Положение об отделе делопроизводства — это основной локальный нормативный правовой акт‚ регламентирующий статус‚ задачи‚ функции‚ права‚ ответственность и организацию работы структурного подразделения‚ обеспечивающего документооборот в администрации муниципального района. Данный документ является обязательным для любого органа местного самоуправления‚ осуществляющего свою деятельность на основе принципов законности и прозрачности.

Правовая основа и нормативные отсылки

Разработка и утверждение Положения основываются на иерархии нормативных правовых актов:

• Федеральный уровень: Федеральный закон от № 122-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ Федеральный закон от № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (в части архивных функций)‚ Приказ Росархива от № 44 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах…» (как методическая рекомендация для МО).
• Региональный уровень: Законы субъекта РФ об организации местного самоуправления‚ региональные инструкции по делопроизводству (например‚ Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора и Правительства Брянской области‚ утвержденная указом Губернатора от 22 марта 2013 г.; аналогичные акты в Запорожской области — указ Губернатора от № 220-у).
• Местный уровень: Устав муниципального района‚ административный регламент администрации‚ Приказ/Постановление главы администрации района об утверждении данного Положения.

Важно: Нормоконтроль проектируемого Положения обязательно должен пройти через юридический отдел администрации и службу делопроизводства (если таковая имеется в штате вышестоящего уровня) для проверки соответствия обязательным реквизитам и актуальному законодательству. Отсутствие обязательных реквизитов может лишить документ юридической силы.

Типовая структура Положения

Согласно общепринятой практике (образцам Положений об отделах делопроизводства администраций Пограничного‚ Михайловского муниципальных районов и др.)‚ документ состоит из следующих разделов:

1. Общие положения — правовая база‚ подведомственность‚ цели создания отдела.
2. Задачи и функции — детальный перечень полномочий.
3. Права и обязанности руководителя отдела и сотрудников.
4. Организация работы отдела, режим работы‚ взаимодействие со структурными подразделениями.
5. Документальное обеспечение деятельности — виды документов‚ регистрация‚ исполнение‚ контроль.
6. Архивное дело и хранение документов — формирование дел‚ сроки хранения‚ передача в архив.
7. Ответственность и контроль — дисциплинарная‚ административная‚ материальная.
8. Заключительные положения — порядок вступления в силу‚ внесение изменений.

Ключевые функции отдела делопроизводства (содержание раздела «Задачи и функции»)

На основе анализа типовых положений (в т.ч. Отдела делопроизводства‚ контроля и кадров администрации Пограничного МР‚ Административного отдела администраций районов СПб и областей)‚ выделяются следующие блоки функций:

Организация документооборота

• Обеспечение единого режима работы с входящей‚ исходящей и внутренней документацией (бумажная и электронная форма).
• Регистрация документов в журналах учета (или АСУД — автоматизированных системах управления документооборотом) с присвоением регистрационных номеров и дат.
• Распределение документов по исполнителям по указанию руководителя администрации или его заместителей.
• Контроль за сроками исполнения поручений‚ распоряжений и обращений граждан (взаимодействие с отделом контроля).

Методологическое обеспечение и контроль

• Разработка и актуализация Инструкции по делопроизводству в администрации района (утверждается отдельным актом главы администрации‚ напр.‚ Постановлением администрации Михайловского МР Приморского края).
• Нормоконтроль проектов нормативных правовых актов администрации на соответствие требованиям делопроизводства (реквизиты‚ оформление‚ визирование).
• Консультирование сотрудников структурных подразделений по вопросам оформления документов‚ ведения дел‚ пользователей АСУД.

Работа с обращениями граждан и организациями

• Прием‚ регистрация‚ первичная обработка и передача на рассмотрение обращений (заявлений‚ жалоб‚ предложений) в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ».
• Контроль за соблюдением сроков ответа заявителям.

Архивное дело и хранение документов

• Обеспечение учета и хранение законченных делопроизводством дел и документов администрации.
• Оформление дел постоянного и длительного хранения‚ составление описей.
• Подготовка документов к передаче в архив муниципального района (государственный архив субъекта РФ).
• Выдача справок‚ копий‚ выписок из документов по запросам граждан и организаций (в установленном законом порядке).

Информационно-аналитическая работа

• Подготовка аналитических материалов‚ справок‚ информации по вопросам‚ относящимся к компетенции отдела (статистика документооборота‚ исполнительская дисциплина).
• Ведение реестров нормативных правовых актов администрации‚ учет классификационных схем (номенклатуры дел‚ перечней сроков хранения).

Организационная структура и штатное расписание

Штатная численность и структура отдела утверждаются распоряжением/приказом главы администрации района на основании Устава и штатного расписания администрации в целом. Типовая структура может включать:

• Руководитель отдела (начальник отдела / старший специалист / главный специалист).
• Специалисты (эксперты) по документообороту (входящий/исходящий/внутренний).
• Специалисты по работе с обращениями граждан.
• Архивариус / специалист по архивному делу.
• Операционисты / секретари (при наличии канцелярии).

Примечание: В некоторых администрациях (например‚ по образцу Положения об административном отделе) функции делопроизводства объединяются с административным обеспечением (канцелярия‚ секретариат‚ архив) в единый Административный отдел.

Порядок разработки‚ согласования и утверждения Положения

Процедура введения в действие документа строго регламентирована:

1. Инициация: Руководитель администрации (или уполномоченный заместитель) поручает разработку проекта руководителю отдела делопроизводства (или управляющему делами).
2. Разработка проекта: Руководитель отдела делопроизводства совместно с руководителем надзорного подразделения (юридическим отделом‚ отделом контроля) готовит проект.
3. Внутреннее согласование: Проект направляется на визирование (согласование) в:
   • Юридический отдел (на соответствие законодательству).
   • Финансовый/экономический отдел (на соответствие штатному расписанию и фонду оплаты труда).
   • Отдел кадров (на соответствие трудовым функциям).
   • Заместителям главы администрации‚ курирующим вопросы документооборота и кадров.
4. Нормоконтроль: Проведение службы делопроизводства (или уполномоченного лица) проверки обязательных реквизитов документа.
5. Утверждение: Подписание Приказа (Распоряжения‚ Постановления) главы администрации района об утверждении Положения.

   Пример реквизита утверждающего акта: «УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации * муниципального района от * * г. № *» (даты и номера маскируются).

6. Вступление в силу: Обычно — с момента подписания или с даты‚ указанной в приказе об утверждении. Обязательное ознакомление сотрудников отдела и заинтересованных подразделений под роспись.

Взаимодействие с другими подразделениями

Эффективная работа отдела делопроизводства невозможна без жестко зафиксированных в Положении связей:

Ответственность и контроль за деятельностью отдела

Раздел «Ответственность» Положения должен предусматривать:

• Ответственность руководителя отдела за своевременное и качественное исполнение возложенных задач‚ сохранность документов‚ соблюдение режима конфиденциальности (Гос. тайна‚ ком. тайна‚ ПДн).
• Ответственность специалистов за нарушение сроков регистрации‚ исполнения‚ утерю документов‚ нарушение правил оформления.
• Порядок проведения плановых и внеплановых проверок (ревизий) состояния делопроизводства в структурных подразделениях администрации (обычно ежеквартально или раз в полугодие).
• Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности (замечание‚ выговор‚ увольнение) в соответствии с ТК РФ.

Особенности актуализации Положения (актуально на 2026 год)

С учетом перехода на полноценный электронный документооборот (ЭДО) и внедрения «Госуслуг. Решаем вместе»‚ ЕИССО‚ СМЭВ 3‚ Положение должно содержать нормы‚ регулирующие:

• Порядок работы с электронными документами‚ усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП).
• Требования к формированию электронных дел и их передаче в электронный архив.
• Взаимодействие через межведомственный электронный документооборот (МЭДО) с вышестоящими органами власти (Администрацией Губернатора‚ Правительством области/края) и подведомственными учреждениями.
• Обеспечение информационной безопасности при обработке персональных данных в АСУД (согласно 152-ФЗ и приказам ФСТЭК/ФСБ).

Положение об отделе делопроизводства администрации района — это не просто формальный документ для профорга‚ а рабочий инструмент управления качеством административной деятельности. Грамотно составленное Положение‚ основанное на актуальном законодательстве (Приказ Росархива № 44‚ региональные Инструкции‚ Устав МО) и учитывающее специфику конкретной администрации (штатная численность‚ наличие АСУД‚ объем документооборота)‚ позволяет:

• Исключить дублирование функций между отделами (делопроизводство‚ контроль‚ кадры‚ админ. отдел).
• Обеспечить юридическую значимость исходящих документов администрации.
• Сократить сроки рассмотрения обращений граждан.
• Гарантировать сохранность архивного фонда муниципального образования.

Рекомендуется проводить ревизию Положения не реже одного раза в 2–3 года или при каждом существенном изменении законодательства о делопроизводстве‚ структуре администрации или перехода на новые информационные системы.

Примечание: В статье использованы обобщенные данные типичных Положений об отделах делопроизводства администраций муниципальных районов (Пограничный МР‚ Михайловский МР‚ администрации Брянской‚ Запорожской областей‚ Колпинского/Кронштадтского районов СПб). Конкретные реквизиты утверждающих актов (номера‚ даты‚ ФИО руководителей) в рабочих документах заполняются в соответствии с актуальными приказами главы конкретного района. Персональные данные и контактные телефоны в публичных версиях документов подлежат маскировке (*).