Ситуации, когда сотруднику необходимо отсутствовать на рабочем месте на несколько часов по личным делам, возникают регулярно. Если оплачиваемый ежегодный отпуск уже использован или сотрудник не хочет тратить его на кратковременное отсутствие, оформляется отпуск без сохранения заработной платы (неоплачиваемый отпуск) на нужное количество часов. В народе это часто называют «отгул за свой счёт».

Ниже мы подробно разберем, как правильно написать заявление, какие нюансы учитывать кадровому специалисту и как отразить это в табеле учета рабочего времени. Актуально на .

Правовые основания и понятие

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 128), определенные категории работников имеют право на предоставление неоплачиваемого отпуска обязательно (пенсионеры, инвалиды, ветераны, родители/супруги погибших военнослужащих и др.). Остальные сотрудники могут рассчитывать на предоставление такого отпуска только по соглашению сторон (по инициативе работодателя).

Важно: Неоплачиваемый отпуск можно:

• Присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску.
• Использовать отдельно (полностью или по частям).
• Взять на очень короткий срок — даже несколько часов или до конца рабочего дня.

Перенести неиспользованный неоплачиваемый отпуск на следующий рабочий год нельзя (в отличие от ежегодного оплачиваемого).

Порядок оформления: от заявления до приказа

Процедура стандартна и обязательна для исключения риска признания отсутствия прогулом (что грозит увольнением по п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ):

1. Письменная просьба сотрудника (заявление) — основа для всего процесса. Устная просьба не имеет юридической силы.
2. Приказ (распоряжение) работодателя о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Оформляется по единой форме Т-6 или на бланке организации.
3. Отметка в табеле учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13).
4. Запись в личной карточке сотрудника (форма Т-2) — по желанию работодателя, но рекомендуется для полноты архива.

Как правильно написать заявление: структура и образец

Заявление пишется от имени сотрудника адресованному руководителю организации. Жестко установленной формы нет, но обязательны реквизиты, установленные ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты:

• Кому (ФИО руководителя, должность, название организации).
• От кого (ФИО сотрудника, должность, структурное подразделение).
• Название документа: «Заявление».
• Текст просьбы с указанием конкретных дат и времени (с какого по какое число, с какого часа по какой час).
• Основание (причина): «по семейным обстоятельствам», «в связи с острой необходимостью», «по личным делам» и т.д. (для общих оснований указание конкретной причины, право, а не обязанность сотрудника).
• Фраза: «без сохранения заработной платы».
• Дата составления и личная подпись с расшифровкой.

Образец заявления на несколько часов (частичный день)

Образец заявления на полдня / смену

Совет: Если сотрудник хочет взять отгул «в счет переработанного сверхурочно неоплаченного времени», в заявлении нужно указать: «Прошу предоставить отгул за ранее отработанное сверхурочное время (переработку) за месяц/год с время по время». В этом случае это не «за свой счёт», а компенсация переработок (ст. 152 ТК РФ), и оплата сохраняется.

Особенности оформления в табеле учета рабочего времени (Т-12 / Т-13)

Это самый технически сложный момент для кадровика/бухгалтера при частичном дне неоплачиваемого отпуска.

Коды заполнения граф табеля (форма Т-12):

В табеле для соответствующей даты заполняются две графы (верхняя и нижняя строки в ячейке дня):

• Первая графа (код вида работы):
  • Верхняя строка: буквенный код «Я» (или цифровой 01) — отработанное время.
  • Нижняя строка: количество отработанных часов и минут (например, 4 ч 00 мин или просто 4).
• Вторая графа (код отсутствия/невыходов):
  • Верхняя строка: буквенный код «ДО» (или цифровой 16) — отпуск без сохранения заработной платы.
  • Нижняя строка: количество часов отпуска за свой счёт (например, 4 ч 00 мин).

Пример: Смена 8 часов. Сотрудник отработал 4 часа, 4 часа — отгул за свой счёт.

• Графа 1 (верх): Я | (низ): 4
• Графа 2 (верх): ДО | (низ): 4

Внимание! В случае предоставления отпуска без сохранения заработной платы только на часть дня, у работодателя неизбежно возникает необходимость заполнить две графы за один день. Не все программы автоматизированного учета (1С:ЗУП, Контур и др.) корректно позволяют это сделать «из коробки» — иногда требуется ручная корректировка или использование режима «Две смены/две строки».

Альтернативный способ: отражение реального времени

Некоторые организации идут по упрощенному пути (второй способ, упоминаемый в практике):

«Второй способ — просто указать в табеле реальное отработанное время, например, 7 часов вместо 8».

Риски этого подхода:

• Нарушение ст. 91 ТК РФ (учет рабочего времени) — табель должен отражать факты отсутствия, а не только часы присутствия.
• Проблемы при проверках ГИТ (Государственной инспекции труда): отсутствие кода «ДО» может трактоваться как неоформленное отсутствие (прогул) или нарушение режима труда.
• Сложности с расчетом среднего заработка в будущем (период неоплачиваемого отпуска свыше 14 дней в году исключается из стажа для расчета отпускных, см. Постановление Правительства № 922). Если не поставить код «ДО», этот период «потеряется» для расчетов.

Рекомендация: Всегда используйте официальный код «ДО» (16) во второй графе табеля.

Нюансы, о которых часто забывают

Категории работников с правом на обязательный неоплачиваемый отпуск (ст. 128 ТК РФ)

Для них работодатель не имеет права отказать, независимо от производственной необходимости. Сроки установлены законом:

• Участники ВОВ, трудовой фронт — до 14 календарных дней в год.
• Рабочие пенсионеры по возрасту — до 14 календарных дней в год.
• Инвалиды — до 60 календарных дней в год.
• Родители/супруги погибших военнослужащих — до 14 календарных дней в год.
• Работники, вступившие в брак, родившие ребенок, похоронившие близких родственников — до 5 календарных дней (предоставляется в соответствующий день или в ближайшие дни).

Для этих категорий в заявлении лучше сослаться на ст. 128 ТК РФ и конкретный пункт.

Согласование с руководителем подразделения

Хотя закон не требует визы руководителя отдела на заявлении, внутренний документооборот большинства компаний предусматривает согласование: «Согласен/Не согласен. Дата. Подпись начальника отдела». Это позволяет планировать нагрузку.

Срок рассмотрения

Закон не устанавливает жесткий срок рассмотрения заявления на неоплачиваемый отпуск (в отличие от ежегодного — за 3 дня до начала). Разумный срок — не позднее 3 рабочих дней до предполагаемой даты начала отсутствия, чтобы успеть издать приказ и внести данные в табель.

Частые ошибки и как их избежать

Резюме: чек-лист для кадровика

1. Получить заявление от сотрудника (с датой, временем, основанием, подписью).
2. Проверить, относится ли сотрудник к льготным категориям (ст. 128 ТК РФ).
3. Согласовать с руководителем подразделения (по внутреннему регламенту).
4. Подготовить проект приказа (формы Т-6 или свой бланк).
5. Подать на подпись руководителю организации.
6. Ознакомить сотрудника с приказом под роспись.
7. Внести данные в табель (две графы: Я/01, часы работы + ДО/16 — часы отгула).
8. Сделать запись в личной карточке Т-2 (раздел «Отпуска»).
9. Передать данные в бухгалтерию для расчета зарплаты (часы «ДО» не оплачиваются, исключаются из среднего заработка при расчете будущих отпускных/больничных).

Оформление часов без оплаты (частичного неоплачиваемого отпуска) — процедура стандартная, но требующая внимательности к деталям: точной фиксации времени в заявлении и корректному заполнению двух граф табеля. Использование предоставленных выше образцов и соблюдение алгоритма действий позволит избежать трудовых споров, претензий инспекции труда и ошибок в расчете заработной платы.

Примечание: Данная статья носит информационный характер; При оформлении конкретных кадровых документов рекомендуется учитывать локальные нормативные акты организации (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отпусках) и консультироваться с трудовой инспекцией или юристом при возникновении спорных ситуаций.