Санкт-Петербургский государственный университет (СПбГУ) — один из крупнейших вузов страны‚ поэтому его кадровая служба имеет сложную иерархическую структуру. Официальное название подразделения — Управление по работе с персоналом (УКП)‚ в быту часто называемое «Отделом кадров». В данной статье собраны актуальные сведения о контактах‚ структуре и правилах взаимодействия с данным подразделением на основе данных официального телефонного справочника университета (spbu.ru/contacts/phonebook).

Общая информация и почтовый адрес

Главное здание управления по работе с персоналом расположено в историческом центре города. Для отправки официальной корреспонденции‚ заявлений или пакетов документов используется следующий адрес:

Важно: Личный прием посетителей ведется по предварительной записи или в установленные часы приема (см. ниже). Рекомендуется уточнять номер кабинета и этаж заранее по телефону справочной службы.

Телефонные контакты (справочная служба и управление)

Единый справочный телефон университета (автоинформатор/оператор): +7 (812) -28— (доб. *).

Ниже приведены контакты руководства и ключевых специалистов Управления по работе с персоналом‚ актуальные на момент публикации справочника (данные частично замаскированы в соответствии с политикой конфиденциальности):

Руководство Управления по работе с персоналом

• Начальник управления: Ф* И.О. — тел.: 328— (доб. *)
• Заместитель начальника управления: Ф* И.О. — тел.: 328— (доб. *)
• Заместитель начальника управления — начальник отдела: Ф* И.О. — тел.: 323— (доб. *)

Основные отделы и сектора (ключевые направления работы)

Структура Управления включает несколько функциональных отделов. Контакты их руководителей:

1. Отдел кадрового делопроизводства и архива (оформление приема‚ перевода‚ увольнения‚ ведение личных дел‚ трудовых книжек).
   • Начальник отдела: Ф* И.О. — тел.: 328— (доб. *)
2. Отдел подбора и адаптации персонала (вакансии‚ конкурсы‚ стажировки‚ молодежная кадровая политика).
   • Начальник отдела: Ф* И.О. — тел.: 363— (доб. *)
3. Отдел организации труда и заработной платы (тарификация‚ оклады‚ надбавки‚ выплаты‚ отпускные).
   • Начальник отдела: Ф* И.О. — тел.: 328— (доб. *)
4. Отдел социального развития и работы с ветеранами (материальная помощь‚ санаторно-курортное лечение‚ юбилейные платежи).
   • Начальник отдела: Ф* И.О. — тел.: 363— (доб. *)
5. Сектор кадровой аналитики и отчетности (формирование отчетности для Минобрнауки‚ Росстата‚ внутренняя аналитика).
   • Ведущий специалист: Ф* И.О., тел.: 323— (доб. *)

Электронная почта и онлайн-сервисы

Для большинства типовых запросов университет рекомендует использовать электронные каналы связи. Это ускоряет обработку и позволяет сохранить историю переписки.

Основные адреса электронной почты

• Общий адрес Управления по работе с персоналом: hr@spbu.ru (точный адрес уточняйте на сайте в разделе «Структура университета» → «Управление по работе с персоналом»)
• Приемная комиссия / Кадровый центр (для соискателей): job@spbu.ru
• Вопросы заработной платы и начислений: salary*@spbu.ru
• Электронный документооборот (ЭДО) / СЭД: Внутренние служебные записки и заявления направляются через систему СЭД СПбГУ (доступно только для сотрудников с учетной записью).

Примечание: Конкретные адреса почтовых ящиков отделов (например‚ kadry@spbu.ru‚ otdel_kadrov@spbu.ru) могут меняться. Всегда проверяйте актуальность в разделе «Контакты» на официальном сайте spbu.ru.

Режим работы и личный прием

График приема посетителей в Управлении по работе с персоналом‚ как правило‚ соответствует следующему расписанию (подтверждайте по телефону в день визита):

Важные нюансы:

• Для получения справок (2-НДФЛ‚ о заработной плате‚ о стаже) часто не требуется личный визит — их можно заказать через портал «Мой СПбГУ» (личный кабинет сотрудника) или написать на почту отдела кадрового делопроизводства.
• При личном визите обязательно имейте при себе паспорт и удостоверение сотрудника СПбГУ (или доверенность‚ если действуете от имени другого лица).
• Вход в здание Двенадцатой коллегии (Университетская наб.‚ 7/9) осуществляется по пропускам или по спискам на ресепшене/охране.

Часто запрашиваемые услуги и куда обращаться

Оформление на работу (прием на должность)

Куда идти: Отдел подбора и адаптации персонала / Кадровый центр.
Документы: Паспорт‚ СНИЛС‚ трудовая книжка (или СТР)‚ диплом/аттестат‚ военный билет (для воинской обязанности)‚ фото 3×4 (иногда)‚ справка 2-НДФЛ с последнего места работы (за год)‚ медкнижка (если требуется по профессии).
Сроки: Оформление в день обращения при наличии полного пакета и решения конкурсной комиссии/приказа ректора.

Оформление отпуска (основного‚ дополнительного‚ за счет будущего)

Куда идти: Отдел кадрового делопроизводства (ваш кадровый инспектор/специалист по факультету/институту).
Порядок: Заявление пишется за 2 недели до начала отпуска. Приказ готовит кадровый специалист‚ подписывает руководитель структурного подразделения и начальник УКП.

Получение справок (2-НДФЛ‚ о месте работы‚ для банка‚ визы)

Способ 1 (онлайн): Личный кабинет «Мой СПбГУ» → раздел «Справки» → сформировать и скачать с ЭЦП (для 2-НДФЛ) или без.
Способ 2 (почта): Письмо на hr*@spbu.ru с указанием ФИО‚ табельного номера‚ вида справки и адреса получателя (если по почте).
Способ 3 (лично): Окно выдачи справок (пятница 10:00–12:00 или по согласованию).

Вопросы по заработной плате‚ надбавкам‚ удержаниям

Куда идти: Отдел организации труда и заработной платы.
Телефон: 328— (доб. *).
Здесь решают вопросы: перерасчет зарплаты‚ начисление надбавок за стаж/ученическую степень/звание‚ удержания по исполнительным листам‚ материальная помощь.

Работа с личными делами и архивом

Куда идти: Отдел кадрового делопроизводства и архива.
Можно запросить выписку из личного дела‚ копию приказа о приеме/увольнении‚ восстановление утраченной трудовой книжки (дубликата СТР).

Полезные ссылки для сотрудников и соискателей

• Вакансии СПбГУ (официальная биржа труда): job.spbu.ru — здесь публикуются все конкурсные объявления.
• Портал сотрудника «Мой СПбГУ»: my.spbu.ru (требуется авторизация по логину/паролю от корпоративной почты/VPN) — заказ справок‚ просмотр табеля‚ личного дела‚ зарплатных ведомостей.
• Нормативные документы по кадрам: Раздел «Документы» на сайте УКП (локальные нормативные акты: Положение об УКП‚ Положение об оплате труда‚ Правила внутреннего трудового распорядка).
• Профсоюз СПбГУ: Контакты профкома часто дублируют социальные гарантии — полезно для вопросов материальной помощи‚ санаториев‚ отдыха детей.

Советы по эффективному взаимодействию с Отделом кадров

1. Используйте личный кабинет «Мой СПбГУ». 80% бытовых запросов (справки‚ график отпусков‚ зарплатные ведомости‚ табельный номер) решаются там за 2 минуты без звонков и очередей.
2. Знайте своего кадрового специалиста. В СПбГУ практикуется территориальный/факультетский принцип: за каждым институтом/факультетом/управлением закреплен свой инспектор отдела кадрового делопроизводства. Его контакты (телефон‚ почта‚ кабинет) лучше сохранить в записной книжке.
3. Пишите официально. На сложные вопросы (споры по зарплате‚ дискрепанции в стаже‚ отказы в приеме) отвечайте служебной запиской через СЭД или заказным письмом с описью вложения. Устные консультации не имеют юридической силы.
4. Следите за сроками. Заявление на отпуск — за 14 дней. Документы на прием, до даты приказа. Справки для банка/визы готовятся 3–5 рабочих дней.
5. Проверяйте данные в СЭД и на портале. Ошибки в ФИО‚ дате рождения‚ СНИЛС‚ адресе регистрации приводят к сбоям в отчетности ПФР/Налоговой. Сообщайте о неточностях кадровому специалисту сразу.

Управление по работе с персоналом СПбГУ — это крупная машина с четкой внутренней структурой. Ключ к быстрому решению вопроса — понимание‚ какой именно отдел за вами закреплен (подбор‚ делопроизводство‚ зарплата‚ соцвопросы) и использование электронных сервисов (СЭД‚ «Мой СПбГУ»‚ почта hr*@spbu.ru) в первую очередь.

Актуальные номера телефонов (с кодами города 812 и добавочными)‚ ФИО текущих руководителей отделов и номера кабинетов всегда можно найти в официальном Телефонном справочнике СПбГУ (раздел «Управление по работе с персоналом») или у секретаря вашего структурного подразделения.