Защита выпускной квалификационной работы (ВКР) — это ответственный этап в жизни любого студента, совмещающего учебу с работой. Трудовое законодательство РФ гарантирует работникам, обучающимся по очной или заочной форме, право на предоставление учебного отпуска. В данной статье мы подробно разберем, как правильно написать заявление, какие нормативные акты регулируют этот процесс, и предоставим готовые образцы для различных ситуаций.

Законодательная база: какие права у работника-студента

Основным документом, регулирующим трудовые отношения в данной сфере, является Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Ключевые статьи, на которые стоит ссылаться в заявлении:

• Статья 173 ТК РФ, предоставляет право на отпуск для сдачи государственных экзаменов (включая защиту диплома) работникам, обучающимся по очной форме. Продолжительность — до 4 месяцев (для выпускников вузов) с сохранением среднего заработка (оплачивается 50% среднего заработка за счет ФСС/СФР, остальное — за счет работодателя по соглашению сторон или коллективному договору).
• Статья 177 ТК РФ — регулирует права работников, обучающихся по заочной (вечерней) форме. На защиту диплома предоставляется отпуск продолжительностью до 1 месяца (для получения высшего образования) с сохранением среднего заработка (оплата аналогична ст. 173).
• Статья 287 ТК РФ — распространяет нормы ст. 173 и 177 на работников, обучающихся в аспирантуре, докторантуре, ординатуре.

Важно: Учебный отпуск предоставляется только на основании вызовки из учебного заведения (справки о необходимости явиться на защиту). Без этого документа работодатель имеет право отказать в предоставлении отпуска за свой счет.

Когда писать заявление, а когда оно не требуется

Согласно общему правилу (ст. 123 ТК РФ), ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по утвержденному графику отпусков. Если даты вашей защиты диплома совпадают с датами вашего очередного ежегодного отпуска по графику, отдельное заявление на учебный отпуск писать не нужно. Вы просто идете в отпуск по графику.

Заявление на учебный отпуск (по ст. 173 или 177 ТК РФ) необходимо в следующих случаях:

1. Даты защиты диплома не совпадают с вашим отпуском по графику.
2. Вы уже израсходовали свой основной ежегодный отпуск в текущем рабочем году.
3. Вы хотите взять учебный отпуск дополнительно к ежегодному (например, для подготовки к защите за 2 недели до экзамена).
4. Вы работаете неполный рабочий день или по гражданско-правовому договору (ГПХ) — в этом случае правила ТК РФ применяются с оговорками (для ГПХ — только если в договоре прописаны гарантии).

Структура и обязательные реквизиты заявления

Единой утвержденной формы бланка заявления на учебный отпуск не существует (в отличие от формы Т-6 на ежегодный отпуск). Документ пишется в свободной форме, но должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документы административно-делового назначения. Общие требования к исполнению).

Обязательные элементы:

• Шапка документа: Кому (ФИО руководителя организации, должность, название организации) и От кого (ваши ФИО, должность, табельный номер/структурное подразделение).
• Наименование документа: «Заявление» (по центру строки).
• Текст заявления: Просьба предоставить учебный отпуск с указанием основания (статья ТК РФ), сроков (с по) и цели (защита ВКР/государственных экзаменов).
• Ссылка на приложение: «Приложение: вызовка/справка из учебного заведения — 1 экз.».
• Дата составления и личная подпись с расшифровкой.

Образцы заявлений (Готовые шаблоны)

Ниже приведены типичные варианты. Данные в квадратных скобках и конфиденциальная информация заменены на маску (*).

Вариант 1: Очная форма обучения (Ст. 173 ТК РФ) — на саму защиту

Подходит, если вам нужен отпуск непосредственно на дни госэкзаменов/защиты (обычно 3–5 дней или до 1 месяца по согласованию).

К Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П;
таб. № *

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне учебный отпуск в соответствии со статьей 173 Трудового кодекса РФ на период с ..2026 г. по ..2026 г. (включительно) в связи с необходимостью явиться на защиту выпускной квалификационной работы (государственная итоговая аттестация) в Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «» (г. ).
Основанием служит вызовка от * от ..2026 г. (приложена).

Прошу оплатить учебный отпуск в порядке, установленном законодательством РФ.

Приложение: вызовка из учебного заведения — 1 экз.

..2026 г. _____________ /Петров П.П./

Вариант 2: Заочная/вечерняя форма обучения (Ст. 177 ТК РФ)

Предоставляется до 1 месяца на подготовку и сдачу госэкзаменов/защиту диплома.

К Директору филиала
АО «СтройИнвест»
Сидорову С.С.
от инженера ПТО
Смирнова С.С.
таб. № *

ЗАЯВЛЕНИЕ

На основании статьи 177 Трудового кодекса РФ прошу предоставить мне учебный отпуск продолжительностью  календарных дней с ..2026 г. по ..2026 г. для подготовки к государственным экзаменам и защиты выпускной квалификационной работы по специальности .. «» в Некоммерческую организацию «» (г. *).

Справка из учебного заведения о необходимости предоставления отпуска приложена.

..2026 г. _____________ /Смирнов С.С./

Вариант 3: Комбинированный (Ежегодный + Учебный) или «За счет своего»

Если вы хотите взять дни за свой счет (без оплаты) или присоединить учебный к ежегодному. Внимание: Учебный отпуск по ст. 173/177 ТК РФ не может быть заменен ежегодным за счет работодателя, но вы можете написать заявление на предоставление ежегодного отпуска «за свой счет» (ст. 128 ТК РФ) на дни подготовки, а на защиту — учебный.

К Руководителю
ИП *
от бухгалтера
Козловой К.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск за 2025 рабочий год за свой счет (без сохранения заработной платы) на период с ..2026 г. по ..2026 г. (  дней) в связи с подготовкой к защите диплома.

Отдельным заявлением прошу предоставить учебный отпуск по ст. 173 ТК РФ на период защиты с ..2026 г. по ..2026 г.

..2026 г. _____________ /Козлова К.К./

Порядок оформления: пошаговая инструкция

1. Получите вызовку (справку) в деканате/учебной части. Документ должен содержать: название вуза, ваши ФИО, курс, форму обучения, даты госэкзаменов/защиты, печать и подпись ответственного лица. Без оригинала вызовки приказ об отпуске не подпишут.
2. Напишите заявление в 2 экземплярах. Один остается у работодателя (в личном деле/кадровой службе), второй, с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись секретаря/Кадров) — остается у вас.
3. Сдайте заявление заранее. Рекомендуется сдать за 2–3 недели до предполагаемого начала отпуска. Это даст время бухгалтерии рассчитать выплаты и кадровому отделу подготовить приказ.
4. Ознакомьтесь с приказом. На основании вашего заявления и вызовки кадровик готовит приказ по форме Т-6 (или Т-6а) с указанием вида отпуска «Учебный (ст. 173/177 ТК РФ)». Вы должны подписать приказ за ознакомление.
5. Получите выплаты. Оплата учебного отпуска производится не позднее 3 дней до его начала (ст. 136 ТК РФ). Средний заработок рассчитывается по Правилам № 922. Напоминаю: по ст. 173/177 ТК РФ оплачивается 50% среднего заработка (за счет средств СФР, бывшего ФСС). Оставшиеся 50% работодатель не обязан доплачивать, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Частые ошибки и нюансы

• Ошибка: Писать заявление на «отпуск за свой счет» вместо учебного.
  
  Последствие: Вы теряете право на гарантированные государством 50% оплаты и дни не засчитываются в стаж для ежегодного отпуска (хотя по суду часто встают на сторону работника, лучше не рисковать).
• Ошибка: Не приложить вызовку.
  
  Последствие: Отказ в предоставлении учебного отпуска. Работодатель не имеет права уходить в отпуск «на слово».
• Нюанс: Учебный отпуск включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ).
• Нюанс: Если вы болеете в период учебного отпуска — он не продлевается и не переносится (в отличие от ежегодного). Больничный лист оплачиваеться по общим правилам, но дни отпуска не возвращаются.
• Нюанс для ИП/самозанятых: Если вы работаете по трудовому договору у ИП, все права сохраняются. Если вы сами ИП — учебных отпусков для себя не оформляете, просто не работаете.

Образец приказа (для понимания, что подписываете)

Для справки: так выглядит приказ (форма Т-6), который издает работодатель на основании вашего заявления.

ПРИКАЗ
№ * -ОД
г. *

О предоставлении учебного отпуска

На основании заявления от ..2026 г. и вызовки ФГБОУ ВО «*» от ..2026 г. ПРИКАЗЫВАЮ:

Предоставить Петрову П.П. (таб. № *) учебный отпуск в соответствии со ст. 173 ТК РФ на период с ..2026 г. по ..2026 г. (  календарных дней) для защиты выпускной квалификационной работы.

Оплатить учебный отпуск в соответствии с законодательством РФ (50% среднего заработка за счет средств СФР).

Контроль за исполнением приказа возлагаю на начальника кадровика * *.

Генеральный директор _____________ /Иванов И.И./
Приказ ознакомлен: _____________ /Петров П.П./ ..2026 г.

Чек-лист перед сдачей документов

Проверьте перед походом в кадры/к руководителю:

• [ ] Заявление написано в 2-х экземплярах (или 1, если принято в вашей компании, но 2 — безопаснее).
• [ ] В шапке верные ФИО руководителя и название организации (посмотрите в уголке штампа или на сайте).
• [ ] Указана верная статья ТК РФ (173 — очная, 177 — заочная/вечерняя).
• [ ] Даты в заявлении точно совпадают с датами в вызовке/справке из вуза.
• [ ] Оригинал вызовки/справки из вуза приложен (или качественная копия, если принимают копии, но оригинал показываете).
• [ ] На втором экземпляре заявления стоит входящий номер/дата/подпись принявшего.

Оформление учебного отпуска на защиту диплома, процедура стандартная, но требующая внимательности к деталям: правильной статье ТК РФ, точным датам и наличию вызовки. Используя приведенные выше образцы и следуя пошаговой инструкции, вы сможете избежать конфликтов с работодателем и гарантированно получить законные дни отдыха и выплаты для успешной сдачи госэкзаменов.

Удачи на защите диплома!

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Трудовое законодательство может меняться, в сложных ситуациях рекомендуется обратиться к профсоюзу или трудовому инспектору. Актуально на .