Прекращение трудового договора — это процедура, требующая строгого соблюдения процедур, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Одним из ключевых моментов является вручение работнику его трудовой книжки. Согласно ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности в форме СТД-Р для электронных книжек) в день прекращения трудового договора, который, как правило, совпадает с последним рабочим днем.
Однако на практике часто возникают ситуации, когда личное вручение невозможно. Именно для таких случаев законодательством предусмотрена обязанность работодателя направить работнику уведомление о необходимости получить трудовую книжку. В данной статье подробно разберем, когда это требуется, как правильно составить документ и предоставим актуальный образец заполнения.
Когда требуется составление уведомления?
Уведомление о получении трудовой книжки составляется и направляется работнику только в двух случаях (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ):
- Работник отсутствовал на рабочем месте в день прекращения трудового договора (например, находился в отпуске с последующим увольнением, на больничном, прогулял или работал удаленно и не явился в офис).
- Работник находился на рабочем месте, но отказался получать трудовую книжку лично.
Важно: Если сотрудник в день увольнения присутствовал на рабочем месте и получил документы в руки — уведомление составлять не нужно. Достаточно отметки в книге учета движения трудовых книжек и росписи в приказе об увольнении.
Правовое значение уведомления: почему это критически важно?
Многие работодатели недооценивают значение этого документа, а зря. Отправка уведомления — это главная защита работодателя от ответственности за просрочку выдачи трудовой книжки.
Последствия неисполнения обязанности:
- Административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) — штрафы на должностных лиц и юрлицо.
- Выплата заработной платы за время задержки (ч. 6 ст. 234 ТК РФ) — средний заработок за каждый день просрочки (в т.ч. выходные и праздники) до момента фактического вручения или отправки почтой.
- Компенсация морального вреда по решению суда.
Как уведомление снимает ответственность:
Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, с момента направления уведомления работодатель перестает нести ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. Днем направления считается дата почтового отправления (дата на почтовом чеке/уведомлении о вручении). Дальнейшие сроки доставки почтой на ответственности работодателя не лежат.
Обязательные реквизиты уведомления
Унифицированной (обязательной для всех) формы уведомления не существует. Документ составляется в произвольной форме на бланке организации, однако для придания ему юридической силы он должен содержать реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 9 ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- Наименование организации (полное, согласно уставу).
- Вид документа, «Уведомление».
- Дата и место составления (город).
- Регистрационный номер (по журналу регистрации исходящих документов/уведомлений).
- Тема документа — «О необходимости получить трудовую книжку».
- Адресат — ФИО уволившегося работника.
- Текстовая часть (суть требования).
- Подпись руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой и датой.
- Отметка о приложениях (например, копия приказа об увольнении).
Структура текстовой части: что писать внутри?
Закон не диктует точный текст, но судебная практика и рекомендации экспертов (в т.ч. из источников v2b.ru, sekretariat.ru) рекомендуют включать следующие блоки:
- Ссылка на основание: Номер и дата трудового договора, номер и дата приказа об увольнении, основание расторжения (п. ст. 77, 78, 80 ТК РФ и т.д.).
- Констатация факта: Указание на то, что в день прекращения договора трудовая книжка не была вручена лично (причина: отсутствие / отказ).
- Призыв к действию (альтернатива): Просьба явиться за документом лично ИЛИ направить письменное согласие на отправку по почте;
- Детали для личного получения: Наименование структурного подразделения (кадры/бухгалтерия), точный адрес, этаж, кабинет, режим работы (дни/часы, обеденный перерыв).
- Детали для почтовой отправки: Требование указать в согласии точный почтовый адрес на территории РФ (с индексом).
- Предупреждение о правовых последствиях: Прямая ссылка на ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ: «С момента направления настоящего уведомления работодатель перестает нести ответственность за задержку выдачи трудовой книжки».
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
Если работник перешел на электронный формат ведения трудовой книжки (не передал бумажную книгу работодателю при приеме), уведомление о получении трудовой книжки не требуется.
В этом случае работодатель обязан в день увольнения выдать работнику Сведения о трудовой деятельности (формы СТД-Р), заверенные подписью уполномоченного лица и печатью организации (если печать есть). Если работник не явился лично — СТД-Р отправляется по почте (ценным письмом с уведомлением о вручении) без предварительного уведомления.
Образец уведомления (с заполнением)
Ниже приведен образец документа, составленный на основе рекомендаций источников (v2b.ru, moedelo.org). Чувствительные данные (адреса, ФИО, телефоны, номера документов) частично скрыты маской * в соответствии с требованиями конфиденциальности.
ООО «*»
УВЕДОМЛЕНИЕ
об необходимости получения трудовой книжки
| Исх. № | г. | «___» _____________ 202_ г. |
Кому: * *
(ФИО работника полностью)
Адрес: г. , ул. , д. , кв.
Уважаемый(ая) * !
Сообщаю, что трудовой договор № от ..202_ г., заключенный с Вами, расторгнут приказом № * от ..202_ г. по п. ч. ст. 77 ТК РФ (указать основание: по соглашению сторон / по собственному желанию / в связи с переводом и т.д.);
В день прекращения трудового договора (..202_ г.) Ваша трудовая книжка (серия *, № *) не была вручена Вам лично в связи с (выберите нужное: Вашим отсутствием на рабочем месте / Вашим отказом от получения).
На основании ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ прошу Вас:
- Явиться за получением трудовой книжки в отдел кадров ООО «» по адресу: г. , * переулок/улица, д. , этаж , каб. .
Режим работы отдела кадров: с 9:00 до 18:00 в рабочие дни (обеденный перерыв с 13:00 до 14:00). - Или направить в адрес ООО «» Ваше письменное согласие на получение трудовой книжки почтовым отправлением (ценным письмом с уведомлением о вручении).
В согласии необходимо обязательно указать точный почтовый адрес доставки на территории Российской Федерации (с индексом).
Обращаю Ваше внимание: в соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ с момента направления настоящего уведомления работодатель (ООО «») перестает нести ответственность за задержку выдачи трудовой книжки.
К настоящему уведомлению прилагается: копия приказа № от .;202_ г. об увольнении (1 л.).
| Генеральный директор ООО «» ________________ / * */ (подпись) (расшифровка подписи) «___» _____________ 202_ г. | С согласен(ом) ознакомлен(а): ________________ /* * */ (подпись работника) (расшифровка) «___» _____________ 202_ г. |
Процедура направления и фиксации факта отправки
Просто напечатать уведомление недостаточно. Нужно правильно его доставить и зафиксировать:
- Способ отправки: Только Почта России — ценное письмо с уведомлением о вручении (или заказное с уведомлением). Курьерские службы (СДЭК, Яндекс.Доставка и др.) для этих целей не подходят, так как не дают юридически значимого уведомления о вручении, которое требуется суду.
- Адрес отправки: Адрес регистрации (прописки) работника, указанный в личном деле (форме Т-2) или заявлении при приеме. Если известен актуальный адрес проживания — лучше отправить туда (дублировать на оба адреса).
- Вложение: В конверт кладем уведомление (в 2 экз. — одно для работника, второе с росписью вернется в уведомлении о вручении) и копию приказа об увольнении.
- Инвентаризация вложения: Обязательно заказывайте на почте инвентаризацию вложения (формы 107). Это докажет, что в конверте было именно уведомление, а не чистый лист бумаги.
- Сохранение доказательств: К делу (личному делу работника или делу по увольнению) прикладываются:
- Копия уведомления (подписанная руководителем).
- Почтовый чек (квитанция об оплате).
- Инвентаризация вложения (формы 107) — штамп почты.
- Уведомление о вручении (формы ПО-23/ПО-24) — когда вернется с почты с подписью получателя (или отметкой «Не взыскано», «Адресат не живет» и т.д.).
Учет в Книге учета движения трудовых книжек
Независимо от того, получил ли работник книжку лично или она отправлена почтой, запись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (форма Т-3) вносится обязательно.
Формулировка для колонки «Примечание» при почтовой отправке:
«Направлена с письменного согласия * * * от ..202_ по почте ценным письмом с уведомлением о вручении (реквизиты отправления: *), дата отправки ..202_ г.»
Если работник пришел лично после получения уведомления, ставится обычная отметка о вручении под роспись с датой фактического получения.
Акт отказа: нужен ли он?
Закон (ст. 84.1 ТК РФ) не обязывает составлять акт отказа работника от получения трудовой книжки. Достаточно уведомления.
Однако, если работник пришел в день увольнения, но письменно отказался подписывать приказ и забирать книжку, составление Акта отказа (подписываемого комиссией из 3-х лиц) — это хорошая дополнительная защита. Он фиксирует факт волеизъявления работника не получать документ. Но акта не заменяет уведомление — уведомление все равно нужно отправить по почте для снятия ответственности за задержку.
Чек-лист для кадрового специалиста (резюме)
| Этап | Действие | Документ-результат |
|---|---|---|
| День увольнения | Попытка вручить ТК лично. Если нет — зафиксировать причину (отсутствие/отказ). | Служебная записка / Акт отказа (по желанию). |
| В день увольнения или след; день | Подготовить Уведомление (2 экз.). Подписать руководителю. | Готовое Уведомление (оригинал + копия). |
| В день составления | Отправить Почтой России: Ценное письмо + Уведомление о вручении + Инвентаризация вложения (ф. 107). Вложить копию приказа. | Почтовый чек, квитанция ф. 107. |
| В течение дней/недель | Ожидать возврат Уведомления о вручении (ПО-23/24) с почты. | Уведомление о вручении (с подписью адресата или отметкой почты). |
| Параллельно | Внести запись в Книгу учета движения ТК (ф. Т-3) с отметкой об отправке. | Заполненная строка в Журнале (Книге) Т-3. |
| Архивирование | Сшить в личное дело / дело по увольнению: копию уведомления, чек, ф.107, уведомление о вручении. | Полный пакет доказательств исполнения обязанности. |
Грамотное составление и своевременная отправка уведомления о получении трудовой книжки — это не бюрократическая формальность, а единственный законный способ для работодателя снять с себя ответственность за просрочку выдачи документа, если работник не явился за ним самостоятельно.
Ключевые правила:
- Направляйте уведомление в день увольнения или сразу на следующий рабочий день.
- Используйте только Почту России (ценное/заказное + уведомление о вручении + инвентаризация).
- Обязательно укажите в тексте ссылку на ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.
- Сохраняйте все почтовые квитанции и уведомления о вручении минимум 75 лет (срок хранения личных дел).
Соблюдение этой процедуры сэкономит организации значительные средства на штрафах, зарплате за простой и судебных издержках.
Статья подготовлена на основе актуального Трудового кодекса РФ, разъяснений Роструда и судебной практики на 2026 год. Приведенные образцы носят рекомендательный характер. Перед использованием адаптируйте документ под локальные нормативные акты вашей организации и конкретную ситуацию.