Оформление трудовых отношений, это процесс, требующий строгого соблюдения трудового законодательства (в РФ, ТК РФ). Ошибки на этапе найма могут привести к штрафам со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда), судебным искам со стороны сотрудников и репутационным рискам. В этой статье подробно разберем, из чего состоит пакет документов при приеме на работу, как правильно их заполнить и хранить.

Нормативная база: на что опираться

Главный документ, регулирующий порядок приема на работу, — статья 65 ТК РФ. Она устанавливает перечень документов, которые работодатель обязан запросить у соискателя, и перечень документов, которые работодатель не имеет права требовать (ст. 64 ТК РФ).

Важно: С 2020 года введено обязательное электронное документооборот для некоторых категорий уведомлений (СЗВ-ТД), что меняет подход к хранению бумажных носителей.

Базовый пакет документов от соискателя (ст. 65 ТК РФ)

Список обязательных документов зависит от категории работника (обычный сотрудник, иностранный гражданин, несовершеннолетний, работник на вредном производстве и т.д.). Ниже приведен базовый набор для гражданина РФ, принимаемого на основную работу.

Документ, удостоверяющий личность

• Паспорт гражданина РФ (основной документ).
• При отсутствии паспорта — иной документ, установленный федеральным законом (военный билет, временное удостоверение личности и т.д.).

Действие HR: Сделать копии разворотов с фото, пропиской (если есть) и страницами с отметками о супруге/детях (по желанию сотрудника). На копии ставить отметку: «С оригиналом сверено», подпись, расшифровка, дата.

Трудовая книжка (или СТД-Р)

• Бумажная трудовая книжка — если сотрудник работает до 2020 года и не перешел на электронный вид.
• СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде) — для принятых на работу с . Работодатель не требует бумажную книжку, а формирует СЗВ-ТД в ПФР (СФР).

Нюанс: Если у сотрудника есть бумажная книжка, он может предъявить её для заполнения параллельно с электронным учетом (по его заявлению).

Документ о государственной регистрации СНИЛС

• Зеленая карточка СНИЛС или уведомление о присвоении номера (форма АДВ-6).
• С 2019 года пластиковые карты не выдаются, номер присваивается один раз пожизненно.

Военный учет (для воинской обязанности)

• Военный билет (для прошедших срочную службу/освобожденных).
• Свидетельство призывника (для не прошедших службу).
• Уведомление о вступлении в запас (новый формат вместо военного билета для некоторых категорий).

Работодатель обязан вести учет военнообязанных (ст. 21 ФЗ № 53-ФЗ). Копии воинских документов хранятся в личном деле.

Документы об образовании и квалификации

• Дипломы, аттестаты, сертификаты, удостоверения квалификации.
• Обязательны, если должность требует специальной подготовки (профстандарты, перечень должностей, где обязательно высшее/среднее проф. образование).

Медицинская книжка / справка о состоянии здоровья

• Персональная медицинская книжка — обязательна для работников сферы питания, торговли, бытовых услуг, медицины, образования, водоснабжения (Постановление Минздравсоцразвития РФ от № 302н).
• Справка формы 086-У / заключение ВВК — для работ на вредных/опасных производствах, подземных работах, работы с ГО и ЧС (ст. 213, 266 ТК РФ).

Иные документы (специальные случаи)

1. Разрешение на работу / Патент / Уведомление о доступе к труду — для иностранных граждан (ст. 327 ТК РФ, 1345-ФЗ).
2. Согласие родителей/опекунов — для несовершеннолетних (ст. 271 ТК РФ).
3. Справка о несудимости, если это требуется законом для конкретной должности (работники МВД, ФСИН, банков, охраны, педагоги и т.д.).
4. Свидетельство о регистрации ИП — если нанимаеться ИП (для заключения ГПХ, но иногда требуется и при найме).

Документы, которые работодатель НЕ МОЖЕТ требовать (ст. 64 ТК РФ)

Запрос следующих документов запрещен и влечет за собой штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

• Справки о доходах (2-НДФЛ) с предыдущего места работы (кроме случаев перевода).
• Характеристики с прошлых мест работы.
• Медицинские справки, не предусмотренные законом (например, справка от нарколога/психиатра «просто так»).
• Сведения о судимостях (кроме случаев, прямо указанных в законе).
• Документы о членстве в профсоюзах, политических партиях.
• Свидетельство о браке/разводе (кроме случаев изменения фамилии для идентификации).

Внутренние документы работодателя (формируются HR)

Параллельно со сбором документов у соискателя, HR-специалист готовит пакет для подписания:

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (Форма Т-1 / Т-1а)

• Основание — трудовой договор.
• Обязательные реквизиты: ФИО сотрудника, название должности, структурное подразделение, дата начала работы, оклад/тарифная ставка, вид оплаты, срок договора (если срочный), испытательный срок (если предусмотрен).
• Подписывает руководитель организации, ознакомляется под роспись сотрудник.

Трудовой договор (ТД)

• Заключается в 2 экземплярах (один у работодателя, второй у работника — ст. 67 ТК РФ).
• Обязательные условия (ст. 57 ТК РФ): место работы, должность, дата начала, условия оплаты, режим работы, условия труда (вредность/опасность), гарантии и компенсации, страхование, обязательное соц. страхование.
• Допускается приложение: Описание должностных обязанностей, Положение о материальной ответственности, Соглашение о неразглашении коммерческой тайны (НДА).

Личная карточка сотрудника (Форма Т-2)

• Заводится на основании приказа о приеме и трудового договора.
• Хранится в HR-отделе (или у ИП) в течение 75 лет (для работников, занятых на вредных/опасных производствах — 75 лет, остальные — 50 лет с 2021 года по Приказу Росархива № 236).

Личное дело сотрудника

• Физическая папка, куда складываються: копии документов соискателя, заявление о приеме, копия приказа, копия ТД, медкнижка (оригинал), копия СНИЛС, воинский учет, заявления на вычеты НДФЛ, на оплату зарплаты на карту и т.д.

Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА) под роспись

Сотрудник обязан ознакомиться под роспись со следующими документами ДО начала работы (ст. 68, 22 ТК РФ):

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
2. Положение об оплате труда (система окладов, премий, выплат).
3. График сменности / сменный график (если применимо).
4. Положение о коммерческой тайне / Политика конфиденциальности (если есть).
5. Инструкции по охране труда по профессии/должности.
6. Положение о обработке персональных данных (согласие на обработку ПДн — ст. 86 ТК РФ, 152-ФЗ).

Специфика найма иностранных граждан (актуально на 2026 год)

Учитывая дату , требования к миграционному учету максимально строги. Пакет документов расширяется:

• Паспорт иностранного гражданина (с нотариально заверенным переводом).
• Миграционная карта (с отметкой о пересечении границы).
• Регистрация по месту пребывания (уведомление о прибытии).
• Документ, дающий право на работу:
  • Патент (для ВНЖ/Вид на жительство не требуется, но патент нужен для работы у физлиц/ИП/ООО).
  • Разрешение на работу (РНР) — для высококвалифицированных специалистов (ВКС) и работников аккредитованных IT-компаний.
  • Уведомление о доступе к труду — для граждан ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Кыргызстан).
• Справка об отсутствии ВИЧ (для патентных работников, срок действия 3-6 мес.).
• Сертификат знания русского языка / истории / основ законодательства (для получения патента/РНЖ).
• СНИЛС (присваивается при первом официальном трудоустройстве в РФ).

Критически важно: Работодатель обязан уведомить МВД о заключении/расторжении трудового договора с иностранец в течение 3 рабочих дней (ст. 18 115-ФЗ). Нарушение — штраф на организацию до 1 000 000 руб. и приостановка деятельности до 90 дней.

Процедура оформления: пошаговый алгоритм

1. Собеседование и решение о найме.
2. Запрос документов у соискателя (письменное уведомление о необходимости предоставить пакет за 3 дня, ст. 65 ТК РФ).
3. Проверка подлинности документов (визуальный осмотр оригиналов, проверка по базам МВД/СФР при необходимости).
4. Направление на медосмотр (если обязателен) — выдача направления по форме 086-У или на ЛМК.
5. Подготовка проекта Трудового договора (2 экз.).
6. Подписание Трудового договора (работодатель ставит печать/подпись, сотрудник подписывает 2 экз., один забирает к себе).
7. Издать Приказ о приеме (Т-1) в день начала работы (не позднее).
8. Ознакомить с ЛНА под роспись (ПВТР, Оплата труда, Охрана труда, ПДн).
9. Завести Личную карточку (Т-2) и Личное дело.
10. Сдать СЗВ-ТД в СФР в течение следующего рабочего дня после приказа (для «электронников») или при сдаче ЕФС-1.
11. Выдать сотруднику справку о доходах (если просит) и ознакомить с описанием должностных обязанностей.

Электронный документооборот (ЭДО) и хранение

С 2021 года (ФЗ-377-ФЗ) допускается ведение кадровых документов в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

• Трудовой договор, Приказ, Т-2, Ознакомления могут быть только электронными.
• Обязательно наличие системы ЭДО, обеспечивающей юридическую значимость (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.).
• Сроки хранения: 50 лет (для принятых после 2003 г.) или 75 лет (вредные условия) — считается от конца календарного года увольнения.

Типичные ошибки и штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ)

Чек-лист для HR: «Папка нового сотрудника»

Рекомендуем собрать физическую или цифровую папку со следующей структурой:

• Раздел 1. Документы соискателя (копии): Паспорт, СНИЛС, Военный билет, Образование, Медкнижка/Справка, Патент/Разрешение (для инострацев).
• Раздел 2. Заявления сотрудника: О приеме на работу, На оплату зарплаты на карту * (номер карты маскируем), На предоставление стандартного/социального вычета НДФЛ, На обработку ПДн (если не входит в ТД), О согласии на испытательный срок (если не в ТД).
• Раздел 3. Документы работодателя (оригиналы/копии с ЭЦП): Трудовой договор (экз. работодателя), Приказ Т-1, Личная карточка Т-2, Листы ознакомления с ЛНА.
• Раздел 5. Миграционный учет (для инострацев): Копии всех страниц паспорта с переводом, Миг; карта, Регистрация, Патент/Уведомление, Квитанция об оплате НДФЛ/страховых взносов, Копия уведомления МВД (с отметкой о приеме).

Грамотное составление пакета документов — это не просто бюрократия, а основа правовой безопасности бизнеса. Использование типовых форм (Т-1, Т-2) не отменяет необходимости учитывать специфику отрасли, профстандарты и актуальные изменения в миграционном и трудовом законодательстве.

Рекомендация: Проводите внутренний аудит кадровых дел минимум раз в год (или перед плановыми проверками ГИТ). Автоматизируйте процесс через HR-системы (1С:ЗУП, Bitrix24, Hurma, Potok и др.) для минимизации человеческого фактора.

Статья подготовлена на основе действующего на законодательства РФ (ТК РФ, 115-ФЗ, 152-ФЗ, КоАП РФ, Постановления Правительства, Приказы Минтруда/Росархива/СФР); Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу. Персональные данные в примерах замаскированы (*).