Согласно статье 84․1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора (в день увольнения)․ Если работник не явился за документом в этот день, работодатель обязан письменно уведомить его о необходимости получить трудовую книжку либо дать письменное согласие на ее отправку почтой․ Ниже представлено подробное описание процедуры, требований к оформлению и образец документа․
Правовые основания и сроки
- Статья 84․1 ТК РФ — основная норма, регулирующая выдачу трудовой книжки при увольнении․
- Постановление Пленума ВС РФ от № 2 — разъясняет порядок расчета сроков и последствия нарушений․
- Приказ Минтруда России от № 69 — утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек (пункт 43 регламентирует уведомление)․
Ключевые моменты:
- Уведомление направляется только в том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения (не явился, был в отпуске/на больничном и т․д․)․
- Закон не устанавливает жесткий срок направления уведомления, но судебная практика рекомендует сделать это в кратчайшие сроки (в течение 1–3 рабочих дней после дня увольнения), чтобы избежать простоя и штрафов․
- Уведомление должно содержать предложение получить книгу лично ИЛИ согласие на отправку почтой (ценным письмом с вложением)․
Структура и обязательные реквизиты уведомления
Документ оформляется на бланке организации или на обычном листе А4 с указанием следующих данных:
| Реквизит | Описание / Требования |
|---|---|
| Наименование организации | Полное наименование (ООО «», ИП и т․д․) и сокращенное, если есть; |
| Заголовок | «Уведомление о выдаче трудовой книжки» или «Уведомление о необходимости получения трудовой книжки»․ |
| Дата и место составления | Дата направления уведомления (число, месяц словами, год), населенный пункт (г․ )․ |
| ФИО адресата | Фамилия, Имя, Отчество уволенного работника полностью (в дательном падеже: «Иванову И․И․»)․ В образце ниже замаскировано: ․ |
| Ссылка на приказ об увольнении | Номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении, основание (ст․ 77, 78, 80 ТК РФ и др․)․ |
| Дата увольнения | Дата прекращения трудового договора (последний рабочий день)․ |
| Суть уведомления | Текст: «Вам направляется настоящее уведомление о том, что Ваша трудовая книжка (либо сведения о трудовой деятельности в электронном виде) готова к выдаче․․․»․ |
| Варианты получения | Лично в кадровой службе/у руководителя по адресу: ․ Почтовым отправлением (требуется письменное согласие работника)․ |
| Сроки действия | Рекомендуется указать: «Прошу явиться в рабочее время (с по *) в течение [например, 10] календарных дней»․ |
| Последствия бездействия | Ссылка на ст․ 234 ТК РФ: задержка выплаты трудовой книжки влечет выплату работнику среднего заработка за каждый день задержки․ |
| Подпись уполномоченного лица | Должность (директор, начальник кадров), подпись, расшифровка подписи, печать (при наличии)․ ФИО подписанта: ․ |
| Отметка о направлении | Способ: почтой (ценным письмом с описью вложения), курьером, лично под роспись․ Номер почтового отправления: ․ |
Образец уведомления (Шаблон)
ООО «»
УВЕДОМЛЕНИЕ
о выдаче трудовой книжки
г․ «___» ____________ 202_ г․
Уважаемый(ая) !
Настоящим уведомляем Вас о том, что в связи с прекращением трудового договора по основанию пункта части 1 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию / по соглашению сторон / иное основание) в соответствии с приказом № * от «___» ____________ 202_ г․, датой Вашего увольнения является «___» ____________ 202_ г․
В день увольнения Ваша трудовая книжка (номер , серия ) не была выдана в связи с Вашим неявкой․
На основании статьи 84․1 ТК РФ сообщаем, что Ваша трудовая книжка готова к выдаче․ Просим Вас явиться для ее получения лично в кадровую службу ООО «» по адресу: г․ , ул․ , д․ , офис/каб․ в рабочее время (с до *) в течение 10 (десяти) календарных дней со дня получения настоящего уведомления․
В случае невозможности явиться лично, Вы имеете право направить нам письменное согласие на отправку трудовой книжки почтовым отправлением (ценным письмом с вложением) на Ваш почтовый адрес: ․ Согласие может быть направлено по электронной почте: @․ru или по факсу: ․
ВНИМАНИЕ: В соответствии со статьей 234 ТК РФ, за задержку выдачи трудовой книжки по вине работодателя выплачивается средний заработок за каждый день задержки․ Однако, если задержка произошла по Вашей вине (неявка за книжкой, несвоевременное предоставление согласия на отправку), средний заработок за дни простоя не выплачивается․
С уважением,
Директор ООО «»
________________ / /
Отметка о направлении:
Уведомление направлено почтовым отправлением (ценное письмо с описью вложения) на адрес:
Номер отправления: от «___» ____________ 202_ г․
Исполнитель: * / тел․: *
Порядок направления и фиксации факта уведомления
Это критически важный этап для защиты работодателя от штрафов и выплат за простой․
Способ 1: Почтой (Рекомендуемый)
- Вид отправления: Ценное письмо с описью вложения (ф․ 107) и уведомлением о вручении (ф․ 119)․
- Вложение: Само уведомление (в 2 экземплярах: одно для работника, второе — для возврата в организацию с росписью адресата/пометкой почты)․
- Опись вложения: Заполняется на бланке ф․ 107․ Пример заполнения: «Уведомление о выдаче трудовой книжки — 1 экз․»
- Фиксация: Сохранить чек об оплате почтовой платы, квитанцию с номером отправления (*), опись вложения (2-й экземпляр с печатью почты) и уведомление о вручении (когда вернется)․
Способ 2: Курьерской службой / Лично под роспись
- Курьер вручает уведомление работнику под роспись во 2-м экземпляре (один остается у работника, второй с датой и подписью получателя возвращается в организацию)․
- Если работник отказывается принимать — составляется Акт об отказе от получения уведомления (подписывается курьером и, по возможности, свидетелями/соседями)․
Способ 3: Электронным способом (только при согласии работника)
- Допустимо, если в трудовом договоре или локальном акте предусмотрен документооборот по ЭДО и работник дал согласие на получение уведомлений в электронном виде (на почту @․ru или в личный кабинет на портале)․
- Необходимо использовать усилитую квалифицированную электронную подпись (УКЭП) работодателя․
Последствия неисполнения обязанности по уведомлению
Если работодатель не уведомит работника, а трудовая книжка будет лежать в организации месяцами/годами:
- Выплата среднего заработка (ст․ 234 ТК РФ): За каждый день задержки выдачи (включая выходные и праздничные) с дня, следующего за днем увольнения, до дня фактической выдачи/направления․ Суды взыскивают эти суммы практически всегда, если нет доказательств уведомления․
- Моральный вред (ст․ 237 ТК РФ): Работник может потребовать компенсацию морального вреда․
- Административная ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ): Штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб․ (для ИП — от 1 000 до 5 000 руб․ или дисквалификация, для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб․)․ При рецидиве, штрафы выше и дисквалификация до 3 лет․
- Уголовная ответственность (ст․ 145․1 УК РФ): При злостном неплатеже заработка/выплаты за простой (сумма более 3 млн руб․ или в отношении группы лиц)․
Особенности с 2021 года: Трудовая книжка в электронном виде (ТК-Э)
Для работников, перешедших на электронный формат (по умолчанию все, нанятые после , если не написали заявление на бумажную):
- В день увольнения работодатель вносит запись в ТК-Э через оператора (СФР/ПФР) — это считается выдачей․
- Работнику направляется Сведения о трудовой деятельности (СТД) — выписка из ТК-Э (форма утверждена Приказом Минтруда № 719н)․
- Уведомление в таком случае формулируется как: «Уведомление о готовности Сведений о трудовой деятельности (выписки из ТК-Э) к выдаче»․
- СТД можно передать лично, почтой (ценным письмом) или в электронном виде (на портал Госуслуг, по ЭДО, на e-mail)․
Частые ошибки и советы
⚠ Типичные ошибки:
- Отсутствие даты уведомления — невозможно доказать своевременность․
- Отправка обычным письмом — нет доказательства вручения и содержимого․ Только ценное с описью․
- Неуказание адреса получения — работник не знает, куда идти․
- Игнорирование возврата письма с пометкой «Срок хранения истек» / «Адресат не явился» — это доказательство исполнения обязанности работодателем․ Письмо не открывать, хранить запечатанным вместе с конвертом и уведомлением о вручении․
- Несоответствие ФИО в уведомлении и паспорте — почта может не вручить․
✅ Рекомендации:
- Направляйте уведомление на следующий рабочий день после дня увольнения, если работник не явился․
- Ведите Журнал учета уведомлений о выдаче трудовых книжек (колонки: дата, ФИО работника, номер приказа, способ направления, номер отправления, дата возврата/вручения)․
- Храните весь пакет документов (копия уведомления, чек почты, опись, уведомление о вручении/возврате) не менее 75 лет (срок хранения личных дел) или до истечения сроков давности по спорам о труде․
- Если работник явился за книжкой после получения уведомления — оформите выдачу в Журнале учета движения трудовых книжек (ф․ Т-3) и в самой трудовой книжке (подпись получателя, дата выдачи);
Грамотно составленное и своевременно направленное уведомление — это главный инструмент защиты работодателя от финансовых рисков (выплата среднего заработка за простой, штрафы ГИТ, судебные издержки)․ Используйте представленный образец, адаптируйте его под локальные акты организации (адреса, ФИО руководителей, контакты *), и обязательно фиксируйте факт отправки почтовым отправлением ценным письмом с описью вложения․ В случае перехода на ТК-Э не забывайте направлять не саму книжку, а Сведения о трудовой деятельности (СТД)․
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией․ При оформлении документов рекомендуется учитывать актуальные изменения в ТК РФ, локальные нормативные акты организации и судебную практику региона․ Персональные данные (ФИО, адреса, телефоны, номера документов) в образце заменены на * в целях конфиденциальности․