Государственные архивы Республики Беларусь играют ключевую роль в сохранении исторической памяти страны, обеспечении прав граждан на доступ к информации и защите документального наследия. Их деятельность строго регламентирована законодательством. В данной статье мы подробно рассмотрим основные положения Правил работы государственных архивов Республики Беларусь.
Нормативно-правовая база
Деятельность государственных архивов регулируется целым рядом нормативных правовых актов:
- Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве» от № 323-З — основополагающий документ, определяющий правовые основы архивного дела;
- Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от № 119 — утверждает действующие Правила работы государственных архивов;
- Постановление Министерства юстиции от № 143, утверждает Правила работы архивов государственных органов и иных организаций;
- Постановление Министерства юстиции от № 118 — внесло изменения в ранее действовавшие правила;
- отдельные правила работы с аудиовизуальными документами;
- Указ Президента Республики Беларусь от № 188 «О расширении использования государственными организациями информационно-коммуникационных технологий».
Статус и функции государственного архива
Государственный архив является государственным учреждением, финансируемым из бюджета Республики Беларусь. Основные функции архива:
- приём и постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь (НАФ);
- осуществление владения, пользования и распоряжения хранящимися документами государственной части НАФ;
- обеспечение сохранности архивных документов;
- предоставление доступа пользователям к открытым документам;
- выполнение работ и оказание услуг, в т.ч. на платной основе.
Порядок работы пользователей в читальных залах
Правила устанавливают чёткий порядок работы пользователей с открытыми документами в читальных залах государственных архивов:
- доступ к документам предоставляется при отсутствии ограничений, установленных законодательством Республики Беларусь или организациями и гражданами, в процессе деятельности которых образовались документы;
- пользователи обязаны соблюдать требования по обеспечению сохранности документов;
- публикация фотографий и образов архивных документов допускается только с письменного разрешения (в электронной или печатной форме) администрации архива;
- за нарушение правил виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Передача документов на государственное хранение
Организации, сдающие документы в государственные архивы, обязаны соблюдать установленный порядок:
- составление графика передачи дел на постоянное хранение в государственный архив;
- представление годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-проверочных комиссий;
- проведение экспертизы ценности документов;
- при необходимости — выполнение работ по подготовке документов организацией, сдающей документы, или государственным архивом на платной основе.
Работа с аудиовизуальными документами
Отдельные правила регламентируют работу с аудиовизуальными документами (кино-, фото-, фонодокументами):
- установлены особые требования к условиям хранения;
- регламентирован порядок транспортировки и перемещения аудиовизуальных документов;
- определена ответственность лиц, допустивших нарушения при обращении с такими документами.
Контроль и надзор
Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь. Каждый архивист, в т.ч. начинающий, должен знать о существовании данного органа и его полномочиях.
Последние изменения законодательства
С 4 марта 2023 года вступили в силу изменения, внесённые в Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, а также в Правила работы государственных архивов. Изменения направлены на совершенствование порядка приёма, хранения и использования архивных документов, а также на расширение применения электронных технологий в архивном деле.
Контактная информация (пример оформления)
Для получения консультаций по вопросам работы с архивными документами можно обращаться:
- Государственная инспекция архивов и делопроизводства: г. Минск, ул. Кева, д. ;
- телефон приёмной: +375 (17) —;
- руководитель инспекции: Ив А.**.
Правила работы государственных архивов Республики Беларусь представляют собой комплексный нормативный документ, обеспечивающий сохранность Национального архивного фонда и упорядочивающий доступ граждан и организаций к архивным документам. Соблюдение этих правил обязательно как для работников архивов, так и для пользователей, а регулярное обновление законодательства свидетельствует о стремлении государства совершенствовать архивное дело в соответствии с современными требованиями.