Деятельность нотариуса неразрывно связана с обеспечением правопорядка и защитой прав граждан. Для качественного исполнения своих полномочий нотариус имеет право формировать свой аппарат — нанимать помощников‚ секретарей и других сотрудников. Однако‚ в отличие от обычных ИП или организаций‚ нотариус выступает в роли работодателя со специфическим правовым статусом. В данной статье подробно разберем процедуру приема на работу‚ опираясь на Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)‚ Основы законодательства о нотариате (ФЗ № 4462-1) и приказах Минюста России.

Правовая основа: кто такой работодатель-нотариус?

Согласно статье 19.2 Основ законодательства РФ о нотариате (введена ФЗ от № 457-ФЗ)‚ нотариус для обеспечения своей деятельности имеет право нанимать работников. В отношении этих лиц нотариус осуществляет права и несет обязанности работодателя‚ предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами РФ.

Важно: Трудовые отношения возникают на основании трудового договора‚ заключаемого в соответствии со статьей 16 ТК РФ. Нотариус не является юрлицом‚ но обладает правомочиями работодателя-физического лица с особыми особенностями.

Категории работников нотариуса

Нотариус может нанять следующие категории специалистов (перечень не исчерпывающий):

• Помощник нотариуса, лицо‚ имеющее высшее юридическое образование‚ прошедшее стажировку и квалификационный экзамен‚ включенное в реестр кандидатов в нотариусы (для выполнения отдельных нотариальных действий по поручению нотариуса).
• Секретарь нотариуса — обеспечивает организационно-техническое обеспечение деятельности нотариуса (ведение документации‚ прием граждан‚ работа с реестрами).
• Иные работники — водители‚ уборщицы‚ охрана‚ системные администраторы и т.д.

Особое внимание: замещение временно отсутствующего нотариуса осуществляется в порядке‚ установленном Приказом Минюста России от № 148 («Порядок замещения»). Это процедура отдельная от найма штатного сотрудника.

Пошаговый алгоритм приема на работу

Этап 1. Подбор кандидата и проверка соответствия требованиям

Для должности помощника нотариуса установлены строгие квалификационные требования (высшее юр. образование‚ стажировка‚ экзамен‚ отсутствие судимостей и т.д. по ст. 19.2 Основ закона о нотариате). Для секретаря и прочих сотрудников требования определяет сам нотариус в локальных актах или должностных инструкциях.

Этап 2. Получение документов от работника (ст. 65 ТК РФ‚ ст. 24 КЗоТ)

Перед заключением договора работник обязан представить:

1. Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность (для иностранцев — разрешение на работу/патент и т.д.).
2. Трудовую книжку (в бумажном виде‚ если она есть у работника и он не перешел на электронный вариант до 2020 г.) ИЛИ сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц (СТД-Р / ЭТК)‚ если трудовая книжка ведется в электронном виде.
3. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета).
4. Военный учетный документ (для военнообязанных).
5. Документы об образовании и квалификации (диплом‚ свидетельство о стажировке‚ аттестат помощника нотариуса — обязательно для помощников).
6. Медицинскую книжку / справку (если работа связана с вредными факторами или предписано законом).

Запрещено требовать справки о несудимости (кроме случаев‚ прямо предусмотренных законом)‚ характеристики с прошлых мест работы‚ справки о доходах и иные документы‚ не указанные в ст. 65 ТК РФ.

Договор составляется минимум в 2 экземплярах (один у нотариуса‚ один у работника). Обязательные условия (ст. 57 ТК РФ):

• Место работы (адрес нотариальной конторы: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ кв. ).
• Должность (помощник нотариуса‚ секретарь и т.д.).
• Трудовая функция (описание обязанностей).
• Срок договора (обычно неопределенный‚ срочный, только по основаниям ст. 59 ТК РФ).
• Условия оплаты труда (оклад‚ доплаты‚ режим выплат).
• Режим работы и отдыха (график‚ сменность‚ отпуска).
• Гарантии и компенсации (если работа вредная/опасная/выездная).

Критически важный нюанс для нотариусов: Если нотариус не принял локальные нормативные акты (ЛНА) (Правила внутреннего трудового распорядка‚ Положение об оплате труда и т.д.)‚ он обязан использовать Типовую форму трудового договора‚ утвержденную Постановлением Правительства РФ от № 858. Отказ от ЛНА не освобождает от соблюдения гарантий ТК РФ (оплачиваемые отпуска‚ больничные‚ выходные дни).

Этап 4. Издание приказа о приеме на работу

На основании трудового договора нотариус издает приказ (распоряжение) о приеме на работу. Единой обязательной формы (Т-1) для работодателей-физических лиц не установлено‚ можно использовать свой бланк с обязательными реквизитами (номер‚ дата‚ ФИО работника ‚ должность‚ отдел‚ оклад‚ дата вступления в должность‚ основание — договор № от *).

Этап 5. Оформление кадровых документов

• Личная карточка работника (форма Т-2), заполняется работником‚ подписывается нотариусом.
• Карточка учета рабочего времени (форма Т-13 или Т-12) — для учета отработанного времени.
• Карточка учета выплат и страховых взносов — для бухгалтерии/СФР.
• Запись в трудовую книжку (если бумажная) — в течение 5 рабочих дней со дня вступления в должность (ст. 66 ТК РФ). Запись делается нотариусом (работодателем) с указанием наименования: Нотариус * (ФИО нотариуса *)‚ номер свидетельства нотариуса *.

Этап 6. Обязательные инструктажи

До допуска к работе провести:

1. Вводный инструктаж по охране труда (журнал регистрации).
2. Первичный инструктаж на рабочем месте (по программам‚ утвержденным нотариусом).
3. Инструктаж по информационной безопасности / коммерческой тайне (если установлен режим тайны).

Этап 7. Отчетность в Социальный фонд России (СФР)

В течение одного рабочего дня с момента приема на работу (даты вступления в должность по приказу) необходимо сдать в СФР форму ЕФС-1 (подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»). Это подтверждает факт официального трудоустройства и начало начисления страховых взносов.

Особенности трудового договора с помощником нотариуса

Договор с помощником имеет свою специфику:

• Предмет договора: выполнение нотариальных действий по поручению нотариуса (ст. 19.2 Основ закона о нотариате).
• Ответственность: Помощник несет материальную ответственность за причиненный вред в порядке‚ предусмотренном ГК РФ и законом о нотариате (ст. 238 ТК РФ — полная материальная ответственность может быть установлена договором).
• Конкурентное ограничение: После увольнения помощник не может занимать должность нотариуса в том же нотариальном округе в течение 1 года (п. 4 ст. 19.2 Основ закона о нотариате) — это можно закрепить в договоре.
• Конфиденциальность: Строгий пункт о неразглашении нотайной тайны (ст. 7 Основ закона о нотариате).

Социальные гарантии и налогообложение

Работники нотариуса (по трудовому договору) имеют полный пакет социальных гарантий ТК РФ:

• Ежегодные оплачиваемые отпуска (основной 28 к.д.‚ дополнительные — за вредность‚ нерегулярный график и т.д.).
• Оплата временной нетрудоспособности (больничных) за счет СФР (нотариус оформляет лист нетрудоспособности и передает данные в СФР).
• Декретные отпуска и пособия.
• Гарантии при сокращении штата/ликвидации деятельности нотариуса (выплата пособия по безработице‚ среднего заработка).

Налоги и взносы: Нотариус выступает налоговым агентом по НДФЛ (13% / 30% для нерезидентов) и плательщиком страховых взносов в СФР (30% в пределах лимита‚ 15.1% сверх лимита — ОПС + ВНИМ + ОМС). Расходы на оплату труда и взносы учитываются нотариусом при определении дохода от профессиональной деятельности (п. 1 ст. 255 НК РФ — к расходам на оплату труда относятся заработная плата‚ взносы‚ иные выплаты по трудовому/коллективному договору).

Типичные ошибки и риски

1. Оформление по ГПХ (договор подряда/услуг) вместо трудового договора. Риск: переквалификация судами/налоговой в трудовые отношения‚ начисление взносов‚ штрафов‚ пени (ст. 19.1 КоАП РФ‚ ст. 122 НК РФ). Признаки трудовых отношений: подчинение внутреннему распорядку‚ систематическая выплата‚ личное исполнение‚ предоставление инструментов/места работы нотариусом.
2. Отсутствие записи в трудовую книжку / несдача ЕФС-1 в срок. Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (на должностных лиц, до 20 000 руб.‚ на ИП/нотариуса — до 50 000 руб. или дисквалификация).
3. Нарушение квалификационных требований к помощнику. Невозможность выполнения нотариальных действий‚ риск аннулирования совершенных действий.
4. Игнорирование охраны труда. Отсутствие инструктажей‚ оценки условий труда (СОУТ)‚ выдачи СИЗ, штрафы ГИТ‚ риски при травмах.

Прекращение деятельности нотариуса: что с работниками?

Если нотариус прекращает деятельность (уходит на пенсию‚ лишается лицензии‚ умирает)‚ это основание для расторжения трудовых договоров по п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (ликвидация организации/работодателя-физлица).

• Уведомить работников за 2 месяца (письменно под роспись).
• Выплатить пособие по безработице (1 средний месячный заработок) и сохранение зарплаты на период трудоустройства (до 2 месяцев‚ в исключительных случаях до 3 месяцев).
• Выдать трудовую книжку / сформировать СТД-Р в день увольнения.
• Рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск.

Резюме: чек-лист для нотариуса при найме

Прием работника нотариусом — это процедура‚ требующая строгого соблюдения трудового законодательства с учетом специфики нотариальной деятельности. Ключевые столпы: правильная квалификация сотрудника (особенно помощника)‚ заключение трудового договора (не ГПХ) с учетом Типовой формы при отсутствии ЛНА‚ своевременная отчетность в СФР (ЕФС-1) и обеспечение социальных гарантий. Грамотное оформление с первого дня защищает нотариуса от проверок ГИТ‚ СФР‚ налоговой и судебных исков со стороны сотрудников.

Примечание: Данная статья носит информационный характер. При оформлении конкретного сотрудника рекомендуется проконсультироваться с кадровиком или юристом‚ специализирующимся на трудовом праве нотариальных контор. Данные о конкретных лицах (ФИО ‚ адреса ‚ телефоны *) в примерах замаскированы в соответствии с политикой конфиденциальности.