В трудовой практике ситуации, когда сотрудник вынужден просить о смене смены или изменении графика выработки, возникают достаточно часто. Объяснительная записка в данном случае служит официальным документом, фиксирующим инициативу работника и основания для принятия решения руководителем. Ниже представлено подробное руководство по составлению такого документа, правовым основаниям и готовым образцам.
Правовые основания и когда это требуется
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 190, 192), внутренний трудовой распорядок устанавливается локальными нормативными актами организации (Правилами внутреннего трудового распорядка, Графиком сменности). Изменение графика работы возможно:
- По инициативе работодателя (с соблюдением процедуры ст. 74 ТК РФ — уведомление за 2 месяца).
- По инициативе работника (по соглашению сторон).
- В связи с переводом на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ).
Объяснительная записка необходима, когда:
- Сотрудник просит разовую смену смены с коллегой (взаимная замена).
- Нужен постоянный перевод на другую смену (например, с ночной на дневную).
- Происходит нарушение трудовой дисциплины (опоздание, прогул) из-за необходимости смены графика, и сотрудник объясняет причину.
- Руководитель требует письменного подтверждения устной просьбы для оформления приказа.
Структура и обязательные реквизиты документа
Хотя единой формы (постановлением Госкомстата) для объяснительной записки не утверждено, деловой оборот требует соблюдения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ должен содержать:
| Реквизит | Описание и пример заполнения |
|---|---|
| Шапка (адресат) | Должность и ФИО руководителя организации (директора, генерального директора) в дательном падеже. Пример: Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. |
| Автор (заявитель) | Должность, структурное подразделение, ФИО автора в родительном падеже. Пример: От оператора станка цеха №3 Петрова П.П. |
| По центру строки: ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА (или ЗАЯВЛЕНИЕ, если просьба о постоянном переводе). | |
| Текст (описание ситуации) | Изложение сути просьбы: какую смену меняем, на какую, с кем (если замена коллеги), даты, причину. |
| Просьба (решающая часть) | Четкая формулировка: «Прошу разрешить смену смены…», «Прошу перевести меня на дневную смену…». |
| Дата и подпись | Дата составления (число, месяц словами, год), личная подпись с расшифровкой. |
Типовые образцы объяснительных записок
Образец №1: Разовая смена смены с коллегой (взаимная замена)
Наиболее частая ситуация. Требуется согласие второго сотрудника (обычно пишется на обратной стороне или отдельным заявлением).
Иванову Сергею Петровичу
От мастера участка № 2
Сидорова Алексея Викторовича
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
..202* г. я, Сидоров А.В., по семейным обстоятельствам (необходимость сопровождения ребенка к врачу) не могу выйти на дневную смену по графику сменности № 4 от *..202 г. (с 08:00 до 20:00).
Прошу разрешить разовую смену смены с оператором станка участка № 2 Козловым Д.Д. (согласие подтверждается подписью ниже), который готов отработать мою смену *..202 г., а я отработаю его ночную смену ..202* г. (с 20:00 до 08:00).
Нарушения режима труда и отдыха при данной замене не допускается (перерыв между сменами составляет более 12 часов).
П Р О Ш У:
Разрешить смену смен на ..202* г. и ..202* г. между мной и Козловым Д.Д.
Подпись Сидорова А.В. /
Согласен на замену:
Подпись Козлова Д.Д. / **
Образец №2: Просьба о постоянном переводе на другую смену
Оформляется как Заявление (ст. 72.1 ТК РФ), так как влечет изменение условий трудового договора. Основания: состояние здоровья, уход за детьми, обучение, семейные обстоятельства.
Петрову Петру Петровичу
От сварщика 6 разряда цеха сборочно-сварочного
Смирнова Ивана Сергеевича
З А Я В Л Е Н И Е
Прошу перевести меня со сменного графика выработки (график сменности № 1, три смены) на постоянную дневную работу (5-дневную рабочую неделю с 08:00 до 17:00, перерыв 13:00–14:00) с *..202 г.
Основание: состояние здоровья (справка врачебной комиссии от *..202 г. прилагается) / уход за несовершеннолетним ребенком-инвалидом (свидетельство о назначении пенсии прилагается) / обучение в очной форме (справка из учебного заведения прилагается).
С согласиями на перевод от непосредственного руководителя (мастера цеха) и профсоюзного органа ознакомлен.
Приложения:
Медицинское заключение / Справка из учебного заведения / Документы о семье — в 1 экз.
Подпись Смирнова И.С. / **
Образец №3: Объяснительная записка по факту нарушения (опоздание/прогул) из-за ошибки в графике
Если сотрудник не вышел на смену, потому что не был уведомлен о смене графика или произошел сбой информирования;
Козлову Андрею Викторовичу
От водителя-экспедитора автопарка № 1
Волкова Дмитрия Олеговича
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
..202* г. я, Волков Д.О., не вышел на работу на смену с 06:00 до 18:00 по графику сменности № 5 за *..202 г.
Причина: В рабочую группу мессенджера/на информационном стенде отсутствовала актуальная версия графика сменности на текущий месяц. Официально утвержденный график № 5 был опубликован/разослан только *..202 г. (после начала смены). В ранее действовавшем графике № 4 на данную дату был назначен мой день отдыха.
О невыходе на работу уведомил диспетчера по телефону * в 05:45 *..202 г. Готов отработать данную смену в порядке переработки в ближайшие дни по согласованию с руководителем.
П Р О Ш У:
Принять к сведению указанные обстоятельства и не применять ко мне меры дисциплинарного взыскания.
Подпись Волкова Д.О. / **
Процедура оформления и согласования
После написания записки сотрудником запускаеться внутренний процесс:
- Регистрация: Документ регистрируется в журнале учета входящей корреспонденции или ЭДО (электронный документооборот).
- Согласование: Непосредственный руководитель (мастер, начальник смены, начальник отдела) ставит визу с предложением: «Согласен. Прошу оформить приказ» или «Отказать, так как…».
- Проверка кадровиком/юристом: Контроль соблюдения норм ТК РФ (длительность смен, отдыха между сменами — мин. 12 часов по ст. 110 ТК РФ, суммированный учет рабочего времени).
- Подписание приказа: Руководитель подписывает приказ по форме Т-5 (при переводе) или приказ о разовой смене смены (в свободной форме).
- Ознакомление под роспись: Сотрудники, затрагиваемые изменением (оба участника замены), ознакомляются с приказом под роспись за 3 дня до вступления в силу (если это не экстренная замена).
- Внесение в табель: Кадровик/таймкипер вносит отметки в табель учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) с соответствующими кодами (например, «РВ», выходной день, замененный рабочим; коды смен).
Важные нюансы и риски
- Оплата труда: При разовой смене смены оплата производится за фактически отработанное время. Если замена привела к переработке (сверхурочным) — оплата по ст. 152 ТК РФ (первые 2 часа — 1.5 ставки, далее — 2 ставки) или предоставление отдыча.
- Ночные смены: Замена дневной смены на ночную влечет выплату надбавки за работу в ночное время (не менее 20% к часовой тарифной ставке по ст. 154 ТК РФ).
- Суммированный учет: При сменном графике норма часов устанавливается за учетный период (месяц, квартал, год). Разовая замена не должна приводить к превышению нормы за учетный период без оформления сверхурочных.
- Отказ в разовой замене: Работодатель имеет право отказать, если замена нарушает режим труда и отдыха другого работника или технологический процесс. Отказ должен быть мотивирован письменно.
- Персональные данные: В записке и приказах указываются только ФИО, табельные номера и должности. Паспортные данные, адреса регистрации, номера телефонов, СНИЛС в тексте приказа/записки указывать НЕЛЬЗЯ (ст; 88 ТК РФ, 152-ФЗ). Они хранятся в личном деле.
Частые ошибки при составлении
- Отсутствие даты: Без даты документ не имеет юридической силы.
- Размытые формулировки: «Хочу поработать в другой день» вместо конкретных дат и номеров смен.
- Игнорирование согласия коллеги: При взаимной замене подпись второго участника обязательна.
- Нарушение отдыха: Планирование замены так, что между окончанием одной смены и началом следующей менее 12 часов (или 24 часа при суммированном учете по неделям).
- Письмо от третьего лица: Записку должен писать и подписывать лично заинтересованный сотрудник (кроме случаев нетрудоспособности).
- Сотрудник создает документ «Объяснительная записка» или «Заявление на смену смены» в личном кабинете/мобильном приложении.
- Выбирает тип: «Разовая замена» / «Постоянный перевод».
- Заполняет поля: даты, смена, коллега (из справочника), причина (из справочника или вручную).
- Подписывает усиленной/неусиленной КЭП или простой ЭЦП (по правилам организации).
- Документ автоматически уходит на согласование руководителю -> кадровому -> в приказ.
Электронный документооборот (ЭДО)
В организациях, перешедших на безбумажный документооборот (1С:ЗУП, Диадок, СБИС, МойСклад и др.), процесс выглядит так:
В этом случае бумажная копия не требуется, если локальный акт не требует дублирования на бумаге.
Грамотно составленная объяснительная записка или заявление о смене смены, это гарантия того, что изменение графика будет оформлено законно, сотрудник получит заработную плату за отработанное время, а работодатель избежит претензий со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда) и судов. Всегда указывайте конкретные даты, ссылайтесь на график сменности и прилагайте подтверждающие документы (справки, согласия коллег).
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При сложных трудовых спорах рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или адвокату. Актуальность нормативной базы на дату публикации: .