Окончательный расчет с уволенным сотрудником — одна из самых ответственных процедур в кадровике и бухгалтерии. Ошибки в начислениях, нарушение сроков выплаты (ст. 140 ТК РФ) или неверное заполнение отчетности (Приложение 4 к 6-НДФЛ, справка 2-НДФЛ) влекут за собой штрафы, пени и даже судебные иски. В статье разберем алгоритм расчета на 2026 год, актуальные нормы НДФЛ и страховых взносов, а также приведем наглядный числовой пример расчета при увольнении с образцом расчетной ведомости.

Нормативная база и состав выплат (что входит в расчет)

Согласно ст. 140 ТК РФ, в день увольнения работнику необходимо выплатить все причитающиеся суммы. Состав «окончательного расчета» обычно включает:

• Заработную плату за отработанное время (за дни текущего месяца до дня увольнения включительно).
• Компенсацию за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 127 ТК РФ).
• Выходное пособие (если предусмотрено ст. 178 ТК РФ, коллективным договором или локальным нормативным актом).
• Дополнительные выплаты: премии (если условия их выплаты выполнены к дате увольнения), доплаты за вредность/негативность условий труда, северные надбавки и т.д.

Важно: Если организация не выплатила расчет в день увольнения, она обязана выплатить работнику заработную плату за каждый день задержки в размере среднего дневного заработка (ч. 6 ст. 236 ТК РФ). Трудовая инспекция может привлечь компанию к административной (ст. 5.27 КоАП РФ) и материальной ответственности.

Пошаговый алгоритм расчета на 2026 год

1. Определить дату увольнения. Это последний день работы сотрудника (в табеле ставится код «РВ» или «Г»). В этот же день выдается трудовая книжка (или делаеться запись в ЭТК) и вручается расчет.
2. Рассчитать заработную плату за отработанные дни.
   • Оклад/Тарифная ставка / Число календарных дней в месяце увольнения × Отработанные дни.
   • Для неполного месяца используется календарное число дней месяца увольнения (Постановление Правительства РФ № 922).
3. Рассчитать средний заработок для компенсации за отпуск.
   • Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения (Приказ Минтруда № 922, п. 5).
   • Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / (Число полностью отработанных месяцев × 29,3 + Сумма дней в неполных месяцах).
   • Исключаются из расчетного периода: периоды больничного, отпусков, простоев не по вине работника, оплачиваемые по среднему (п. 5 Приказа № 922).
4. Определить количество дней неиспользованного отпуска.
   • Дней отпуска = 28 календарных дней / 12 мес. × Отработанные месяцы (округляем в большую сторону, если ≥ 15 дней).
   • Вычитаем дни уже предоставленного отпуска за текущий рабочий год.
5. Рассчитать компенсацию: Средний дневной заработок × Дней неиспользованного отпуска.
6. Начислить выходное пособие (при сокращении штата/ликвидации — среднемесячный заработок; при призыве/восстановлении на работе, 2 недели заработка).
7. Удержать НДФЛ и рассчитать страховые взносы.
8. Оформить документы: Расчетная ведомость (Т-51/Т-53 или свой бланк), Приказ об увольнении, Справка о доходах (2-НДФЛ / Приложение 4 к 6-НДФЛ), СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ.

Налогообложение и взносы при увольнении в 2026 году

НДФЛ (прогрессивная шкала с 2025 года, актуально для 2026):

• До 2 400 000 руб. в год, 13%.
• Свыше 2 400 000 до 5 000 000 руб. — 15%.
• Свыше 5 000 000 до 20 000 000 руб. — 18%.
• Свыше 20 000 000 до 50 000 000 руб. — 20%.
• Свыше 50 000 000 руб. — 22%.

Налоговая база = Все начисления (зарплата + компенсация + пособие) минус стандартные вычеты (если работник предоставил справку до конца года) и социальные вычеты.

Страховые взносы (ставки 2026 года):

• ПФР (пенсионный): 22% (в пределах предельной базы ПФР на 2026 г. — уточняйте по актуальному приказу Минтруда/Минэкономразвития, ориентировочно ~2,3–2,5 млн руб.).
• ФОМС: 5,1% (база не ограничена).
• ФСС (соцстрах): 2,9% (база ограничена предельной базой ФСС).
• СЗН (несчастные случаи): тариф от 0,1% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска.

Особенность выходного пособия: Сумма в пределах 3-кратного среднемесячного заработка (для северных регионов, 6-кратного) освобождена от страховых взносов (п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ). НДФЛ с выходного пособия удерживается полностью (вычеты на пособие не распространяются).

Пример расчета при увольнении (числовой разбор)

Рассмотрим типовую ситуацию: увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) в сентябре 2026 года.

Исходные данные (маскированы):

• Сотрудник: * . (Иванов И.И. — маска).
• Должность: Менеджер отдела продаж.
• Оклад: 85 000 руб. в месяц.
• Дата приема: .
• Дата увольнения (последний рабочий день): .
• Отпуска за 2025–2026 г.г;: Основной отпуск 28 дней предоставлен полностью в июле 2026 г. (за рабочий год – ). За текущий рабочий год (с ) отпуск не брался.
• Премия за Q2 2026: 30 000 руб. (начислена в июле 2026, входит в средний заработок).
• Больничный: Был в мае 2026 г. (7 дней, оплачен по среднему).
• Стандартный вычет (дети): Не предоставлял справку в 2026 г. (вычет = 0).
• Накопленный доход с начала 2026 г.: 680 000 руб. (не превышает 2,4 млн).

Шаг 1. Заработная плата за отработанное время (сентябрь 2026)

В сентябре 2026 г. — 30 календарных дней. Отработано: 15 дней (1–15 сентября).

Расчет: 85 000 / 30 × 15 = 42 500,00 руб.

Шаг 2. Средний дневной заработок (для компенсации)

Расчетный период: – (12 месяцев).

Исключаем май 2026 (больничный 7 дней — неполный месяц, оплачиваемый по среднему, исключается полностью по п. 5 Приказа № 922).

Полностью отработанные месяцы: 11 мес. (сентябрь 2025 – апрель 2026, июнь – август 2026).

Дни в неполных месяцах: 0 (май исключен целиком).

Заработок за расчетный период:

• Оклад 11 мес. × 85 000 = 935 000 руб.
• Премия Q2 (июль) = 30 000 руб.

Средний дневной = 965 000 / (11 × 29,3) = 965 000 / 322,3 = 2 994,10 руб.

Шаг 3. Дни неиспользованного отпуска

Текущий рабочий год: – .

Отработано к : 6 полных месяцев (март–август).

Начислено дней: 28 / 12 × 6 = 14 дней.

Использовано: 0 дней.

Неиспользованно: 14 календарных дней.

Шаг 4. Компенсация за неиспользованный отпуск

14 дней × 2 994,10 руб. = 41 917,40 руб.

Страховые взносы (за счет работодателя, из фонда оплаты труда):

• ПФР (22% от 84 417,40) = 18 571,83 руб. (база в пределах лимита).
• ФОМС (5,1%) = 4 305,29 руб.
• ФСС (2,9%) = 2 448,10 руб.
• СЗН (например, тариф 0,2%) = 168,83 руб.

Образец заполнения расчетной ведомости (Форма Т-51 / свой бланк)

Ниже приведен фрагмент заполнения Расчетной ведомости на выплату при увольнении (Т-51) для нашего примера.

РАСЧЕТНАЯ ВЕДОМОСТЬ
на выплату заработной платы при увольнении № * от 
ООО «Ромашка» (наименование маскировано)
Подразделение: Отдел продаж


--------------------------------------------------------------------------------
| № | Таб.№ | Фамилия, И.О. | Начисления (руб.) | Удержания (руб.) | К выдаче |
| | | | Оклад | Комп.отп. | НДФЛ | |
--------------------------------------------------------------------------------
| 1 |  |  . | 42500,00 | 41917,40 | 10974,26 | 73443,14 |--------------------------------------------------------------------------------
Руководитель: _____________ / * . / (Подпись/ФИО маскировано)
Главный бухгалтер: _________ / * . /
Кассир: ___________________ / * . /

Получил: ___________________ / * . / (Подпись работника)
Дата получения: 

Примечание: В 2026 году допускается использование собственных форм первичной учетной документации (ст. 9 ФЗ-402), утвержденных в учетной политике. Обязательные реквизиты: название документа, дата, наименование организации, содержание хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), должности/ФИО лиц, отвечающих за операцию.

Отчетность в налоговую и СФР (Сводные изменения 2025–2026)

Приложение 4 к расчету по 6-НДФЛ (Сведения о доходах уволенного работника)

Сдается в налоговую в день выплаты (или в следующий рабочий день), если работник уволен. Это ключевое изменение последних лет — не ждем конца квартала.

• Код вида выплаты: 2000 (основная зарплата), 2300 (компенсация за отпуск), 2760 (выходное пособие).
• Дата фактической выплаты: .
• НДФЛ удержан/исчислен: 10 974 руб; (строки 130/140).

Справка о доходах (Формат ФНС ЕД-7-11/649@ — Приказ от , ред. от )

Выдается работнику в день увольнения (на руки или в личный кабинет/почту). В 2026 году используется актуальный формат XML/PDF с разделом «Сведения о доходах, полученных в натуральной форме» (если было) и кодами вида дохода.

СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ в СФР

• СЗВ-ТД: Сдается в день увольнения (или следующий рабочий день). Признак «Причина представления» — «Увольнение».
• СЗВ-СТАЖ: Сдается ежемесячно, но при увольнении важно корректно заполнить периоды работы за текущий год до даты увольнения.

Типичные ошибки и чек-лист для проверки перед выплатой

1. Неправильный расчетный период для среднего. Часто забывают исключить периоды больничных/отпусков/простоев, что завышает средний дневной и компенсацию (риск начисления лишних взносов/НДФЛ) или занижает (риск иска от работника).
2. Округление дней отпуска. Помните: за каждый полный месяц — 2,33 дня (28/12). Округление в большую сторону только если в неполном месяце отработано ≥ 15 дней (Письмо Минтруда).
3. Игнорирование предельной базы ПФР/ФСС. Если накопленный доход с начала года близок к лимиту, взносы считаем только до лимита. Компенсация за отпуск входит в базу ПФР/ФСС полностью (в отличие от выходного пособия).
4. Поздняя сдача Приложения 4 к 6-НДФЛ. Штраф 200 руб. за каждую справку (ст. 126.5 НК РФ) + пени на неуплаченный налог, если удержали поздно.
5. Неудержание НДФЛ с компенсации. Компенсация за неиспользованный отпуск — доход по ст. 210 НК РФ, НДФЛ удерживается обязательно.
6. Отсутствие заявления на компенсацию. Хотя ст. 127 ТК РФ говорит об обязанности работодателя выплатить компенсацию при увольнении, некоторые инспекторы требуют заявление от работника (для подтверждения воли не брать отпуск). Лучше взять заявление: «Прошу уволить меня… и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск».

Особенности 2026 года: ЭТК и электронный документооборот

• Электронная трудовая книга (ЭТК): Запись о увольнении вносится в СФР через СЗВ-ТД. Бумажная ТК заполняется только по заявлению работника (перевод на бумажный вид). Дата увольнения в СЗВ-ТД и приказе должна совпадать идеально;
• ЭДО с налоговой/СФР: Приложение 4 к 6-НДФЛ, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ сдаются только в электронном виде через оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика/СФР.
• Выдача справки 2-НДФЛ (Приложение 4): Работнику можно выдать в электронном виде (в ЛК налогоплательщика, через ЭДО, на email), но только при его согласии. По умолчанию — на бумаге в день увольнения.

Расчет при увольнении в 2026 году требует внимательности к деталям: корректному определению расчетного периода для среднего заработка (с учетом исключений), применению прогрессивной шкалы НДФЛ, контроллю предельных баз по взносам и — критически важно — соблюдению суточного срока выплаты и сдачи отчетности (Приложение 4 к 6-НДФЛ, СЗВ-ТД).

Используйте приведенный выше пример расчета как чек-лист для проверки своих начислений. Автоматизация в 1С:ЗУП 3.1 / КА 2.5 или облачных сервисах (Контур, СБИС, МойСклад) значительно снижает риск арифметических ошибок, но ответственность за правильность исходных данных (табель, приказы, заявления) лежит на кадровике и бухгалтере.

Краткая шпаргалка по срокам (День «Х» = Дата увольнения):

• День Х: Приказ, запись в ТК/СЗВ-ТД, Выдача расчета (зарплата + компенсация), Выдача справки 2-НДФЛ (Приложение 4).
• День Х (или Х+1 раб. день): Сдача Приложения 4 к 6-НДФЛ в ФНС. Сдача СЗВ-ТД в СФР.
• День Х+1 (банковский день): Перечисление зарплаты на карту (если выплата через банк, деньги должны прийти на счет работника не позднее следующего дня после даты выплаты в кассе/операции).
• К 15-му числу следующего месяца: Перечисление удержанного НДФЛ в бюджет (КБК 1###-###-####11000110).
• К 28-му числу следующего месяца: Перечисление страховых взносов в СФР (ЕНП).

Данная статья носит информационный характер. Для проведения конкретных расчетов используйте актуальные версии 1С, консультируйтесь с профильным бухгалтером или юристом с учетом локальных нормативных актов вашей организации.