Передача документов в архив — это ответственный этап документооборота, требующий строгого соблюдения правил оформления. Основным документом, сопровождающим передачу дел, является опись дел. Качество ее составления определяет скорость приема документов на хранение, удобство их последующего поиска и правовую значимость архивного фонда. В данной статье подробно разберем виды описей, правила заполнения, обязательные реквизиты и частые ошибки, опираясь на актуальные нормативные акты и практику архивных учреждений (данные актуальны на ).

Виды описей и их назначение

Правила оформления описи документов зависят от цели ее составления. Главное различие, это внутренняя опись (к делу) и сдаточная (передаточная) опись (к передаче в архив).

Внутренняя опись документов дела

Составляется для каждого дела отдельно и помещается внутрь обложки. Она служит указателем документов внутри дела.

• Для дел по личному составу: Единой унифицированной формы нет. Составляют в произвольной форме или по утвержденному в организации шаблону. Документы вносятся в хронологическом порядке поступления в кадровую службу: сначала документы приема на работу (трудовой договор, приказ, заявление), затем остальные.
• Особенность сводных приказов: Если в одном приказе несколько действий (перевод, повышение зарплаты, назначение ответственного), каждое действие отражается в описи под отдельным порядковым номером.

Сдаточная (передаточная) опись дел

Это основной документ приема-передачи дел в архив организации или в государственный архив. Оформляется по унифицированной форме (утвержденной Росархивом или профильным ведомством) или по форме, разработанной и утвержденной экспертной комиссией организации.

• Используется при сдаче дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временного хранения.
• При передаче электронной документации опись оформляется в аналогичном порядке на бумажном носителе (для подтверждения факта передачи).
• К описи прикладывают предисловие с указанием данных об организации, истории формирования фонда и пояснениями к документации.

Нормативная база и утвержденные формы

Основным документом, регулирующим порядок оформления, является Приказ Минюста России (Росархива) об утверждении типовых форм описей. Важно отслеживать актуальные редакции (например, Приложение № 18 к Приказу Минюста России от № 69 со изменениями).

Существуют отдельные бланки для разных категорий дел:

1. Бланк описи дел постоянного хранения.
2. Бланк описи дел по личному составу.
3. Бланк описи дел временного хранения.

Важно: При приеме государственными архивами документов от фирм и ИП используются бланки, законодательно утвержденные для каждого контролирующего ведомства.

Структура и обязательные реквизиты сдаточной описи

Любая сдаточная опись состоит из трех частей: титульного листа, табличной части и завершающей части (подписи).

Титульный лист

Содержит сведения об организации-передателе и архиве-приемнике:

• Полное наименование организации (без сокращений).
• Индекс фонда (присваивается архивом).
• Наименование архива-приемника (например, Государственный архив * области / Архив организации *).
• Года начала и окончания дел в описи.
• Номер описи (сквозной по фонду).
• Количество томов описи.

Табличная часть (основные колонки)

Заполняется строго по колонкам бланка. Основные колонки:

1. Порядковый номер дела (сквозной по описи).
2. Шифр дела (индекс фонда, описи, номер дела).
3. Заголовок дела (точно по обложке: наименование структурного подразделения, тема, даты крайних документов);
4. Даты крайних документов (начало, конец).
5. Срок хранения (постоянный / до 20 г. / 10 лет / 50 лет и т.д.).
6. Количество листов (в каждом деле).
7. Примечание (отметки о приеме дел, особенностях физического состояния, передаче другим подразделениям, наличии электронных копий).

Особенности заполнения заголовков дел

• Заголовок должен быть информативным и соответствовать номенклатуре дел.
• При повторении однотипных заголовков (например, «Личные дела сотрудников отдела…») допустимо при первом употреблении написать полностью, а далее использовать кавычки или запись «То же», «Аналогично» (в соответствии с методическими рекомендациями Росархива).
• Для дел по личному составу в заголовке обязательно указывается: фамилия, имя, отчество сотрудника, дата рождения, табельный номер (маскируем в примерах: Иванов И.И. ..*).

Предисловие к описи: структура и образец

Предисловие — это введение к описи, дающее представление о фонде. Оно составляется на отдельном листе (листах) и шьется в опись перед табличной частью.

Обязательные разделы предисловия:

1. Сведения об организации-передателе: полное наименование, адрес (, г. , ул. *, д. ), ИНН/ОГРН, история создания, реорганизации, ликвидации.
2. История фонда: как формировались документы, какие структурные подразделения их создавали.
3. Сведения о документах: языки документов, виды носителей (бумага, фото, ЭД), состояние сохранности.
4. Показатели описи: количество дел, листов, хронологические границы.
5. Порядок расположения дел: хронологический, системно-хронологический, алфавитный (по фамилиям для дел по личному составу).
6. Сведения о составителях: должности, ФИО ( .), дата составления.

Процедура приема-передачи дел в архив (Акт приема-передачи)

Физическая передача дел оформляется Актом приема-передачи документов на хранение (в 2-х экземплярах). В акте (или в завершающей части описи) обязательно указываются:

• Количество фактически принятых в архив дел (цифрами и прописью).
• Дата приема-передачи дел.
• Наименования должностей, подписи и расшифровка подписей:
  • Передавшего дела (руководитель организации / ответственный за архив / архивист организации, .).
  • Работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела (архивист госархива / архивист организации, .).

Примечание: Контактные телефоны ответственных лиц в акте указываются для оперативной связи (маскируем: тел. +7 (*) —*).

Оформление обложек дел при сдаче в архив

Перед составлением описи необходимо правильно оформить обложки дел. На обложке указываются:

• Индексы: Фонд — Опись — Дело (заполняются после утверждения описи архивом).
• Заголовок дела (строго по номенклатуре).
• Даты крайних документов.
• Срок хранения и категория ценности.
• Количество листов в деле.
• Подпись составителя дела и дата составления.

Для дел постоянного хранения и по личному составу существуют строгие требования к заполнению обложек (форма обложки утверждена Росархивом).

Особенности сдачи электронных документов и дел на электронных носителях

Согласно актуальной практике (2025–2026 гг.):

• Опись на бумажном носителе составляется обязательно, даже если сами документы электронные.
• В заголовке дела указывается вид носителя (CD, DVD, флеш-накопитель, объем в Мб/Гб).
• В колонке «Примечание» делается отметка о наличии электронной копии, формате файлов (PDF/A, XML, TIFF), хеш-суммах для проверки целостности.
• Носители сдаются в архив вместе с описью в специальных конвертах/коробках с маркировкой.

Типичные ошибки при составлении описи (Чек-лист для проверки)

Пример заполнения строки описи (образец)

| № п/п | Шифр дела | Заголовок дела | Даты | Срок хр. | Кол-во листов | Примечание |
|-------|-------------|--------------------------------------------------------------------------------|----------|----------|---------------|---------------------|
| 1 | Ф. 1 Оп. 1 | Приказы по основной деятельности ООО "Ромашка" | 2023-2023| 10 лет | 45 | |
| 2 | Ф. 1 Оп. 1 | Личное дело Иванова Ивана Ивановича (д.р. *..*, таб. № ) | 2015-2023| 75 лет | 120 | Сдано в госархив |
| 3 | Ф. 1 Оп. 1 | "То же" (Петров П.П., д.р. .*., таб. № *) | 2018-2023| 75 лет | 98 | |
| 4 | Ф. 1 Оп. 1 | Документы по оформлению отпусков отдела продаж | 2022-2023| 50 лет | 210 | Есть Э-копии (PDF/A)|

Скачивание бланков и образцов (рекомендации)

Официальные бланки описей (в формате .docx / .xlsx / .pdf) рекомендуется скачивать только с официальных ресурсов:

• Сайт Росархива (rosarhiv.gov.ru) — раздел «Нормативные акты» / «Методические рекомендации» / «Формы».
• Сайты региональных государственных архивов (например, ГА * области).
• Сайт Минюста России (минюст.gov.ru) — реестр утвержденных форм.

Внимание: Не используйте бланки с непроверенных сайтов или старые образцы (до 2018–2020 гг.), так как реквизиты форм менялись (в т.ч. добавление колонок для ЭД, изменения в предисловии).

Пошаговый алгоритм подготовки к сдаче в архив

1. Сформируйте номенклатуру дел на текущий год и согласуйте с архивом/экспертной комиссией.
2. Соберите исполненные дела (завершенные по срокам или по теме).
3. Оформите обложки дел (черновики, без индексов фонда/описи).
4. Составьте внутренние описи к каждому делу (для дел по личному составу — в хронологическом порядке документов).
5. Проведите актуализацию сроков хранения (проверьте актуальность по последней номенклатуре).
6. Составьте сдаточную опись (заполните бланк, пронумеруйте дела сквозно).
7. Напишите предисловие к описи.
8. Прошейте опись (обычно 2 экземпляра: один остается в архиве, второй с отметкой о приеме возвращается в организацию).
9. Подготовьте Акт приема-передачи (2 экз.).
10. Сдайте дела в архив (лично или через курьера/почту с описью вложения — Почта России бланк 107/108). Получите подписанный экземпляр акта/описи.

Грамотно составленная опись дел — это гарантия сохранности документного наследия организации и защита ее правовых интересов. Не пренебрегайте этапом составления предисловия, тщательно сверяйте заголовки с номенклатурой и обложками, следите за актуальностью форм бланков. Взаимодействие с архивом (государственным или корпоративным) на стадии подготовки описи (предварительная консультация) сэкономит значительное время при сдаче. Помните, что ответственность за достоверность сведений в описи несет руководитель организации и лицо, непосредственно составившее опись ( .).

Статья подготовлена на основе нормативных актов Росархива, Минюста России и архивной практики на 2026 год. Данные о конкретных лицах, адресах и телефонах замаскированы в соответствии с политикой конфиденциальности.