Протокольный отдел является одним из ключевых структурных подразделений Администрации Костромской области, обеспечивающим документооборот, организацию заседаний коллегиальных органов и протоколирование решений высшего исполнительной власти региона. В статье подробно рассматриваются нормативная база, основные функции, порядок взаимодействия с отделом, а также контактная информация (с соблюдением правил защиты персональных данных).
Нормативная правовая база деятельности
Деятельность Протокольного отдела регламентируется рядом ключевых документов, определяющих порядок делопроизводства и организацию работы Администрации:
- Распоряжение Администрации Костромской области от 31 декабря 2014 года № 294-ра «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Костромской области» (с изменениями на 10 августа 2020 года). Данный документ детально описывает процессы в Главе 4 (Подготовка и оформление материалов заседаний коллегии при Губернаторе области) и Главе 5 (Подготовка и оформление документов заседаний Администрации области).
- Постановление Губернатора Костромской области от 05 декабря 2012 года № 277 «О Регламенте Администрации Костромской области» (с изменениями на 24 августа 2020 года). В частности, пункт 21.2 устанавливает сроки представления материалов в Протокольный отдел: не позднее чем за 5 рабочих дней до дня заседания.
- Устав Костромской области и Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации».
Основные функции и полномочия
Протокольный отдел выполняет функции организационного и документационного обеспечения заседаний высших коллегиальных органов Администрации. К ключевым задачам относятся:
- Организация заседаний Коллегии при Губернаторе области: формирование повестки дня, сбор, учет и распространение проектов документов, подготовка проектов протоколов заседаний.
- Организация заседаний Администрации области: аналогичный комплекс работ по подготовке материалов для заседаний Правительства региона.
- Работа с проектами нормативных правовых актов: координация процесса согласования проектов законов Костромской области, постановлений Костромской областной Думы и принятых ею законов (согласно Главе 3 Инструкции по делопроизводству).
- Контроль за исполнением поручений: учет и контроль за выполнением поручений, данных Губернатором области и Председателем Правительства (главой Администрации) на заседаниях коллегиальных органов.
- Взаимодействие с ответственными исполнителями: прием документов на бумажном носителе и в электронном виде от структурных подразделений Администрации и ведомств для включения в повестку дня.
Порядок представления материалов в Протокольный отдел
Согласно действующему Регламенту (п. 21.2 Постановления № 277), ответственные исполнители структурных подразделений Администрации и ведомств обязаны представлять материалы для заседаний Коллегии или Администрации в Протокольный отдел:
- На бумажном носителе (с обязательным визированием руководителями).
- В электронном виде (через систему электронного документооборота / АИС «Делопроизводство»).
- Срок: не позднее 5 рабочих дней до дня проведения заседания.
Важно: Материалы, поступившие с нарушением установленных сроков или не соответствующие требованиям Инструкции по делопроизводству (оформление, комплектность, наличие заключений), могут быть возвращены исполнителю без рассмотрения на заседании.
Структурное положение и реквизиты Администрации
Протокольный отдел входит в состав Аппарата Администрации Костромской области. Ниже приведены общие реквизиты организации, в структуру которой входит отдел:
| Реквизит | Значение |
|---|---|
| Полное наименование | Администрация Костромской области |
| ИНН / КПП | 4401013212 / * |
| ОГРН | 1 |
| ОКОГУ | 2300001 (Правительства (Администрации) субъектов РФ) |
| ОКОПФ | 75204 (Государственные казенные учреждения субъектов РФ) |
| ОКАТО | 34401000 (г. Кострома, Костромская область) |
| Юридический адрес | г. Кострома, ул. Дзержинского, д. (здание Администрации области) |
| Официальный сайт | adm44.ru |
Контактная информация (справочно)
Для связи с Протокольным отделом рекомендуется использовать единый справочно-информационный телефон Администрации или официальный портал ГОСУСЛУГИ / сайт Администрации (раздел «Обращения граждан»). Прямые внутренние номера структурных подразделений, а также фамилии руководителей и ответственных сотрудников являются служебной информацией и частично маскируются в открытых источниках.
Единый справочный телефон Администрации Костромской области: +7 (4942) —* (автоинформатор / приемная)
Телефон для справок по обращениям граждан (приемная): +7 (4942) *—
Адрес для личного приема / почтовой корреспонденции: 156000, г; Кострома, ул. Дзержинского, д. , Администрация Костромской области, Протокольный отдел (через канцелярию/делопроизводство).
Электронная почта канцелярии (для входящей корреспонденции): @adm44.ru
Взаимодействие с иными структурами
В своей работе Протокольный отдел тесно взаимодействует с:
- Аппаратом Губернатора Костромской области — по вопросам подготовки материалов для Коллегии при Губернаторе.
- Департаментами и управлениями Администрации — как основными поставщиками проектов актов на заседания.
- Представительством Администрации Костромской области при Правительстве РФ (г. Москва, ул. Воздвиженка, д. ) — по вопросам федерального уровня, затрагивающих интересы региона (основано Постановлением Губернатора от № 197).
- Костромской областной Думой — на этапе согласования законопроектов и подготовки к совместным заседаниям.
Особенности работы с обращениями граждан
Хотя Протокольный отдел не является приемным подразделением для личного приема граждан (это функция Приемной Губернатора и Приемной Администрации), через него проходят документы, связанные с:
- Подготовкой ответов на парламентские запросы депутатов Областной Думы.
- Контролем за исполнением поручений Губернатора, данных по итогам личного приема граждан или по обращениям, переданным на заседание Коллегии/Администрации.
- Оформлением актов о награждении региональными наградами, присвоении почетных званий (материалы готовят профильные департаменты, протоколирует Протокольный отдел).
Актуальные новости и прозрачность
Администрация Костромской области регулярно публикует информацию о заседаниях Коллегии при Губернаторе и заседаниях Администрации на официальном сайте adm44.ru (разделы «Деятельность» -> «Заседания Администрации» / «Коллегия при Губернаторе»). Там же размещаются:
- Повестки дня предстоящих заседаний.
- Тексты принятых постановлений и распоряжений.
- Видеозаписи заседаний (при открытом режиме).
Согласно данным открытых реестров (OpenSanctions, ФНС РФ), Администрация Костромской области (ИНН 4401013212) не числится в международных санкционных списках и имеет статус действующего государственного органа.
Резюме
Протокольный отдел Администрации Костромской области играет роль «нервного центра» документооборота на высшем исполнительном уровне региона. Его эффективная работа по регламентам Распоряжения № 294-ра и Постановления № 277 обеспечивает законность, своевременность и прозрачность принятия управленческих решений. Для взаимодействия с отделом (подача проектов, запрос информации о статусе документа) необходимо руководствоваться установленными сроками (5 рабочих дней до заседания) и формами оформления, утвержденными Инструкцией по делопроизводству.
Примечание: Контактные телефоны, внутренние номера, фамилии руководителя отдела и конкретные номера кабинетов в данной статье частично скрыты (маскированы символами *) в соответствии с политикой защиты персональных данных и служебной информации. Для получения актуальных внутренних контактов рекомендуется обращаться через единый справочный телефон Администрации или систему электронного документооборота.