Акт приема-передачи дел в архив — это основной юридический документ, фиксирующий передачу архивных документов от структурного подразделения организации (или от лица, ведающего делопроизводством) в архив организации или в государственный архив. Правильное оформление акта гарантирует сохранность документов, их учет и правовую значимость в случае споров или проверок.

Нормативная база

Процедура составления акта регулируется следующими основными документами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18, 22).
• Приказ Росархива от № 189 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в организациях» (п. 74–78, приложение № 2 — типовая форма акта);
• ГОСТ Р 7.0.100–2018 «Архивное дело. Описание дел. Общие требования» (для оформления описей, приложенных к акту).
• Внутренний документ организации: Положение об архиве и Номенклатура дел (утверждаемая ежегодно).

Когда составляется акт

Акт оформляется в следующих случаях:

1. Ежегодная передача дел в архив организации по истечении сроков хранения в структурных подразделениях (обычно после завершения дела, но не реже 1 раза в год).
2. Передача дел в государственный архив по истечении установленных сроков хранения в организационном архиве (для документов постоянного хранения или сроком более 10 лет).
3. Ликвидация или реорганизация организации — передача всего архивного фонда в преемнический архив или государственный архив.
4. Смена ответственного за архив (архивариуса) — составляется акт приема-передачи архивного фонда между уволенным и вновь назначенным сотрудником.

Состав комиссии

Для приема-передачи дел создается комиссия приказом (распоряжением) руководителя организации. В ее состав обязательно входят:

• Председатель — заместитель руководителя организации или начальник управленческого аппарата.
• Члены — архивариус (ответственный за архив), представитель структурного подразделения, сдающего дела (секретарь, делопроизводитель, начальник отдела), специалист по охране труда/пожарной безопасности (при необходимости).

Примечание: Фамилии членов комиссии и номера приказа о ее создании в акте указываются полностью. В данной статье чувствительные данные замаскированы: Ф.И.О. , Номер приказа , Дата приказа *.

Структура и реквизиты акта (по форме № 189 Приказа Росархива)

Акт составляется минимум в 2 экземплярах (один остается в сдающем подразделении, второй, в архиве). При передаче в госархив — в 3 экземплярах.

Обязательные реквизиты:

Заполнение табличной части (описание передаваемых дел)

Это самая важная часть акта. Данные берутся из номенклатуры дел и описаний к делам, составленных в сдающем подразделении.

Колонки таблицы акта:

1. Порядковый номер — сквозная нумерация по акту.
2. Индекс дела — шифр дела по номенклатуре (например, ИНДЕКС ). Состоит из кода подразделения, кода вида дела, порядкового номера.
3. Заголовок дела — точное наименование из номенклатуры/описания (например, «Договоры поставки за 2025 год», «Личные дела сотрудников отдела »).
4. Даты документов — крайние даты (начало, конец), например: — .
5. Срок хранения, в годах (например, 5, 10, 50, постоянный). Устанавливается номенклатурой.
6. Количество листов — общее число пронумерованных листов в деле.
7. Примечания — особые отметки: «На листе 5 отсутствует подпись», «Приложен электронный носитель (CD/DVD/Flash)», «Документы на иностранном языке», «Состояние удовлетворительное/требует восстановления».

Процедура приема-передачи (пошагово)

Этап 1: Подготовка в сдающем подразделении

• Сформировать дела по номенклатуре (сшить, пронумеровать листы, составить обложки).
• Составить описание дел (в 2 экземплярах) по форме, утвержденной Приказом Росархива № 189 (Приложение № 2, форма описания).
• Проверить полноту дел, наличие подписей, печатей, соответствие заголовков номенклатуре.
• Подготовить передаточный список (если дела передаются без описи, что допускается только для временного хранения внутри организации).

Этап 2: Работа комиссии

• Комиссия сверяет дела с описью/номенклатурой: наличие всех дел, соответствие индексов, заголовков, сроков хранения, количества листов.
• Проверяет физическое состояние дел (целостность переплетов, читаемость текстов, отсутствие посторонних предметов).
• При обнаружении несоответствий составляется акт расхождений (в свободной форме) или вносится запись в колонку «Примечания» акта приема-передачи.

Этап 3: Подписание и передача

• Акт подписывается всеми членами комиссии, представителем сдающей стороны и архивариусом.
• Дела физически передаются в архив (на стеллажи).
• Архивариус заносит данные в учетную книгу приема дел в архив (журнал регистрации поступивших дел) и в автоматизированную систему учета архивных фондов (если есть).

Особенности передачи в государственный архив

При передаче дел в государственный архив (областной, краевой, федеральный) процедура сложнее:

• Необходимо заранее (за 1–3 месяца) согласовать перечень дел с госархивом.
• Дела должны быть описаны по фундамэнтальной описи (или описи научной вспомогательной аппаратуры).
• Акт составляется по форме, утвержденной госархивом-приемщиком (обычно аналогична форме Приказа Росархива № 189, но с реквизитами госархива).
• В комиссии обязательно должен быть представитель госархива.
• Один экземпляр акта с отметкой о приеме остается в организации, два — в госархиве.

Типичные ошибки и риски

Электронный документооборот и акты

С переходом на электронное делопроизводство (в соответствии с Приказом Минцифры России от № 127 и Приказом Росархива № 189) допускается:

• Составление акта в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) всех членов комиссии.
• Хранение акта в системе электронного документооборота (СЭД) или специализированной АИС архива.
• Отказ от бумажного дубликата, если это зафиксировано в Положении об архиве и Положении об электронном документообороте организации.

Внимание: При передаче дел в госархив требования к форме (бумага/электронный) уточняются у конкретного госархива-приемщика.

Хранение акта

• Срок хранения акта приема-передачи устанавливается номенклатурой организации, как правило — постоянный (как к документам об архивном деле) или 75 лет.
• Акты хранятся в архиве организации в отдельном деле (например, «Акты приема-передачи дел в архив за 2026 год», индекс *).
• Рекомендуется вести журнал регистрации актов приема-передачи для оперативного поиска.

Акт приема-передачи дел в архив — это не формальность, а ключевой инструмент управления документооборотом и защиты информации. Грамотно составленный акт, основанный на актуальной номенклатуре и проверенных описаниях, исключает потерю документов, обеспечивает соблюдение сроков хранения и защищает организацию при проверках контролирующих органов (Росархив, прокуратура, суды). Регулярная работа комиссии, предварительная подготовка дел и использование автоматизированных систем учета — залог порядка в архиве.

Статья подготовлена на основе действующего на законодательства РФ (ФЗ-125, Приказ Росархива № 189, ГОСТ Р 7.0.100-2018). Данные о конкретных лицах, адресах и контактах замаскированы (*) в целях безопасности.