Служебная записка о выплате стимулирующих выплат — это внутренний документ организации, с помощью которого инициируется процесс назначения премий, надбавок и иных поощрительных выплат сотрудникам. Как правило, её составляет непосредственный руководитель работника (начальник отдела, руководитель подразделения) в адрес директора организации.
Назначение документа
Служебная записка на стимулирующие выплаты выполняет несколько важных функций:
- Инициирует процесс выплаты — без неё бухгалтерия и руководство не имеют основания начислить премию;
- Экономически обосновывает расходы, в записке указывается, за какие именно достижения выплачиваются деньги, что важно для налогового и бухгалтерского учёта;
- Фиксирует основание поощрения — перевыполнение плана, успешное завершение проекта, высокое качество работы, юбилей компании и т.д.;
- Служит основанием для издания приказа о премировании (по форме Т-11 или в свободной форме).
Когда требуется служебная записка
Документ составляется в следующих ситуациях:
- Разовое премирование сотрудника за конкретные достижения;
- Установление ежемесячных стимулирующих выплат на определённый период;
- Премирование к юбилею работника или компании;
- Стимулирующая выплата в индивидуальном порядке по решению руководства.
Важно помнить: конкретный перечень стимулирующих выплат законодательством не определён. Правила их назначения и выплаты закрепляются во внутренних документах организации, Положении о премировании, коллективном договоре, Положении об оплате труда (ст. 135 ТК РФ).
Структура и правила оформления
Унифицированной формы служебной записки не существует, поэтому она составляется в свободной форме. Однако документ должен содержать обязательные реквизиты:
- Адресат — должность, ФИО руководителя организации (в дательном падеже);
- Наименование документа — «Служебная записка»;
- Дата и номер документа;
- Заголовок — «О выплате стимулирующих выплат», «О премировании» и т.п.;
- Основной текст, ФИО сотрудника, должность, основание выплаты, размер премии (в рублях или процентах от оклада), период;
- Подпись составителя — с указанием должности и расшифровкой.
Образец служебной записки
Генеральному директору
ООО «»
Иванову И.И.
от начальника отдела продаж
Петрова П.П.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ от «» 2026 г.
О выплате стимулирующих выплат
Прошу рассмотреть вопрос о выплате стимулирующей выплаты менеджеру по продажам Сидорову Сергею Сергеевичу (табельный № ) в размере 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей за перевыполнение плана продаж в * квартале 2026 года на 35% и привлечение * новых клиентов.
Основание: п. Положения о премировании, утверждённого приказом от «» 2026 г. № *.
Начальник отдела продаж _____________ /Петров П.П./
Рекомендации по составлению
- Используйте только чёткие формулировки и конкретные пояснения по каждому виду выплат;
- Обязательно ссылайтесь на локальный нормативный акт, регулирующий премирование;
- Указывайте измеримые показатели: процент выполнения плана, сроки, объёмы работ;
- Зарегистрируйте записку в журнале внутренней документации или системе электронного документооборота (например, 1С:Документооборот);
- После согласования руководителем записка передаётся в кадровую службу и бухгалтерию для издания приказа и начисления выплаты.
Служебная записка о выплате стимулирующих выплат — простой, но юридически значимый документ. Грамотно составленная записка защищает организацию при налоговых проверках, делает систему премирования прозрачной и мотивирует сотрудников на достижение высоких результатов. Храните оформленные записки вместе с приказами о премировании в течение срока, установленного правилами архивного хранения (как правило, не менее 5 лет).