Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Ситуация, когда руководитель или HR-менеджер просит написать объяснительную записку, знакома многим работникам. Это стандартная процедура, зафиксированная в Трудовом кодексе РФ, однако вокруг неё ходит множество мифов и страхов. В этой статье подробно разберем, что такое объяснительная записка, зачем она нужна, как её правильно составить и что будет после её написания (или отказа от написания) на году.

Что такое объяснительная записка с правовой точки зрения

Согласно ст. 193 ТК РФ, перед применением дисциплинарного взыскания работодатель обязан запросить у сотрудника письменное объяснение. Объяснительная записка — это служебный документ, в котором работник излагает причины совершенного проступка (опоздания, отсутствия, нарушения инструкции и т.д.).

Цель: Установить обстоятельства дела, понять, была ли вина у сотрудника, и были ли обстоятельства непреодолимой силы.
Срок: Работнику дается 2 рабочих дня на предоставление объяснения (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).
Форма: Строгой унифицированной формы (бланка) не существует, используется свободная форма на листе А4 или бланке компании.

Основные ситуации, когда требуют объяснительную

Чаще всего объяснительную просят написать в следующих случаях:

Опоздания (даже на 5–10 минут, если это зафиксировано табелем учета рабочего времени).
Прогулы (отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд без уважительной причины).
Невыполнение или некачественное выполнение должностных инструкций.
Нарушение внутреннего трудового распорядка (курение в неположенном месте, нарушение дресс-кода, пользовательство имуществом компании в личных целях).
Конфликтные ситуации или нарушение субординации.
Повреждение имущества работодателя.

Что будет, если написать объяснительную?

Многие боятся, что сама фактура написания записки автоматически влечет наказание. Это не так. Вот реальный сценарий:

Сценарий А: Причина уважительная (болезнь, ДТП, форс-мажор, задержка общественного транспорта с подтверждением)

Руководитель рассматривает объяснение.
При наличии подтверждающих документов (справка, билет, акт ДТП) взыскание не применяется.
Записка остается в личном деле или деле дела как подтверждение того, что процедура соблюдена.

Сценарий Б: Причина неуважительная (просто проспал, забыл, не захотел идти)

Руководитель принимает решение о взыскании в течение срока, установленного ТК РФ (обычно в течение месяца после обнаружения проступка, но не позднее 6 месяцев со дня совершения).
Возможные виды взысканий (ст. 192 ТК РФ): замечание, выговор, увольнение (последнее, только за грубые или повторные нарушения).
Важно: Грамотно написанная объяснительная с извинениями и обещанием не повторять может смягчить решение руководителя до минимального взыскания (замечание) или даже отмены взыскания по усмотрению начальника.

Сценарий В: Отказ от написания объяснительной

Если сотрудник отказывается писать записку в течение 2 рабочих дней:

Работодатель составляет Акт об отказе от предоставления объяснения (в присутствии не менее 3-х свидетелей).
Отсутствие объяснения не лишает работодателя права наложить взыскание.
Суд в 99% случаев стоит на стороне работодателя, если процедура составления акта соблюдена.

Как правильно написать объяснительную: структура и образец

Не существует строгого бланка, но деловая переписка требует соблюдения структуры. Ниже приведен универсальный алгоритм и образец.

Обязательные реквизиты («Шапка»):

Кому: Должность, ФИО руководителя (генерального директора, владельца) в дательном падеже. Например: Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от менеджера отдела продаж Петрова П.П.*
«ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» (по центру строки).
Суть события: Четко и без эмоций описать, что произошло. Например: « г. я опоздал на работу на 45 минут…»
Причина: Указать истинную причину. Если есть доказательства, сослаться на них («Имею справку от врача», «Приложен билет на автобус №* с отметкой задержки»).
Просьба/Позиция: «Прошу принять к сведению», «Прошу не применять взыскание ввиду уважительной причины», «Признаю вину, гарантирую недопущение в будущем».
Дата и подпись: Текущая дата , расшифровка подписи.

Образец объяснительной за опоздание (универсальный)

 Генеральному директору ООО «Вектор»
 Иванову Ивану Ивановичу
 от менеджера отдела логистики
 Петрова Петра Петровича ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
 г. в 09:15 я прибыл на рабочее место, что составляет опоздание на 15 минут относительно установленного графика начала работы (09:00).
Причиной опоздания стала вынужденная остановка маршрутного такси № * на ул. * из-за аварийной ситуации на дороге (ДТП без пострадавших, движение было заблокировано на 20 минут). Подтверждением служит фото с места события на телефоне (время съемки 08:55) и сообщение в чате пассажиров маршрута.
Прошу принять мое объяснение к сведению и не применять ко мне дисциплинарное взыскание, так как опоздание вызвано обстоятельствами непреодолимой силы, не зависевшими от моей воли.
 г. Подпись _____________ /Петров П.П./ 

Главные ошибки при написании (чтобы не навредить себе)

Эмоции и оскорбления: «Мой идиотский начальник заставил…» — так вы только ухудшите ситуацию. Пишите сухо, официально-деловитым стилем.
Ложь: Если вы напишете «Автобус сломан», а диспетчер подтвердит, что автобус ходил по графику — это повод для выговора за заведомо ложные объяснения (п. «б» ч. 6 ст. 81 ТК РФ — грубое нарушение Pflicht).
Отказ от подписи акта: Если вы не согласны с актом отказа, пишите в акте: «С актом не согласен, объяснение предоставлю в судебном порядке» и ставите подпись. Отказ подписывать акт не отменяет его юридической силы.
Пропуск срока: Если вы в больничном или командировке — срок 2 дней начинает течь с дня выхода на работу. Не упустите этот момент.

Можно ли написать объяснительную от руки или на компьютере?

Оба варианта допустимы законом. Однако:

От руки: Традиционный вариант, сложнее оспорить подлинность подписи, быстрее сдать «здесь и сейчас».
На компьютере: Удобнее, читаемее, можно сразу распечатать в 2 экземплярах (один сдаете, второй с отметкой о принятии оставляете себе). Рекомендация: Печатайте на компьютере, если есть возможность, — это выглядит профессиональнее.

Сроки рассмотрения и взыскания

После сдачи объяснительной работодатель не может вечно держать вопрос открытым.

Взыскание должно быть наложено не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (исключено время болезни/отпуска).
С момента совершения проступка прошло не более 6 месяцев (или 2 года по результатам аудита/ревизии).
Одно взыскание за один проступок. Нельзя дать и замечание, и выговор за одно опоздание.
Взыскание считается снятым через 1 год со дня наложения, если сотрудник не подвергался новым взысканиям.

Частые вопросы (FAQ)

Мне заставляют написать объяснительную за то, чего не было. Что делать?

Пишите объяснительную по факту: «В объяснении к протоколу от г. сообщаю, что факта моего опоздания не было. Я пришел в 08:55, что подтверждается записью системы контроля доступа (СКУД) и показаниями коллег Иванова С.С. и Сидорова С.С. Прошу проверить данные СКУД». Не отказывайтесь писать — это ваша защита.

Могут ли уволить за одну объяснительную?

За одно негрубое нарушение (опоздание, небольшое нарушение инструкции) — нет. Увольнение возможно только за грубое нарушение (прогул, явка в состоянии опьянения, кража, разглашение гостайны) или при систематических нарушениях (уже есть действующее взыскание).

Нужно ли давать копию объяснительной работнику?

Закон не обязывает выдавать копию сразу, но вы имеете право потребовать вторую копию с отметкой о принятии (дата, подпись принявшего, печать/штамп HR) для себя. Это ваша гарантия того, что документ не потеряется и не будет подменен.

Резюме: алгоритм действий, если просят написать объяснительную

Не паникуйте и не отказывайтесь. Отказ хуже любой записки.
Уточните дедлайн. Закон дает 2 рабочих дня. Если нужно время на сбор справок — скажите: «Напишу завтра утром, принесу справку».
Соберите доказательства (справки, чеки, фото, скриншоты, свидетели).
Напишите по фактам. Без эмоций, без лишних деталей личной жизни. Только: Дата, Время, Событие, Причина, Доказательства, Просьба.
Сдайте в 2 экземплярах. Один, начальнику/HR, второй — у себя с отметкой о получении.
Ждите приказа. Если взыскание несправедливо — его можно обжаловать в ГИТ (Государственная инспекция труда) или в суде в течение 3 месяцев.

Помните: Объяснительная записка, это не приговор, а ваше конституционное право на защиту (ст. 51 Конституции РФ в сочетании со ст. 193 ТК РФ). Используйте этот инструмент грамотно, чтобы сохранить репутацию и работу. Действуйте спокойно, по закону и по фактам.

Статья подготовлена на основании действующего Трудового кодекса РФ и судебной практики по состоянию на г. Данная информация носит ознакомительный характер. В сложных трудовых спорах рекомендуется консультация с трудовой инспекцией или юристом по трудовому праву.