Грамотное оформление акта на списание продуктов питания — обязательное условие для легального вывода товаров из оборота, списания убытков и избежания претензий со стороны контролирующих органов (Налоговой службы, Роспотребнадзора). В статье разбираем актуальные формы, правила заполнения и нюансы учета на .

Нормативная база и основания для списания

Списание продуктов питания регулируется следующими документами:

• ГК РФ (ст. 254, 265), признание расходов по налогу на прибыль.
• ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9, 11) — обязательность документального подтверждения хозяйственных операций.
• Постановление ГК РФ от № 268 — утверждение унифицированных форм (например, ТОРГ-16, ТОРГ-29), которые могут использоваться по решению организации.
• СанПиН 2.3/-20 — требования к безопасности пищевых продуктов (основание для списания некачественной продукции).
• Приказ Минфина от № 286н — новые стандарты ФСБУ 27/2021 «Документы и документация в бухгалтерском учете» (в силу с 2025 г.), позволяющие разрабатывать собственные формы.

Основные основания для составления акта:

1. Истечение срока годности / реализации.
2. Порча продукции (нарушение упаковки, нарушение температурного режима хранения).
3. Естественная убыль (в пределах норм или сверх норм).
4. Выявление несоответствия требованиям технических регламентов (ТР ТС 021/2011 и др.);
5. Пожар, наводнение, кража (на основании соответствующих актов осмотра/протоколов полиции).
6. Написание остатков тары (согласно интернет-данным: «Акт применяется для оформления приемки и списания завеса тары. Составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием представителя…»*) — данный принцип переносится и на пищевую продукцию в таре).

Виды форм акта: Унифицированные vs Собственные

Унифицированные формы (Рекомендуемые)

Организации, не перешедшие на полностью собственный документооборот, часто используют:

• Форма № ТОРГ-16 — «Акт об обнаружении пересорта, порчи, недостачи, перевеса, несоответствия качества товара, сопроводительных документов при его приемке». Используется при приемке от поставщика.
• Форма № ТОРГ-29, «Акт о списании товарно-материальных ценностей». Основная форма для внутреннего списания (порча, сроки годности, естественная убыль).
• Форма № МБ-8 — «Акт о списании материальных ценностей» (для МБП, редко для торговли).

Собственные формы (По ФСБУ 27/2021)

С 2025 года организации обязаны утвердить свои формы в Учетной политике. Типовая структура собственного акта включает реквизиты, установленные ст; 9 ФЗ-402.

Обязательные реквизиты акта (Чек-лист)

Любой шаблон (и ТОРГ-29, и свой) должен содержать:

Детализация табличной части: что писать в строках

Это самая важная часть для бухгалтерии и налоговой. Заполняйте максимально детально:

Пример заполнения строки (маскированные данные):

• Номенклатура: Молоко пастеризованное 3.2% «», упак. 930 мл (Штрихкод: ).
• Ед. изм.: шт / кг / л.
• Количество: * шт.
• Цена учетная (себестоимость): * руб. за ед.
• Сумма: * руб.
• Ставка НДС: 10% (для большинства пищевых продуктов) / 20%.
• Сумма НДС: * руб. (выделяется для восстановления/невычета).
• Причина списания (Критично!): «Истек срок годности » / «Порча: нарушена герметичность упаковки» / «Естественная убыль сверх норм (0.5%)».
• Номер партии / Дата производства: Партия № , произв. .

Процедура составления: пошаговая инструкция

1. Инициирование: Кладовщик/Ответственный за склад составляет служебную записку или заявку на списание с перечнем товаров.
2. Создание комиссии: Приказом руководителя (№ * от *) создаеться комиссия (минимум 3 человека: председатель, бухгалтер, товаровед/кладовщик).
3. Осмотр и отбор: Комиссия физически осматривает товар, сверяет с остатками в 1С/учетной системе.
4. Заполнение акта: Заполняется в 2 экземплярах (1 — бухгалтерия, 2 — склад/кладовщик). При списании тары/упаковки — в 1 экземпляре (см. справку выше).
5. Подписание: Все члены комиссии ставят личные подписи с расшифровкой. ЭЦП допустима при ЭДО.
6. Уничтожение/Реализация: Составляется отдельный Акт об уничтожении (или Акт о передаче на утилизацию/безвозмездную передачу). Если продукция пригодна, но просрочена по реализации — возможна передача благотворительным фондам (с оформлением Договора дарения и Акта приема-передачи).
7. Бухгалтерская проводка: Дт 94 / 28 / 44 — Кт 41 / 10 / 43 (Списание стоимости). Дт 19 / 76 — Кт 94 (Списание НДС/убытков).

Типичные ошибки и риски проверок

• Отсутствие приказа о комиссии: Акт подписан лицами, не уполномоченными приказом — документ недействителен для налогового учета.
• Общая формулировка причины: «Порча» без указания вида порчи (механическая, биологическая, физико-химическая) — риск признания расходов недокументированными.
• Списание без акта об уничтожении: Товар списан в учете, но физически лежит на складе — риск доначисления НДС и налога на прибыль.
• Игнорирование ЕГАИС/Меркурий: Для алкоголя, молочки, мяса, обязательно проведение операций в ФГИС до/параллельно с бумажным актом.
• Неверная ставка НДС: При списании НДС «восстанавливается» (если вычет был принят) или списывается на убытки. Ошибка в ставке (10% vs 20%) ведет к ошибкам в декларации.

Автоматизация: 1С, МойСклад, Excel-шаблоны

1С:Розница / Управление торговлей / ERP / Комплексная автоматизация

Используйте документ «Акт списания товаров» (раздел «Склад» или «Номенклатура»).

• Автоматическое заполнение остатков и себестоимости (ФИФО/Партийный учет).
• Печатная форма «Акт списания» (аналог ТОРГ-29) или настраиваемая форма под свой шаблон.
• Интеграция с ЕГАИС/Меркурий/Честный ЗНАК (кнопка «Провести в ФГИС»).

Excel-шаблон (для малых предприятий без 1С)

Структура файла Act_Spisanie_Shablon.xlsx:

• Лист 1 «Шапка»: Реквизиты орг. (ИНН , КПП , Адрес: ), Номер/Дата акта, Приказ о комиссии № .
• Лист 2 «Таблица»: Столбцы: № п/п | Код номенклатуры | Наименование | Партия/Дата выработки | Ед;изм. | Кол-во | Цена закупки | Сумма | НДС% | Сумма НДС | Причина | Подпись товароведа.
• Лист 3 «Подписи»: Предустановленные строки для ФИО и подписей председателя, членов комиссии, кладовщика, гл. бухгалтера.
• Защита листов: Защитите ячейки с формулами (Сумма = Кол-во * Цена; НДС = Сумма * % / (100+%)), пароль передайте гл. бухгалтеру.

Специфика списания тары и упаковки

Согласно справочной информации, акты на тару часто оформляются отдельно: «Составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием представителя…»*.

Для пищевых предприятий это актуально при:

• Списании бракованной тары (потрепанные коробки, треснувшие бутылки).
• Возврате тары поставщику (оформляется Акт приема-передачи тары, а не списания).
• Утилизации тары, контактировавшей с порченым продуктом.

В 1С используется документ «Акт списания МЦ» (вкладка Тара/Упаковка) или «Акт списания товаров» с видом номенклатуры «Тара»;

Хранение документов

• Срок хранения: Минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ-402), для налоговых целей — до истечения срока действия налоговой проверки (обычно 3 года + текущий). Рекомендуется хранить 6–10 лет.
• Формат: Бумажный оригинал (при наличии «мокрой» подписи) или электронный с ЭЦП (в системе ЭДО/СБИС/Диадок/1С-ЭДО).
• Привязка: Акт списания + Акт уничтожения + Приказ о комиссии + Служебная записка — скрепляются вместе и хранятся в одном деле/папке за период.

Резюме: чек-лист перед подписанием

1. [ ] Приказ о комиссии актуален (не уволены ли члены?).
2. [ ] Причина списания конкретная и обоснованная (есть заключение ветеринара/лаборатории при необходимости).
3. [ ] Количество и стоимость совпадают с остатками в учете на дату акта.
4. [ ] НДС рассчитан верно (10% или 20%).
5. [ ] Есть Акт об уничтожении/утилизации/передаче (документ-подтверждение факта выхода из оборота).
6. [ ] Операция проведена в ФГИС (ЕГАИС, Меркурий, ЧЗ), если применимо.
7. [ ] Подписи всех членов комиссии, кладовщика, гл. бухгалтера стоят.

Дата актуализации статьи: .
Источники: ГК РФ, ФЗ-402, ФСБУ 27/2021, СанПиН 2.3/-20, практика арбитражных судов, справочные данные интернета (маскированы: *).

Используйте данные шаблоны и алгоритмы для минимизации налоговых рисков и поддержания чистоты складского учета. При сложных случаях (крупные суммы, спорные основания) консультируйтесь с аудитором или юристом профиля.