Акт списания — это первичный учётный документ, с помощью которого организация оформляет выбытие материальных ценностей, основных средств, товаров, пришедших в негодность, утративших потребительские свойства или морально устаревших. Правильно составленный акт защищает компанию от претензий налоговых органов и подтверждает обоснованность списания имущества с баланса.

Когда составляется акт списания

Документ оформляется в следующих ситуациях:

• истёк срок годности товаров или материалов;
• имущество повреждено (порча, бой, брак, последствия пожара или затопления);
• оборудование морально или физически устарело и не подлежит ремонту;
• выявлена недостача при инвентаризации;
• списываются канцелярские товары, ГСМ, запчасти, израсходованные на нужды организации;
• ликвидируются основные средства.

Виды актов списания

• Акт списания материальных ценностей (товаров) — для ТМЦ, пришедших в негодность;
• Акт списания основных средств (форма ОС-4, ОС-4а, ОС-4б);
• Акт списания ГСМ — на основании путевых листов;
• Акт списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
• Акт списания бланков строгой отчётности;
• Акт списания дебиторской задолженности.

Обязательные реквизиты и структура бланка

С 2013 года унифицированные формы не обязательны (кроме отдельных случаев), организация вправе разработать собственный бланк. Однако согласно ст. 9 Закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ документ должен содержать:

1. наименование документа («Акт списания…»);
2. дату составления;
3. наименование организации, ИНН, адрес (например: ООО «Пример», ИНН 77**, г. Москва, ул. , д. );
4. основание списания (приказ руководителя № * от .*.20**);
5. состав комиссии, председатель и члены комиссии (например: председатель — директор Иванов И. И., члены комиссии — главный бухгалтер Петрова А. С., зав. складом Сидоров П. В.);
6. перечень списываемых ценностей с указанием наименования, единицы измерения, количества, цены и суммы;
7. причина списания по каждой позиции;
8. итоговая сумма списания (цифрами и прописью);
9. подписи членов комиссии и материально ответственного лица;
10. утверждающая подпись руководителя.

Пример табличной части акта

Табличная часть обычно содержит графы:

• № п/п;
• наименование ценности (например: «Принтер HP LaserJet », инв. № 00);
• единица измерения;
• количество;
• цена, руб.;
• сумма, руб.;
• причина списания (например: «физический износ, ремонт невозможен»).

Порядок оформления и утверждения

1. Руководитель издаёт приказ о создании комиссии по списанию.
2. Комиссия осматривает имущество и устанавливает причины непригодности.
3. Составляется акт не менее чем в двух экземплярах (для бухгалтерии и для материально ответственного лица).
4. Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем.
5. На основании акта бухгалтерия делает проводки по списанию (например: Дт 91.2 — Кт 10, Дт 02 — Кт 01 и т. д.).

Типичные ошибки при составлении

• отсутствие приказа о создании комиссии;
• неуказанные или размытые причины списания («пришло в негодность» без конкретики);
• отсутствие подписей хотя бы одного члена комиссии;
• расхождение количества в акте и на складе;
• списание без инвентаризации при выявлении недостачи.

Сроки хранения

Акты списания относятся к первичным учётным документам и должны храниться не менее 5 лет после отчётного года, а в отдельных случаях (при налоговых спорах) — дольше.

Грамотно составленный шаблон акта списания позволяет унифицировать документооборот, избежать ошибок и претензий контролирующих органов. Рекомендуется утвердить форму бланка в учётной политике организации и использовать её единообразно во всех подразделениях.