Оформление трудовой книжки при увольнении по собственному желанию, одна из самых частых кадровых операций. Несмотря на кажущуюся простоту, ошибки в формулировке основания или порядке заполнения могут привести к спорам с работником, претензиям со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда) и проблемам у сотрудника при будущем трудоустройстве или назначении пенсии. В этой статье мы подробно разберем актуальный на образец записи, нормативную базу и частые ошибки.
Нормативная база: на что ссылаться в 2026 году
Главным документом, регламентирующим порядок заполнения трудовой книжки, по-прежнему является Постановление Правительства РФ от № 645 «Об утверждении Инструкции по порядку ведения и хранения трудовых книжек» (в ред. от ). Основанием для увольнения служит ст. 77 ТК РФ (в частности, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — «по собственному желанию»).
Важно: С 2021 года введено обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). При увольнении работодатель обязан сделать запись и в бумажной книжке (если работник не отказался от неё в письменном виде до ), и в ЭТК (через оператора — ПФР/СФР). Формулировка основания должна быть идентичной в обоих носителях.
Алгоритм заполнения раздела «Сведения о работе» (графы 1–4)
Запись вносится в день увольнения (последний рабочий день сотрудника). Ниже приведен пошаговый алгоритм заполнения каждой графы.
Графа 1: Порядковый номер записи
Ставится следующий по порядку номер (арабскими цифрами). Нумерация сквозная за всю книгу.
Графа 2: Дата записи
Указывается дата последнего рабочего дня сотрудника (день увольнения). Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
Графа 3: Сведения о приеме на работу, переводах, увольнении
Это самая важная графа. Формулировка должна быть строго установленной законом; Сокращения не допускаются.
Уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Разбор вариантов (дополнительные основания):
- Выход на пенсию: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Переезд за пределы местности: «Уволен по собственному желанию в связи с переездом за пределы данной местности, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Уважительные причины (без отработки 2 недель): Формулировка основания (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) не меняется, но в приказе и в графе 4 ссылаются на конкретную уважительную причину (уход за больным, поступление в вуз и т.д.).
Графа 4: Основание для записи (номер, дата приказа)
Указывается реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении:
Приказ № * от
Примечание: Номер и дата приказа должны в точности соответствовать документу. Фамилия директора/уполномоченного лица в приказе скрыта (*) в соответствии с правилами конфиденциальности.
Визуальный образец заполнения страницы (фрагмент)
Ниже представлен визуальный пример того, как выглядит страница трудовой книжки с записью об увольнении.
| № | Дата | Сведения о приеме на работу, переводах, увольнении | Основание (приказ) |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят на работу в ООО «Ромашка» в должность менеджера отдела продаж | Приказ № 1 от | |
| 2 | Уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ № * от |
Строка с увольнением выделена для наглядности. В реальной книжке выделения цветом не делается.
Особенности оформления в 2026 году: нюансы и изменения
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и форма СТД-Р
Если работник перешел на ЭТК (или был нанят после 2020 года), бумажной записи не делается. В день увольнения работодатель передает сведения в СФР (через оператора ЭТК). Работнику на руки выдается документ по форме СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности работника»), который является аналогом выписки из трудовой книжки. Образец заполнения СТД-Р утвержден Приказом Минтруда от № 92н. Формулировка основания в СТД-Р полностью повторяет запись в бумажной книжке.
Исправительная запись (если ошиблись)
Если в трудовой книжке допущена ошибка (опечатка в дате, неверная статья ТК РФ), зачеркивать и корректировать запись нельзя (п. 30 Инструкции № 645). Делается исправительная запись следующим порядковым номером:
- В графе 3: «Запись № 2 от г. недействительна».
- В графе 4: «Приказ № * от » (приказ об исправлении).
- Сразу следующей строкой вносится правильная запись с новым номером.
Увольнение внутреннего совместителя
При увольнении внутреннего совместителя по собственному желанию запись в трудовой книжке не вносится (п. 27 Инструкции № 645). Сведения о прекращении трудового договора о внутреннем совместительстве вносятся в личную карточку работника (формы Т-2/Т-2э). Приказ оформляется отдельно.
Порядок действий HR-специалиста (чек-лист)
- Получение заявления: Работник пишет заявление за 2 недели до предполагаемой даты увольнения (если нет уважительных причин для сокращения срока).
- Издание приказа: На основании заявления издается приказ по форме № Т-8 (или своя форма, утвержденная ЛНА). Основание в приказе: «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
- Ознакомление под роспись: Работник ознакомляется с приказом за 3 дня до увольнения (или в день увольнения, если срок отработки истек).
- Расчет и выплата: В последний рабочий день — полный расчет (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, прочие выплаты).
- Запись в ТК / ЭТК: В день увольнения (последний рабочий день) вносится запись в бумажную ТК (если есть) и передаются данные в ЭТК.
- Выдача документов: Трудовая книжка (или СТД-Р) выдается в руки работника под роспись в журнале учета движения ТК (форма Т-3) или в самой ТК (графа «Подпись работника»).
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как правильно |
|---|---|---|
| Формулировка «Уволен по статье 77 ТК РФ» без указания пункта и части | Признание записи некорректной, проблемы при пенсионном назначении | Всегда: «пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ» |
| Запись «Уволен по собственному желанию» (без ссылки на ТК РФ) | Нарушение Инструкции № 645 (п. 18: ссылка на закон обязательна) | Обязательная ссылка на норму закона |
| Дата увольнения не совпадает с последним рабочим днем | Споры о сроках выплаты зарплаты/компенсации, штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ | Дата в ТК = Дата приказа = Последний фактический рабочий день |
| Отказ в выдаче ТК/СТД-Р в день увольнения | Административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ), компенсация за задержку | Выдача в день увольнения под роспись |
| Расхождение данных бумажной ТК и ЭТК | Проблемы у работника при подтверждении стажа | Синхронная передача данных в СФР и заполнение бумажного носителя |
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Работник забрал заявление до истечения 2 недель. Как быть?
Ответ: Если работодатель не нашел замену и работник требует прекратить договор, увольнение происходит в день подачи второго заявления (о возврате первого). Запись в ТК делается по общему правилу (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с датой фактического прекращения работы.
Вопрос: Нужно ли ставить печать на записи об увольнении?
Ответ: Согласно п. 18 Инструкции № 645, запись в трудовой книжке заверяется подписью уполномоченного лица (директора, руководителя кадровика) с расшифровкой и печатью организации (если печать имеется). Если организация отменила печать (зафиксировано в Уставе/ЛНА), ставится только подпись.
Вопрос: Как оформить увольнение по собственному желанию в период отпуска?
Ответ: Работник имеет право уволиться в период отпуска (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ не запрещает это). Дата увольнения, последний день отпуска (или день, указанный в заявлении, если он совпадает с календарным днем отпуска). Запись в ТК делается в этот день. Работодатель не может отказать.
Грамотное оформление записи об увольнении по собственному желанию — залог отсутствия трудовых споров и проверок. Ключевые правила на 2026 год остаются неизменными: точная формулировка с ссылкой на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, соответствие даты приказа и записи, обязательное дублирование в ЭТК (при ее наличии) и своевременная выдача документов работнику. Используйте приведенные выше образцы и чек-лист для минимизации рисков ошибок.
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При возникновении сложных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу. Актуальность нормативных актов проверена на .