Процесс передачи почтовых отправлений в категорию «нерозданные» и их последующее хранение (архивирование) строго регламентируется Правилами оказания почтовой связи (утв. Постановлением Правительства РФ). Ниже представлен подробный разбор процедур, касающихся оформления накладных и реестров при передаче отправлений на хранение на почтамты и в узлы связи, основанный на действующем законодательстве (ст. 634–636 Правил).
Правовые основания передачи в нерозданные
Согласно статье 634 Правил, внутренние и международные почтовые отправления, возвращенные в места приема или по адресу отправителя при невозможности вручения, хранятся в течение одного месяца.
По истечении этого срока, а также в случаях, установленных статьей 635, отправления переводятся в разряд нерозданных. К ним относятся:
- Неврученные отправителям отправления по истечении сроков хранения.
- Вынутые из почтовых ящиков письма и бандероли без адресов или с неполными/неясными адресами.
- Не врученные адресатам простые и доплатные отправления без адресов отправителей.
- Посылки со смытыми адресами и поврежденные отправления, которые невозможно вручить или вернуть.
- Документы (паспорта, военные билеты и др.), вынутые из корреспонденции — передаются в соответствующие организации в течение трех дней.
Важно: Передача в нерозданные производится только после использования всех возможностей к вручению и тщательной проверки причин невручения. В необходимых случаях к отправлению прикладывается справка адресного бюро (группы).
Места хранения и периодичность передачи
Согласно статье 636, нерозданные отправления хранятся:
- На почтамтах;
- На предприятиях перевозки почты;
- В узлах связи;
- Нерозданные переводы — в БКП (Бюро курьерской почты / кассовых операций).
Передача нерозданных отправлений на хранение осуществляется не реже одного раза в месяц.
Оформление сопроводительных документов (Накладные и Реестры)
Это ключевой этап архивирования. Документы составляются в двух экземплярах и подписываются начальником цеха (участка), отделения связи или их заместителями. В верхней части реестров и накладных обязательно делается отметка: «Нерозданные».
Общие требования к оформлению
- На оболочке писем/бандеролей, на оборотной стороне переводов или сопроводительных адресах к посылкам указывается причина передачи в нерозданные.
- Обоснованность отметки проверяется и подписывается ответственным лицом.
- На адресной стороне отправлений должно быть написано: «На хранение».
Специфика документов по видам отправлений
А) Простые, доплатные и заказные отправления (Письма, бандероли), Реестр
Отсылаются при реестре, в котором фиксируется:
- Простые письма: общий количественный итог.
- Доплатные отправления: общий количественный итог с указанием суммы доплатного сбора.
- Заказные письма и бандероли: запись номеров и мест приема.
Б) Посылки, ценные письма и ценные бандероли — Накладная (Форма № 1 / Накладная ф. 1)
Это основной документ для ценных и тяжелых отправлений. В накладной записываются:
- Номера дробью: в числителе — номер по тетради ф. 1, в знаменателе — входящий номер по накладной.
- Сумма оценки.
- Наименование места приема.
- При наличии — сумма наложенного платежа.
- Дополнительно для посылок: сумма всей платы, не полученной с отправителя за досылку, возвращение и хранение посылок до момента передачи их в нерозданные.
В) Поврежденные и со смытыми адресами отправления (без установленных подавательских данных)
Приписываются по видам счетом (без детальной нумерации каждого экземпляра).
Г) Переводы (в т.ч. наложенного платежа) — Отдельный реестр
Составляется отдельный реестр с указанием:
- Номеров дробью: в числителе — номер по тетради ф. 5 или по почтово-кассовому аппарату, в знаменателе — входящий номер по реестру.
- Суммы каждого перевода.
- Общего количества переводов.
- Для переводов наложенного платежа: после суммы указывается место приема.
Процедура передачи переводов в нерозданные
Нерозданные переводы отправляются почтамтами и узлами связи при очередной отправке переводной отчетности. Это отличает их от обычной корреспонденции, которая передается по ежемесячному графику.
Контроль и ответственность
Каждый экземпляр накладной и реестра (первый и второй) подписывается уполномоченным лицом (начальником цеха/участка/отделения или заместителем). Один экземпляр остается у передающей стороны, второй — сопровождает отправления на место хранения (архив почтамта/узла связи).
Резюме для архивиста/оператора почтамта:
- Проверьте наличие отметки «Нерозданные» на документе.
- Убедитесь в наличии двух экземпляров и подписей ответственных лиц.
- Сверьте нумерацию (дробь: тетрадь/накладная) для заказных/ценных отправлений.
- Проверьте заполненность граф: оценка, наложенный платеж, место приема, неполученная плата (для посылок).
- Обеспечьте раздельное хранение реестров писем и накладных посылок/ценностей.
Статья подготовлена на основании текста Правил оказания почтовой связи (ст. 634–636). Данные актуальны на . Контактные данные ответственных лиц (ФИО, телефоны конкретных отделений) в соответствии с политикой конфиденциальности скрыты (*).