В 2026 году процедура получения трудовой книжки сохраняет свою актуальность, несмотря на повсеместный переход на электронный вид (ЭТК). Согласно ст. 66 ТК РФ и ФЗ-400 «О трудовой книжке», работодатель обязан выдать трудовую книжку (или справку о трудовой деятельности) в день увольнения или по письменному заявлению сотрудника. С 2023 года функции Пенсионного фонда (ПФР) выполняет Социальный фонд России (СФР), что важно учитывать в реквизитах документов.

Ниже представлена подробная инструкция по составлению заявления, разбор типичных ситуаций (увольнение, запрос дубликата, архивный запрос) и актуальные образцы на .

Когда требуется писать заявление?

Заявление на выдачу трудовой книжки пишется в трех основных случаях:

• При увольнении (ст. 84.1 ТК РФ): Работник пишет заявление о выходе на пенсию, по собственному желанию и т.д. На основании этого заявления издается приказ, а в день увольнения книга выдается на руки. Отдельного заявления на выдачу книги при увольнении писать не нужно, выдача обязательна по умолчанию.
• При переводе на ЭТК (Электронную трудовую книжку): Если сотрудник, имеющий бумажную книгу, решил перейти на электронный формат (или наоборот — вернуть бумажную, если был нанят до 2020 г. и не выбрал ЭТК), он пишет заявление работодателю.
• Обращение в СФР (архив/дубликат): Если организация ликвидирована, книга утеряна или повреждена, заявление пишется непосредственно в территориальный орган СФР (ранее ПФР) для получения дубликата или выписки.

Актуальные нюансы 2026 года

1. Наименование фонда: Во всех реквизитах указывается СФР (Социальный фонд России) или территориальный орган СФР по субъекту РФ. Написание «ПФР» или «Пенсионный фонд» считается ошибкой.
2. Электронный документооборот: Большинство заявлений в СФР можно подать через Госуслуги (ЕСИА) или личный кабинет застрахованного лица на сайте sfr.gov.ru. Бумажный вариант нужен при личном визите или почтовой отправке.
3. Сроки выдачи: Работодатель выдает книгу в день увольнения. СФР готовит дубликат в течение 15 рабочих дней с момента обращения (ст. 18 ФЗ-400).
4. Маскировка данных: В примерах ниже персональные данные (ФИО, адреса, телефоны, СНИЛС) заменены на * в целях безопасности.

Образец заявления работодателю (на выдачу книги при смене формата или получении дубликата от работодателя)

Используется, если вы работаете сейчас и хотите получить бумажную книгу на руки (например, для визы, банка) или перейти с ЭТК на бумажный вид (если право сохранено).

Структура документа (Шапка)

Кому: Генеральному директору ООО «»
От кого:  .  (ФИО полностью)
Должность: *
Подразделение: *
Телефон: +7 () --

Текст заявления

ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне трудовую книжку (номер , серия ) в связи с переходом на бумажный вид ведения трудовой книжки / для представления в * (указать цель: банк, консульство, СФР и т.д.) / в связи с выдачей дубликата вместо утерянной (приложение: справка из полиции / заявление об утере).

Готов(а) получить трудовую книжку лично под роспись в журнале учета движения трудовых книжек (формы Т-3) в срок не позднее * (дата).

С приложением:
Копия паспорта РФ (стр. с фото и пропиской).
Заявление об утере трудовой книжки (при наличии).
Справка из органа МВД об утере (при утере).

..2026 г. Подпись: _____________ / * . /

Важные моменты заполнения:

• Цель выдачи: Работодатель не имеет права отказать, но указание цели (виза, ипотека) ускоряет процесс у HR-отдела.
• Журнал Т-3: Получение подтверждается росписью в журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-3) или личной карточке учетной записи (Т-2).
• Срок: Книга выдается в день обращения (если она в архиве организации) или в течение 3 рабочих дней (если хранится в архиве ликвидированного юрлица).

Образец заявления в СФР (территориальный орган) на выдачу дубликата или книги из архива

Подается, если работодатель ликвидирован, книга утеряна/испорчена, или требуется выписка для подтверждения стажа.

Реквизиты шапки (пример)

В территориальный орган Социального фонда России
по г. * / скому району г. 
Начальнику управления (отделения) *
от застрахованного лица
* . 
Проживающий по адресу: г. , ул. , д. *, кв. *
Тел.: +7 () --
СНИЛС: *-- *
Email: @.*

Текст заявления (Стандартная форма СФР)

ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу дубликата трудовой книжки / трудовой книжки из архива / выписки из трудовой книжки

Прошу выдать мне:
[ ] Дубликат трудовой книжки (серия , номер ) в связи с утерей / непригодностью к употреблению.
[ ] Трудовую книжку из архива ликвидированной организации ООО «» (ОГРН ).
[ ] Выписку из трудовой книжки за период с * по * для подтверждения страхового стажа.

Основание обращения:
Трудовая книжка утеряна (приложено: Заявление об утере, Справка из МВД № * от ).
Трудовая книжка повреждена (приложена исходная книга).
Организация-работодатель ликвидирована (в ЕГРЮЛ запись от ), книга хранится в архиве СФР.

Прошу направить ответ и готовую трудовую книжку/дубликат:
[ ] На адрес проживания (почтой заказным письмом с вложением).
[ ] К выдаче лично в окно приема граждан СФР по адресу: г. , ул. , д. *.
[ ] В личный кабинет на портале Госуслуг / сайте sfr.gov.ru (в электронном виде).

Приложения:
Копия паспорта гражданина РФ (развороты 2, 3, 5, прописка).
Копия СНИЛС.
Документы, подтверждающие основание (справка МВД, поврежденная книга, решение суда о признании правоспособным и т.д.).
Нотариальное заверение подписи (если подача через представителя / почтой).

..2026 г. Подпись: _____________ / * . /

Пошаговая инструкция: как подать заявление в СФР в 2026 году

1. Подготовка пакета: Заявление (2 экз.), Паспорт (оригинал + копии разворотов), СНИЛС (оригинал + копия), Документы-основания (справка МВД об утере, поврежденная книга, решение суда).
2. Выбор способа подачи:
   • Госуслуги / ЛК СФР: Самый быстрый способ. Не требует нотариуса (подпись ЭЦП/Госуслугами). Готовый дубликат придет в ЛК или на почту.
   • Лично в МФЦ / СФР: Запись через терминал или сайт sfr.gov.ru → «Прием граждан». Принести оригиналы для сверки.
   • Почта (Заказное с вложением и описью): Подпись на заявлении должна быть нотариально заверена. Адрес: Управление СФР по * региону, г. , ул. , д. *.
   • Через представителя: Нотариальная доверенность с правом получения документов в СФР.
3. Получение результата: Срок — до 15 рабочих дней. Уведомление придет по СМС/Email/Госуслугам. Получить можно лично (паспорт) или почтой.

Типичные ошибки при заполнении (Чек-лист)

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли получить трудовую книжку на руки, не увольняясь?

Нет. Трудовая книга хранится у работодателя все время трудового договора (ст. 66 ТК РФ). На руки она выдается только при увольнении. Если книга нужна для банка/визы — просите справку в форме СТД-Р (утверждена Приказом Минтруда № 320н) — её выдают за 3 дня и она имеет полную юридическую силу.

Что делать, если работодатель отказывает выдавать книгу при увольнении?

Напишите официальное заявление с требованием выдачи (образец выше).
Зафиксируйте факт отказа (подайте заявление в 2 экземплярах, на втором попросите поставить входящий номер/подпись/дату).
Обратитесь в Государственный трудовой инспекцию (ГИТ) по месту работы (жалобу можно подать на Госуслугах или сайте git.gov.ru).
При необходимости, в суд (иск о выдаче книги и выплате компенсации за задержку по ст. 234 ТК РФ).

Нужно ли платить госпошлину за дубликат в СФР?

Нет. Выдача дубликата трудовой книжки, выписок и справок из архивов СФР осуществляется бесплатно (ст. 18 ФЗ-400, ст. 333.35 НК РФ — плата не взимается).

Как получить книгу, если фирма закрылась давно и адреса нет?

Архивы ликвидированных организаций передаются в архивные учреждения субъектов РФ или в СФР. Обратитесь в СФР по месту жительства с заявлением (образец в п.4). Сотрудники фонда сами сделают архивный запрос. Срок ответа может увеличиться до 1 месяца.

Где скачать официальные бланки 2026 года

Рекомендуется использовать только актуальные формы с официальных ресурсов:

• Сайт СФР: sfr.gov.ru → Раздел «Бланки и формы» → «Трудовые книжки».
• Госуслуги: гosuslugi.ru → Услуга «Выдача дубликата трудовой книжки» (заполнение онлайн).
• Сайт Минтруда: mintrud.gov.ru → Документы → Формы документов по труду.
• Профильные правовые порталы: КонсультантПлюс, Гарант, «Мое дело» (обновление бланков от ).

Статья подготовлена на основании действующего на законодательства (ТК РФ, ФЗ-400, Постановления Правительства, приказов Минтруда и СФР). Персональные данные в примерах замаскированы (*).