Ситуация, когда ключевой сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, а его обязанности необходимо передать другому лицу, — стандартная для любого бизнеса. Однако с точки зрения трудового права существует фундаментальное различие между «совмещением обязанностей» и «временным переводом». От правильного выбора правовой конструкции зависят: необходимость согласия работника, порядок оплаты труда, риски проверок ГИТ и судебных споров.

В статье подробно разберем актуальную на судебную практику, позицию Минтруда России (в т.ч. Письмо от № 14-6/ООГ-2038), пошаговый алгоритм оформления и дадим готовые образцы документов с замаскированными персональными данными.

Две правовые модели: что выбрать?

ТК РФ предлагает два основных механизма передачи обязанностей отсутствующего работника:

1. Внутреннее совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ). Основной работник сохраняет свое рабочее место, а замещающий лицо выполняет его обязанности параллельно со своими основными.
2. Временный перевод на другую работу (ст. 72.1 – 72.2 ТК РФ). Работник полностью освобождается от своих основных обязанностей и переводится на вакантную должность уходящего в отпуск коллеги.

Таблица ключевых различий

Рекомендация: В 90% случаев замены на период отпуска оптимальнее и безопаснее оформлять внутреннее совмещение (ст. 60.2 ТК РФ). Временный перевод оправдан, только если обязанности несовместимы (например, охранник заменяет бухгалтера) или работник письменно просит освободить его от основной работы.

Критически важно: Позиция Минтруда России от (Письмо № 14-6/ООГ-2038)

В предоставленной информации указано, что Минтруд России высказался по применению ст. 72.2 ТК РФ (перевод без согласия работника).

Суть разъяснения: Статья 72.2 ТК РФ позволяет переводить работника без его согласия только в исключительных случаях: простой, авария, стихийное бедствие, эпидемия и т.д. — на срок до 1 месяца.

Практический вывод: Любая попытка оформить замену уходящего в отпуск сотрудника через «перевод без согласия» (ст. 72.2 ТК РФ) будет признана нарушением трудового законодательства. Инспекторы ГИТ и суды будут восстанавливать работника на прежней должности с выплатой за вынужденный прогуль. Согласие замещающего работника обязательно в 100% случаев замены на отпуске.

Пошаговый алгоритм оформления (на примере совмещения ст. 60.2 ТК РФ — самый частый вариант)

Шаг 1. Проверка противопоказаний

• Нельзя привлекать: беременных, несовершеннолетних (кроме легкого труда), работников вредных/опасных производств (если совмещение усугубляет вредность).
• Совмещение не должно привести к превышению нормы рабочего времени (сверхурочные оплачиваются отдельно).

Шаг 2. Получение письменного согласия / заявления

Работник пишет заявление от своего имени. Образец см. ниже (Раздел 5).

Это основной документ. В нем фиксируются: новые обязанности, срок действия, размер доплаты, режим работы.

Шаг 4. Издание Приказа (Распоряжения)

По форме Т-5 (приказ о приеме на работу — для совмещения) или свободной форме с указанием основания (доп. соглашение). В трудовую книжку запись НЕ вносится. В СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности) запись также не вносится (совмещение не является приемом на работу).

Шаг 5. Ознакомление под роспись

Работник ознакомляется с приказом и доп. соглашением под личную подпись за 3 календарных дня до начала совмещения (рекомендация для доказательства своевременности).

Шаг 6. Завершение совмещения

По возвращении основного работника издается приказ о прекращении совмещения (основание — истечение срока доп. соглашения / заявление работника). Доплата перестает выплачиваться со следующего дня.

Образцы документов (Персональные данные замаскированы: )

Образец 1. Заявление работника на совмещение (ст. 60.2 ТК РФ)

К Генеральному директору ООО «»
И.О. * *
от работника отдела 
 * 
(ФИО полностью)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить мне временно совмещать обязанности  (наименование должности основного работника, уходящего в отпуск)
отдела * на период ежегодного оплачиваемого отпуска * * *
(ФИО основного работника)
с * по * 2026 г. (даты отпуска основного работника).

С условиями совмещения (объем обязанностей, размер доплаты, режим работы) ознакомлен(а), согласен(на).

Приложение: копия паспорта (стр. , ), СНИЛС № -*- .
«___» _____________ 2026 г. _____________ /  * * /
 (подпись) (расшифровка подписи)

Образец 2. Дополнительное соглашение к трудовому договору (Ключевой документ)

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № *
к Трудовому договору № * от «___» _______ 20__ г.

г. , «___» _____________ 2026 г.

ООО «», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора * * , действующего на основании Устава, с одной стороны, и г-н(жа)  * *, именуемое в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:

Предмет соглашения
В целях обеспечения бесперебойной работы организации на период ежегодного оплачиваемого отпуска работника * * * (далее — «Основной работник»), занимающего должность * (код по ОКЗ/ОКПДТР: ), Работник дает согласие на временное совмещение обязанностей данной должности со своими основными трудовыми функциями (должность  отдела ) в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ.

Срок действия
Настоящее Соглашение вступает в силу с  2026 г. и действует до * 2026 г. включительно (даты совпадают с периодом отпуска Основного работника).
По истечении срока или при досрочном выходе Основного работника на работу Соглашение прекращает действие автоматически, о чем издается соответствующий Приказ Работодателя.

Трудовая функция и режим работы
Работник выполняет трудовые функции Основного работника в объеме: * (перечислить ключевые функции или сослаться на должностную инструкцию № * от ).
Режим работы:  (например, совпадает с режимом Основного работника / установлен отдельно: с пн по пт с 09:00 до 18:00, перерыв 13:00-14:00).
Работодатель обеспечивает Работника необходимыми материалами, инструментами, доступом к ИС (1С, CRM, почта: @.ru).

Оплата труда
За совмещение обязанностей Работнику устанавливается ежемесячная доплата в размере * (*) рублей (или: в размере * % от оклада/тарифной ставки Основного работника).
Доплата выплачивается пропорционально отработанному времени одновременно с заработной платой по основной должности.
При неполном отработке месяца (болезнь, отгул) доплата пересчитывается пропорционально отработанным дням/часам.

Ответственность сторон
За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей по совмещению Работник несет ответственность в соответствии с ТК РФ и локальными актами.
Работодатель гарантирует сохранение основного рабочего места и заработной платы по основной должности.

Прочие условия
Настоящее Соглашение составлено в 2-х экземплярах с равной юридической силой.
Стороны подтверждают, что иные условия Трудового договора № * остаются без изменений.

АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН:

РАБОТОДАТЕЛЬ:
ООО «*»
ИНН  / КПП *
Адрес: г. , ул. , д; , пом. 
Тел.: +7 () --
Р/с №  в АО «» (БИК )
Подпись: _____________ / * *  /
М.П.

РАБОТНИК:
 * *
Паспорт: серия * № , выдан  *
код подразделения -, адрес регистрации: г. , ул. , д. *, кв. 
СНИЛС № -- *
Подпись: _____________ / * *  /

Образец 3. Приказ о совмещении (Форма Т-5 или свободная форма)

ООО «»
ПРИКАЗ № *-ОД
г. , «___» _____________ 2026 г.

О ВРЕМЕННОМ СОВМЕЩЕНИИ ОБЯЗАННОСТЕЙ
На основании:
- ст. 60.2 ТК РФ;
- Заявления г-жа(на)  *  от «___» _______ 2026 г.;
- Дополнительного соглашения №  от «___» _______ 2026 г. к ТД № .

ПРИКАЗЫВАЮ:

Разрешить  * * (таб. № ), работающему на должности  отдела , временно совмещать обязанности  (должность уходящего в отпуск) отдела * на период ежегодного оплачиваемого отпуска * * * с * по  2026 г.

Установить за совмещение обязанностей ежемесячную доплату в размере  (*) рублей в соответствии с п. 4.1 Доп. соглашения № .

Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника отдела кадров  * * (тел.: +7 () --).

Начальнику отдела кадров * *  обеспечить ознакомление данного Приказа под роспись с  *  и направить копию в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Генеральный директор _____________ /  * * /
ООО «» (подпись) (расшифровка)
М.П.

С приказом ознакомлен(а):
_____________ /  * * / «___» _____________ 2026 г.
(подпись работника) (дата ознакомления)

Образец 4. Приказ о прекращении совмещения

ООО «»
ПРИКАЗ № -ОД
г. , «___» _____________ 2026 г.

О ПРЕКРАЩЕНИИ ВРЕМЕННОГО СОВМЕЩЕНИЯ ОБЯЗАННОСТЕЙ

В связи с истечением срока действия Дополнительного соглашения №  от «___» _______ 2026 г. к ТД № * (возвращением на работу Основного работника * *  из ежегодного оплачиваемого отпуска),
ПРИКАЗЫВАЮ:

Прекратить с  2026 г. временное совмещение обязанностей * (должность) г-ном(жей) * * * (таб. № *).


Прекратить выплату доплаты за совмещение обязанностей с  2026 г.
Начальнику отдела кадров  *  внести сведения в личную карточку работника (ф. Т-2) и обеспечить ознакомление с Приказом под роспись.

Генеральный директор _____________ /  *  /
М.П.

С приказом ознакомлен(а):
_____________ /  * * / «___» _____________ 2026 г.

Особенности оформления во ВРЕМЕННОМ ПЕРЕВОДЕ (ст. 72.1 ТК РФ)

Если все же выбран путь перевода (работник пишет заявление «Прошу временно перевести меня…»), процедура сложнее:

1. Доп. соглашение о временном переводе (указывается новая должность, оклад, срок).
2. Приказ о переводе (форма Т-5 или свободная). Основание: доп. соглашение, заявление.
3. Запись в Трудовой книжке (если бумажная) / СТД-Р (электронная):
   • СТД-Р (форма ЕДВ-ТД): Код вида операции, «2.1. Временный перевод». Дата — дата приказа. Основание — номер приказа. Должность — новая (замещаемая). Срок — до возвращения основного работника.
   • Бумажная ТК: Запись: «Временно переведен(а) на должность * отдела * на период отпуска * * * с * по * 2026 г. по приказу № * от *». Подпись, печать.
4. Приказ о возвращении на прежнюю работу по истечении срока (обязателен!).
5. Запись в СТД-Р/ТК о возвращении: Код операции «2.2. Возвращение на прежнюю работу».

Внимание: При временном переводе заработная плата рассчитывается по тарифной ставке/окладу новой должности (ст. 72.1 ТК РФ), но не ниже среднего заработка по прежней работе (если перевод по соглашению сторон). При совмещении (ст. 60.2) доплата устанавливается по договору сторон.

Расчет заработной платы и налоги

Вариант А: Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ)

• НДФЛ: 13% (30% для нерезидентов). Налоговый вычет по основному месту работы предоставляется в полной мере (если доходы не превышают лимиты).
• Страховые взносы: Оплачиваются в полной мере (30% / 15.1% для МСП) с суммы доплаты. Лимиты по базе ПФР/ФСС не применяются к доплате отдельно — они суммируются с основным доходом.
• Отпускные по совмещению: Не начисляются отдельно (отпуск дается по основной работе). Доплата сохраняется только за фактически отработанное время.
• Больничный: Оплата за дни нетрудоспособности, приходящиеся на период совмещения, производится по общим правилам (с учетом стажа), но средний заработок считается с учетом доходов по совмещению за расчетный период.

Вариант Б: Временный перевод (ст. 72.1 ТК РФ)

• Зарплата = Оклад новой должности (пропорционально отработанному времени).
• Взносы и НДФЛ — по общим правилам с новой зарплаты.
• Отпускные за период перевода — по правилам новой должности (если перевод длится > 6 мес., может возникнуть право на отпуск по новой должности, но на период отпуска основного работника это редкость).

Типовые ошибки и риски (Чек-лист для аудита)

• Ошибка 1: Оформление перевода по ст. 72.2 ТК РФ (без согласия) на период планового отпуска. Риск: Штраф ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 т.р. на юрлицо), восстановление на прежней работе через суд, компенсация морального вреда.
• Ошибка 2: Отсутствие письменного заявления/согласия работника. Устная договоренность в суде не доказывается.
• Ошибка 3: Внесение записи в трудовую книжку/СТД-Р при совмещении (ст. 60.2). Это грубое нарушение правил ведения ТК/СТД-Р. Совмещение — не прием на работу и не перевод.
• Ошибка 4: Неиздание приказа о прекращении совмещения/перевода. Работник формально остается на двух должностях бессрочно, что ведет к начислению лишних доплат и путанице в отчетности.
• Ошибка 5: Установка доплаты ниже МРОТ (в пересчете на час) при совмещении, если суммарная зарплата ниже МРОТ по региону. Доплата не может быть ниже пропорциональной части МРОТ за отработанные часы совмещения.
• Ошибка 6: Игнорирование режима рабочего времени. Если совмещение ведет к работе в выходные/праздники без согласия, это работа в неполный рабочий день/сверхурочные с оплатой в 2 размере.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли нанять нового человека (наем) на период отпуска?

Да. Это срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ) — «на период отсутствия временно отсутствующего работника с сохранением за ним рабочего места». Это самый чистый вариант для внешнего найма. В ТК/СТД-Р вносится запись о приеме на срочный договор. По истечении срока — увольнение по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (истечение срока договора).

Что если основной работник ушел в отпуск, а замещающий заболел?

Совмещение: Доплата не начисляется за дни болезни (если не предусмотрено иначе локальным актом/доп. соглашением). Больничный платится по основной ставке (с учетом доходов по совмещению в расчетном периоде).
Перевод: Больничный платится по новой должности (средний заработок за 2 пред. года).

Нужно ли согласовывать с профсоюзом?

При совмещении (ст. 60.2) — нет (это не перевод). При временном переводе (ст. 72.1) — да, если профсоюз есть (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ: «с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации»).

Как оформить, если отпуск основного работника продлили/сократили?

Издается новый приказ (о продлении срока совмещения/перевода или о досрочном прекращении) и подписывается доп. соглашение о изменении срока действия. Даты в приказах и доп. соглашении должны совпадать.

Резюме: «Золотой стандарт» оформления замены в отпуске на 2026 год

1. По умолчанию используйте ст. 60.2 ТК РФ (Внутреннее совмещение). Это минимизирует бумажную волокучу (нет записей в ТК/СТД-Р), не требует согласования с профсоюзом, проще в расчете зарплаты.
2. Обязательный пакет: Заявление работника → Доп. соглашение к ТД (с точными датами, суммой доплаты, перечнем функций) → Приказ о допуске к совмещению → Приказ о прекращении.
3. Никаких ст. 72.2 ТК РФ. Плановый отпуск — не основание для перевода без согласия (Минтруд Письмо от № 14-6/ООГ-2038).
4. Маскировка данных: В внешних отчетах и при передаче образцов третьим лицам всегда заменяйте ФИО, паспорта, СНИЛС, адреса, телефоны, ИНН на *.
5. Контроль сроков: Ведите журнал/реестр совмещений с датами окончания, чтобы не пропустить приказ о прекращении.

Грамотное оформление замены в отпуске — это не только соблюдение ТК РФ, но и защита бизнеса от штрафов ГИТ, доначислений Пенсионного фонда (СФР) и судебных издержек. Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируйте под локальные акты ООО «*» и действуйте строго по алгоритму.

Статья подготовлена на основании ТК РФ, Постановлений Пленума ВС РФ, Письма Минтруда России от № 14-6/ООГ-2038 и судебной практики на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с трудовым юристом.