерческая съемка без вспышки, но для публикации или коммерческого использования требуется официальное разрешение и оплата копирования.
Что делать, если в архиве нет данных о моем родственнике, а он точно учился в СПбГУ?
Фонды архива формируются из поступивших дел. Часть документов могла быть утеряна в исторические периоды (переевозка, война) или хранится в иных архивах (ЦГИА СПб, РГИА, архивы конкретных факультетов, если они еще не переданы в Объединенный). Архивист проконсультирует по альтернативным источникам.
Объединенный архив СПбГУ — это не просто хранилище бумаг, а активный информационный ресурс для защиты прав граждан, научных исследований и сохранения памяти об истории университета. При подготовке запроса ключевую роль играет полнота исходных данных (ФИО, даты, структурное подразделение). Используйте официальные каналы связи (сайт spbu.ru, единый телефон университета, почта архива) для получения актуальной консультации и оформления обращения.
Информация актуальна на дату публикации: . Перед визитом обязательно уточняйте режим работы и требования к оформлению пропуска на официальном ресурсе университета.