Соглашение о возмещении понесенных расходов, это документ, с помощью которого одна сторона обязуется компенсировать другой стороне затраты, фактически понесенные в связи с исполнением обязательств, совместной деятельностью или иными обстоятельствами. Такой документ широко применяется как между юридическими лицами, так и между работником и работодателем, а также между собственниками недвижимости.

Когда составляется соглашение о возмещении расходов

На практике документ оформляется в следующих ситуациях:

• односторонний отказ заказчика от договора возмездного оказания услуг — исполнителю возмещаются фактические расходы, понесенные в целях исполнения обязательств (ст. 782 ГК РФ);
• возмещение работником затрат работодателя на его обучение при досрочном увольнении;
• компенсация расходов, связанных с направлением работника в командировку;
• возмещение арендатором арендодателю расходов на коммунальные услуги и электроэнергию;
• распределение затрат между собственниками помещений на ремонт общего имущества здания;
• возмещение расходов на содержание здания (помещения) и инженерных коммуникаций;
• компенсация затрат между юридическими лицами в рамках совместных проектов.

Обязательные условия соглашения

Чтобы документ имел юридическую силу, в нем необходимо указать:

1. Наименование сторон — полные реквизиты организаций или Ф.И.О. физических лиц с паспортными данными.
2. Основание возмещения, ссылка на договор, фактические обстоятельства или норму закона.
3. Перечень возмещаемых расходов — конкретный список затрат с подтверждающими документами (чеки, акты, счета-фактуры).
4. Сумма возмещения — фиксированная сумма или порядок ее расчета (например, пропорционально занимаемой площади или в размере 50% от понесенных затрат).
5. Срок и порядок оплаты — единовременно или по графику, наличным или безналичным расчетом.
6. Ответственность сторон — санкции за нарушение сроков возмещения.
7. Подписи сторон — документ заверяется подписями обеих сторон и печатью организации (при наличии).

Образец соглашения о возмещении понесенных расходов

СОГЛАШЕНИЕ № ___
о возмещении понесенных расходов

г. Москва «___» _______ 2026 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Пример», именуемое в дальнейшем «Сторона-1», в лице генерального директора Иванова И.И., действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «Партнер», именуемое «Сторона-2», в лице директора Петрова П.П., с другой стороны, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

Предмет соглашения

Сторона-2 обязуется возместить Стороне-1 расходы, фактически понесенные в связи с исполнением обязательств по Договору № ___ от «___» _______ 2026 г.

Перечень возмещаемых расходов приведен в Приложении № 1 к настоящему Соглашению и подтверждается первичными учетными документами.

Сумма и порядок возмещения

Общая сумма возмещения составляет _______ (__________) рублей ___ копеек, в т.ч. НДС.

Возмещение производится путем перечисления денежных средств на расчетный счет Стороны-1 в течение 10 (десяти) банковских дней с момента подписания настоящего Соглашения.

Ответственность сторон

За нарушение срока возмещения Сторона-2 уплачивает неустойку в размере 0,1% от суммы задолженности за каждый день просрочки.

Заключительные положения

Соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

Споры разрешаются в соответствии с законодательством РФ.

Реквизиты и подписи сторон

Сторона-1: ООО «Пример», ИНН 77**, адрес: г. Москва, ул. , д. , р/с 40702810, тел. +7 (495) —.
Подпись: __________ /Иванов И.И./

Сторона-2: ООО «Партнер», ИНН 77*, адрес: г. Москва, ул. , д. , р/с 40702810, тел. +7 (495) —*.
Подпись: __________ /Петров П.П;/

Пример соглашения между физическими лицами

Если соглашение заключается между гражданами (например, о возмещении ущерба), формулировки упрощаются:

«Я, Гришин Н.И., в счет возмещения ущерба уплачиваю Никифорову С.П. две тысячи сто (2100) рублей при подписании настоящего соглашения. Расходы по заключению настоящего соглашения уплачивает гр. Гришин Н.И.»

Паспортные данные сторон указываются частично: серия , номер **, выдан УФМС России по г. Москве.

Особенности для отдельных ситуаций

Возмещение затрат на обучение работника

Соглашение о возмещении работником затрат на его обучение работодателю составляется на основании ст. 249 ТК РФ. В нем фиксируется сумма расходов на обучение, срок обязательной отработки и порядок расчета суммы возмещения пропорционально фактически не отработанному времени.

Возмещение коммунальных расходов при аренде

Обычно оформляется дополнительным соглашением к договору аренды недвижимого имущества о возмещении затрат на энергию, а факт перечисления средств подтверждается актом о возмещенных арендатором расходов по оплате коммунальных услуг.

Распределение расходов между собственниками

Собственник-2 обязуется возместить Собственнику-1 расходы на выполнение работ по ремонту общего имущества в здании исходя из цены контракта и размера занимаемой им площади.

Рекомендации по оформлению

• Приложите к соглашению копии всех подтверждающих документов — без них взыскать расходы будет сложно.
• Четко прописывайте порядок расчета суммы, если она не фиксирована.
• Заверяйте документ подписями обеих сторон и печатью предприятия (при наличии).
• Для бюджетных организаций учитывайте требования к кодам бюджетной классификации при отражении обязательств.
• При спорах опирайтесь на позиции ВС РФ и ВАС РФ: фактические расходы, понесенные в целях исполнения договора, подлежат возмещению, включая оплаченные штрафы.