Порядок списания библиотечных фондов строго регламентирован законодательством. Основным документом, фиксирующим факт выбытия книг, брошюр, дисков и иных носителей информации из учета учреждения, является Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда. Данная форма утверждена Приказом Минфина России от № 52н и имеет код по ОКУД 0504144. Ниже представлена подробная инструкция по заполнению бланка, нормативная база и разбор типичных ошибок.
Нормативная правовая база
Заполнение акта регулируется следующими документами:
- Приказ Минфина России от № 52н «Об утверждении форм федеральных стандартов бухгалтерского учета» (вместе с ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения» и ФСБУ 6/2020 «Основные средства», применительно к библиотечным фондам).
- Федеральный закон от № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (ст. 19, 20 — исключение документов из фондов).
- Приказ Министерства культуры РФ от № 2710 «Об утверждении Инструкции о порядке исключения документов из библиотечных фондов».
- Учетная политика организации (библиотеки/учреждения).
Общие правила оформления документа
Комиссия по списанию
Акт составляется постоянно действующей комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя учреждения. В состав комиссии обычно входят:
- Председатель (обычно завуч или главный библиотекарь), ;
- Члены комиссии (библиотекари, бухгалтер, хранитель фонда) — , ;
- Секретарь комиссии, .
Важно: Состав комиссии и приказ о ее создании (номер, дата) должны быть указаны в шапке акта.
Количество экземпляров и сроки
- Акт готовится в двух экземплярах:
- 1-й экземпляр — для бухгалтерии (основание для списания с баланса/учета).
- 2-й экземпляр — для ответственного лица (библиотекаря/хранителя фонда).
- Дата акта — день проведения инвентаризации или заседания комиссии.
- Нумерация сквозная за год (например, № 1 от г.).
Пошаговая инструкция по заполнению бланка (Форма 0504144)
Шапка акта (Реквизиты)
| Поле бланка | Что указывается | Пример заполнения / Примечание |
|---|---|---|
| Коды (ОКПО, ОКУД) | Код ОКУД формы — 0504144. Код ОКПО учреждения. | ОКУД: 0504144 ОКПО: |
| Наименование организации | Полное наименование по Уставу. | МБУК «Централизованная библиотечная система г. » |
| Структурное подразделение | Название библиотеки-филиала или отдела. | Библиотека-филиал № им. |
| Номер акта, Дата | Порядковый номер и дата составления. | № от 2026 г. |
| Основание (Приказ о комиссии) | Номер и дата приказа о создании комиссии. | Приказ № от 2026 г. |
Табличная часть: Перечень списываемых объектов
В основной таблице акта заполняются следующие колонки (нумерация колонок может незначительно варьироваться в зависимости от редактора бланка, но смысловые загрузки стандартны):
- № п/п — Порядковый номер записи.
- Инвентарный номер — Номер, присвоенный при оприходовании (если учет велся по инв. номерам). Если учет только по заглавиям — ставится прочерк или «По списку».
- Заглавие документа / Наименование объекта — Полное заглавие издания. Для серийных изданий — диапазон томов/годов.
- Автор / Ответственность, ФИО автора, составителя, редактора.
- Год издания.
- Количество экземпляров (шт.) — Сколько копий данного заглавия списывается.
- Цена за экземпляр (руб.) — Первоначальная стоимость (или оценочная, если первоначальная неизвестна).
- Сумма (руб.), Кол-во × Цена.
- Причина исключения (списания) — Критически важная колонка. Указывается конкретная причина по Инструкции Минкульта № 2710:
- Устарело по содержанию (учебники, справочники, нормативные акты со сроком действия < 5 лет).
- Пришло в негодность (порванные обложки, пропавшие листы, плесень, загрязнения, не подлежащие восстановлению).
- Дубликат (лишний экземпляр при наличии нескольких копий).
- Утеряно (по результатам инвентаризации).
- Направление выбытия — Куда девается физический носитель:
- Реализация (продажа на макулатуру/антиквариат, требует отдельного акта реализации).
- Передача в обменный фонд (межбиблиотечный обмен).
- Передача в пункт обмена вторсырью (макулатура), самый частый вариант для негодных книг.
- Утилизация / Уничтожение (с составлением акта уничтожения).
- Безвозмездная передача (другим библиотекам, школам, благотворительным фондам, требует договора дарения).
- Основание (Документ-основание) — Номер и дата акта инвентаризации, заключения эксперта по состоянию книги, служебной записки библиотекаря.
В конце таблицы обязательно ставятся итоги:
- Общее количество исключенных экземпляров (в штуках).
- Общая сумма первоначальной (оценочной) стоимости (в рублях).
Пример: «Всего исключено 150 экз. на сумму 45 300,00 руб.»
Приложение к акту (Список литературы на исключение)
Согласно требованиям, к акту составляется Приложение (ведомость) с детальным перечнем каждой книги. Это обязательный неотъемлемый документ.
- Заполняется в свободной табличной форме (или по типовым бланкам учреждения).
- Строк в приложении обычно больше, чем в самом акте (акт — сводный, приложение — детальный).
- Каждая строка: Инв. №, Автор, Заглавие, Год, Цена, Причина, Направление.
- Подписи: Приложение заверяется подписями всех членов комиссии (председатель, члены, секретарь).
Подписи и утверждение
Акт подписывается:
- Всеми членами комиссии (с расшифровкой фамилий/инициалов, ).
- Утверждается руководителем организации (Директор МБУК «ЦБС г. » / / «___» ________ 202_ г.).
Печать ставится по усмотрению учетной политики (для бюджетных учреждений часто обязательна на экземпляре для бухгалтерии).
Пример заполнения (Фрагмент таблицы)
| № | Инв. № | Заглавие / Автор | Год | Кол-во, экз. | Цена, руб. | Сумма, руб. | Причина | Направление выбытия | Основание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 125487 | Гражданский кодекс РФ (комментарий) / Под ред. * | 2015 | 1 | 850,00 | 850,00 | Устарел по содержанию (внесены изменения за 2016-2024 гг.) | Передача в пункт обмена вторсырья | |
| 2 | — | Журнал «Наука и жизнь» (сборник за 2010 г.) | 2010 | 12 | 45,00 | 540,00 | Пришло в негодность (плесень, разрыв корешка) | Уничтожение (Акт уничтожения № 3) | Служебная записка библ. от |
| 3 | 987654 | Учебник по астрономии 11 кл. / | 2018 | 3 | 320,00 | 960,00 | Дубликат (в фонде 5 экз., читательский спрос 0) | Безвозмездная передача (школе № *) | Договор дарения № 12 от |
| ИТОГО: | 16 | 2 350,00 | |||||||
Последующие действия после подписания акта
- Бухгалтерский учет: На основании акта (экз. №1) бухгалтер делает проводку на списание:
- Дт 01 / 08 / 10 (в зависимости от вида фонда) — Кт 01 / 08 / 10 / 91.04 / 98.01 (списание стоимости).
- Если книги продаются (реализация) — Дт 50/51/76 — Кт 91.01; Дт 91.02 — Кт 01/08 (ВНД списанных книг).
- Снятие с читательского/фондового учета: Библиотекарь удаляет записи из электронного каталога (РБС: ИРБИС, АБИС, «Читатель» и др.) и из инвентарных книг/карточек. На карточке ставится отметка: «Списано по Акту № от ».
- Физическое выбытие: Комиссия организует передачу книг на макулатуру, в обменный фонд или уничтожение. Составляется Акт передачи на макулатуру / Акт уничтожения (если предусмотрено направлением выбытия).
- Хранение: Акт (экз. №1) хранится в бухгалтерии в составе связки первичных документов к отчетному периоду. Срок хранения — не менее 5 лет (по актам инвентаризации и списанию — часто дольше, согласно перечню типовых управленческих архивов).
Типичные ошибки и риски при проверках
- Отсутствие приказа о комиссии или истекший срок его действия.
- Несоответствие причины списания реальному состоянию (например, списание «как устаревших» книг, которые просто порваны, или наоборот). Требуется экспертиза состояния (здоровье книги).
- Нет приложения (ведомости) с детальным перечнем — акт считается неполным.
- Неуказано направление выбытия — непонятно, куда делись физические носители (риск хищения).
- Списание уникальных/ценных экземпляров без согласования с вышестоящим органом (Минкультуры региона) и экспертизы на ценность.
- Ошибки в суммах (не совпадают итоги акта и приложения).
- Отсутствие подписи руководителя на утверждении (акт не вступает в силу).
Электронный документооборот (ЭДО) и 1С
В современных условиях (актуально на ) большинство учреждений ведут учет в автоматизированных системах (1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения, 1С:ХроноГраф, АБИС «Читатель», ИРБИС64+).
- Форма 0504144 заведена в справочнике «Внутренние документы» / «Акты списания».
- Заполнение ведется электронно, печать, для «мокрых» подписей или подпись ЭЦП (КЭП) ответственных лиц.
- В 1С документ «Списание МЦ/Библиотечных фондов» генерирует печатную форму 0504144 и проводки автоматически.
- Связь с каталогом: при проведении документа списания в 1С (если интегрировано с АБИС) автоматически проставляется статус экземпляра «Списан».
Грамотное заполнение Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ОКУД 0504144) — залог прохождения проверок Счетной палаты, Минфина и прокуратуры без замечаний. Ключевые моменты: обоснованная комиссия, четкое разделение причин (устарел/негоден/дубликат), обязательное приложение-перечень, четкое указание направления выбытия (макулатура, дарение, уничтожение) и своевременная бухгалтерская фиксация выбытия.
При подготовке статьи использованы: Приказ Минфина РФ № 52н, Приказ Минкульта РФ № 2710, ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020, материалы КонсультантПлюс, Гарант (статус на 2026 г.).
Данная статья носит информационный характер. Для оформления конкретных документов обращайтесь к действующим нормативным актам и методическим рекомендациям вашего ведомственного куратора.