Оформление отпуска за свой счет (без сохранения заработной платы), частая задача для кадровых специалистов и сотрудников. Несмотря на отсутствие строгого унифицированного бланка, документ должен соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и внутренним локальным нормативным актам организации. В этой статье разберем правовые основы, правила заполнения, предоставим актуальный образец заявления и разберем нюансы, о которых часто забывают.

Правовые основы: что говорит ТК РФ

Согласно ст. 128 ТК РФ, определенные категории работников имеют гарантированное право на предоставление отпуска без сохранения заработной платы (не более 14 календарных дней в год, если иное не установлено законом):

• Участники Великой Отечественной войны;
• Рабочие пенсионеры по возрасту;
• Родители (супруги) военнослужащих, погибших или умерших от травм/заболеваний;
• Работники, вступившие в брак;
• Работники, родившиеся дети;
• Работники, похоронившие близких родственников.

Для всех остальных категорий сотрудников предоставление такого отпуска — прерогатива работодателя (по соглашению сторон). Отказ в этом случае не может быть обжалован в суде, если только это не прописано в коллективном договоре или локальном акте компании.

Форма заявления: свободная, но со структурой

Унифицированной формы (бланка) для заявления на отпуск за свой счет не существует (постановление Госкомстата от № 1). Работодатели вправе разработать свой бланк и утвердить его локальным нормативным актом (например, Положением об отпусках). Если бланка нет, пишут в свободной форме от руки или на компьютере.

Обязательные реквизиты документа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016):

1. Шапка: Кому (ФИО руководителя, должность, название организации), От кого (ФИО заявителя, должность, структурное подразделение).
2. Название документа: «Заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы» или «Заявление на отпуск за свой счет».
3. Суть просьбы: Просьба предоставить отпуск, указание календарных дат (с «00» месяца 20XX г. по «00» месяца 20XX г.) и продолжительности в календарных днях.
4. Основание (по желанию): Семейные обстоятельства, учеба, лечение, поездка за границу и т.д. (для гарантированных категорий основание указывать обязательно с ссылкой на ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
5. Дата составления и подпись заявителя с расшифровкой.

Актуальный образец заявления (Текстовый шаблон)

Ниже приведен универсальный шаблон, который можно скопировать в Word и заполнить своими данными. Конфиденциальные данные в примере замаскированы.

Нюансы заполнения: защита интересов сторон

Эксперты (в т.ч. С.Н. Кожевникова, «Кадровик-практик», 2024) рекомендуют включать в текст заявления формулировки, снижающие риски для работодателя и уточняющие статус сотрудника:

• Указание на согласование дат: «С датой начала отпуска согласен». Это важно, так как работодатель не может навязать даты отпуска за свой счет (в отличие от ежегодного оплачиваемого).
• Ссылка на стаж (ст. 121 ТК РФ): Период отпуска за свой счет свыше 14 календарных дней в рабочем году не засчитывается в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска. Стоит уведомить об этом сотрудника прямо в заявлении.
• Для совместителей: Если сотрудник просит отпуск за свой счет на время командировки или отпуска у основного работодателя, в заявлении стоит указать: «В связи с предоставлением мне ежегодного оплачиваемого отпуска у основного места работы (работодатель: ООО «», приказ № от ..2026 г.)».
• На 1 день: Отпуск за свой счет можно взять хотя бы на 1 день. Образец не меняется, меняется только продолжительность.

Процедура оформления: от заявления до приказа

1. Подача заявления: Сотрудник подает заявление заранее (сроки не регламентированы законом, но разумно — за 3–14 дней).
2. Рассмотрение: Руководитель ставит резолюцию: «Согласен. Предоставить отпуск с ..2026 по ..2026. Подпись, дата». Для гарантированных категорий — только регистрация и исполнение.
3. Издание приказа: На основании заявления и резолюции кадровик готовит приказ по форме Т-6 (утв. Госкомстатом РФ № 1) или собственной формой. Основание в приказе: «Заявление сотрудника от ..2026 № *».
4. Ознакомление под роспись: Сотрудник ознакомляется с приказом под роспись (лист ознакомления или заказная почта при отсутствии).
5. Учет в табеле (ф. Т-12/Т-13): Код «ОД» (37) — отпуск без сохранения заработной платы.
6. Запись в трудовой книжке/СТД-Р: Запись НЕ делается (только в личной карточке сотрудника ф. Т-2).

Сроки и ограничения продолжительности

Закон не устанавливает максимальной продолжительности отпуска за свой счет (кроме гарантированных 14 дней для льготных категорий). Срок определяется соглашением сторон. На практике часто берут от 1 дня до нескольких месяцев.

Важное ограничение: Если отпуск за свой счет превышает 14 дней в рабочем году (в сумме), «лишние» дни сдвигают дату предоставления следующего ежегодного оплачиваемого отпуска (п. 4 ст. 121 ТК РФ).

Типичные ошибки, которых стоит избегать

Электронный документооборот (ЭДО) и СЭД

В 2026 году большинство организаций перешли на системы электронного документооборота (1С:ЗУП, Диадок, СБИС, Контур.Экстерн и др.). Процедура остается той же:

• Сотрудник создает заявление в СЭД (или сканирует бумажное с «живой» подписью).
• Руководитель ставит ЭЦП/КЭП в резолюции.
• Кадровый специалист формирует приказ, подписывает ЭЦП.
• Сотрудник ставит ЭЦП на листе ознакомления с приказом.

Важно: Для юридической силы электронных документов необходимо наличие действующего Согласия на обмен электронными документами и Регламента ЭДО в организации.

Где скачать готовые бланки (DOCX/PDF)

Если не хотите создавать шаблон с нуля, актуальные бланки (редакции 2024–2026 гг.) доступно в справочно-правовых системах и на профильных порталах:

• КонсультантПлюс / Гарант: Раздел «Образцы документов» -> «Кадровые документы» -> «Отпуска». Есть статьи с комментариями (например, Кожевникова С.Н.).
• Контур.Норматив: Образец заявления на предоставление отпуска за свой счет (редакция от и новее).
• Альфа-Курс, РБК Life, Кадровый портал: Бесплатные шаблоны в формате .docx для Word.
• Сайты министерств (например, Минмолодежи РТ): Часто публикуют типовые бланки для бюджетной сферы.

Чек-лист перед подачей заявления (для сотрудника)

1. [ ] Уточнил(а) у руководителя/Кадров, удобны ли выбранные даты.
2. [ ] Проверил(а), не превышает ли сумма дней за год 14 дней (если важно сохранить стаж для оплачиваемого отпуска).
3. [ ] Указал(а) точные календарные даты начала и окончания.
4. [ ] Указал(а) основание (для льготников — со ссылкой на ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
5. [ ] Поставил(а) личную подпись и дату на бумажном носителе или ЭЦП в СЭД.
6. [ ] Получил(а) на руки/в СЭД ознакомленный под роспись приказ о предоставлении отпуска.

Резюме

Заявление на отпуск за свой счет — документ простой по форме, но важный по правовым последствиям. Ключевые правила: пишите даты и количество дней явно, ссылайтесь на ст. 128 ТК РФ при наличии льгот, не забывайте про правило 14 дней для стажа и обязательно получайте приказ на руки. Используйте приведенный выше шаблон как основу, адаптируйте под локальные акты вашей компании (ООО «», ИП и т.д.) и оформляйте вовремя.

Статья подготовлена на основе актуальной судебной практики, разъяснений Роструда и материалов справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Контур.Норматив) на .