Справочно-информационные документы составляют основу информационного обмена внутри организации и с внешними контрагентами. В отличие от организационно-распорядительных актов, они не требуют обязательного исполнения, а служат основой для принятия управленческих решений. В данной статье подробно разбираются виды таких документов, правила их оформления, регистрации и хранения, а также приводятся рекомендации по составлению наиболее распространенных форм.

Классификация и место в системе делопроизводства

В общем делопроизводстве принято выделять три ключевые группы документов:

• Документы по личному составу — кадровые бумаги, регламентирующие трудовые отношения (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении, личные карточки).
• Организационно-распорядительные документы — акты, обязательные к исполнению (приказы, распоряжения, постановления).
• Информационно-справочные документы — содержат сведения для анализа ситуации и принятия решений, не навязывают конкретных способов действий исполнителям.

Группа информационно-справочных документов имеет вспомогательный характер по отношению к двум остальным. Именно на их основе руководство формирует волю, закрепляемую затем в приказах и распоряжениях.

Ключевые признаки информационно-справочных документов

Чтобы отнести документ к данной группе, необходимо наличие двух обязательных признаков:

1. Отсутствие требования обязательного исполнения. Адресат не обязан выполнять поручения, так как их в документе нет.
2. Направленность информационного потока; Традиционно используются для передачи информации от вышестоящих органов/подразделений к нижестоящим (нисходящий поток), а также для горизонтального и восходящего обмена (доклады, записки).

Основные виды информационно-справочных документов

Согласно установленной практике и методологическим рекомендациям (в т.ч. ГОСТ Р 7.0.97-2016), к данной группе относятся:

Докладные записки и объяснительные записки

Докладная записка — документ, направляемый руководителю для информирования о текущем положении дел, результатах работы, выявленных проблемах или для предложения конкретных мер. Является основным инструментом восходящей связи.

Объяснительная записка, представляет собой официальное письменное объяснение сотрудника по поводу служебного проступка, нарушения трудовой дисциплины или иного факта, требующего разъяснений. Хотя она часто инициирует кадровые решения, по форме и природе является информационно-справочным документом.

Предложения и представления

• Предложение — инициативный документ, содержащий идеи по совершенствованию работы, внедрению новинок, экономии ресурсов. Не накладывает обязанностей.
• Представление — документ, с которым подчиненный орган или должностное лицо обращается к вышестоящему за предоставлением прав, ресурсов, согласования действий или награждения сотрудников.

Телеграммы и телефонограммы

Оперативные средства связи для срочной передачи информации. В современных условиях их функцию часто выполняют электронные письма и сообщения в корпоративных мессенджерах, однако для юридически значимых срочных уведомлений бланки телеграмм сохраняют актуальность.

Иные виды

С развитием ЭДО и обновлением нормативной базы (Приказ Минархива России от № 189) к справочно-информационным документам также относятся:

• Информационные письма (внешние и внутренние);
• Отчеты (статистические, аналитические, о выполнении заданий);
• Акты инвентаризации, проверки, приемки-сдачи (в части фиксации фактов);
• Протоколы совещаний, заседаний комиссий (в части фиксации информации);
• Справки, выписки, заключения экспертов;
• Резюме, анкеты, характеристики (в кадровом обороте).

Структура документооборота справочно-информационных документов

Всю документацию данной группы подразделяют на три условных блока:

Регламентация работы с документами: Инструкция по справочно-информационной работе

Порядок оформления, регистрации, обработки, хранения и уничтожения справочно-информационных документов устанавливается локальным нормативным актом — Инструкцией по справочно-информационной работе по документам организации. Данный документ утверждается руководителем организации.

Что должно содержаться в Инструкции

• Перечень видов документов, подлежащих регистрации.
• Перечень документов, регистрация которых не обязательна (рекламные предложения, поздравительные письма, бухгалтерские/финансовые документы, пересылаемые для ознакомления, черновики).
• Порядок первичной обработки (вскрытие, простановка штампов, сортировка).
• Сроки исполнения/рассмотрения (для входящих — обычно 3-5 рабочих дней на первичную реакцию).
• Правила оформления исходящих и внутренних документов (бланки, шрифты, поля, реквизиты).
• Порядок работы с электронными документами (ЭДО, электронный архив, ЭП).
• Сроки хранения и порядок экспертизы ценности/уничтожения.

Образцы оформления основных форм (Шаблоны)

Ниже приведены структурные схемы и обязательные реквизиты для самых востребованных видов документов. Конфиденциальные данные (ФИО, адреса, телефоны, номера счетов) в примерах замаскированы символами .

Образец служебной записки (Докладной/Предложения)

Используется для внутреннего документооборота. Оформляется на бланке организации или чистом листе А4.

ООО «РОМАШКА» / ИП ИВАНОВ И.И.
(Наименование организации / ФИО ИП)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ *-сз от ..202

Кому: Генеральному директору ООО «РОМАШКА»
Иванову И.И. (ФИО руководителя — )
От кого: Начальника отдела продаж
Петрова П.П. (ФИО автора — )

Тема: О результатах работы отдела за  квартал 202* г. / О предложении по внедрению CRM-системы

Уважаемый Иван Иванович!

Докладываю, что в * квартале 202 года отдел продаж выполнил план по выручке на % (план: * руб., факт: * руб.).
Основные достижения:
Привлечено  новых клиентов (контактные лица: ).
Завершены переговоры с ключевым поставщиком ООО «Поставщик» (договор № * от ..202).
Снижены накладные расходы на %.

Выявленные проблемы:
— Нехватка штата менеджеров (* единиц).
— Устаревшее ПО учета заказов.
ПРЕДЛАГАЮ:
Открыть вакансию «Менеджер по продажам» — * шт.
Рассмотреть закупку лицензий CRM «Битрикс24» / «АмоCRM» (стоимость около  руб./год).

Приложение: Аналитический отчет за квартал (.л.) — * экз.
Начальник отдела продаж /Петров П.П./ ..202
(Подпись) (Расшифровка подписи) (Дата)

Образец объяснительной записки

Пишется от руки или на компьютере сотрудником по требованию руководителя или по собственной инициативе.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Кому: Генеральному директору ООО «РОМАШКА»
Иванову И.И.
От кого: Менеджера отдела продаж
Сидорова С.С. (Табельный номер: )

..202* г. г. 

В *:* часов я опоздал на рабочее место на * минут.
Причина: форс-мажорная ситуация на трассе (авария на мосту *, пробка  км). Документы, подтверждающие обстоятельства (справка ГИБДД / фото с навигатора / заявление в диспетчерскую) прилагаются / готовы предоставить по требованию.
Прошу принять к сведению и не применять к мне дисциплинарное взыскание, так как опоздание не зависело от моей воли.

Сидоров С.С. /С.С. Сидоров/ ..202*

Образец информационного письма (Исходящий)

Направляется контрагентам, партнерам, филиалам для информирования об изменениях, новостях, сроках.

ООО «РОМАШКА»
ИНН * / КПП 
, г. , ул. , д. , офис *
Тел.: +7 () -*-* / E-mail: @romashka.ru

Исх. № -ИП от ..202*

Генеральному директору
ООО «ПАРТНЕР»
Петрову П.П.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

Об изменении банковских реквизитов

Уважаемый Петр Петрович!

Информируем вас о том, что с ..202* года ООО «РОМАШКА» меняет расчетный счет для приема платежей по договору №  от ..202.

Новые реквизиты:
БИК: *
Кор. счет: 
Расч. счет: 
Банк: ПАО «СБЕРБАНК» (г. )

Просим с указанной даты направлять оплаты исключительно на новые реквизиты. Платежи, поступившие на старый счет после ..202, будут возвращены плательщику.

Приложение: Копия уведомления банка о открытии счета — 1 л.

Генеральный директор /Иванов И.И./ ..202
М.П.
Исполнитель: Менеджер по ДО Бухова Б.Б. Тел.: +7 () -*-* (доб. *)

Образец справки (Справочно-информационный документ)

Выдается по запросу сотрудников, банков, госорганов. Подлежит обязательной регистрации в журнале учета выданных справок.

ООО «РОМАШКА»
ОГРН *
ИНН 

СПРАВКА
№ -СП от ..202*

Настоящей подтверждаем, что гражданин(ка) ,  года рождения,
проживающий(ая) по адресу: , работает в ООО «РОМАШКА» с ..202* г.
по трудовому договору № .

Должность: 
Структурное подразделение: 
Вид занятости: полная / неполная
Трудовой стаж в организации:  лет  мес.

Средний заработок за последние  календарных месяцев (с ..202* по ..202*)
составил:   руб.  коп. (в т.ч. НДФЛ).

Справка выдана для предоставления в  (наименование органа/банка)
по запросу заинтересованного лица.

Генеральный директор /Иванов И.И./ ..202*
М.П.
Главный бухгалтер /Петрова П.П./ ..202*

Заявитель получил: _____________ // ..202*
(Подпись) (Расшифровка) (Дата)

Особенности регистрации и учета

Журналы регистрации

Для каждого блока документооборота ведутся отдельные журналы (бумажные или электронные в СЭД):

• Журнал регистрации входящих документов (форма № 1-УД или аналогичная).
• Журнал регистрации исходящих документов (форма № 2-УД).
• Журнал регистрации внутренних документов (служебных записок, актов, справок) — часто ведется в едином журнале или раздельно по видам (журнал справок, журнал служебных записок).

Нумерация

Рекомендуется сквозная нумерация в течение календарного года с указанием индекса вида документа:

• Вх. № 123-ВХ от
• Исх. № 45-ИС от
• СЗ № 12-СЗ от (Служебная записка)
• СП № 7-СП от (Справка)

Сроки хранения (согласно Перечню типовых управленческих архивных документов)

Электронный документооборот (ЭДО) и справочно-информационные документы

С 2021 года (ФЗ-377, ФЗ-476) использование электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), приравнено к бумажным. Для справочно-информационных документов это критически важно:

• Служебные записки, отчеты, акты подписываются автором и согласующими лицами УКЭП в СЭД (1С:Документооборот, Диадок, СБИС, Контур.Экстерн и др.).
• Исходящие информационные письма направляются через операторов ЭДО (Ростелеком, Тензор, СБИС) или по защищенным каналам связи (СМЭВ для госорганов).
• Справки могут формироваться автоматически из HR-системы (1С:ЗУП, SAP) и выдаваться сотруднику в личном кабинете с ЭП ответственного лица.

Типичные ошибки при оформлении

1. Отсутствие даты и регистрационного номера, документ теряет юридическую силу и не может быть отслежен в делопроизводстве.
2. Смешивание реквизитов: использование бланка «Исходящее письмо» для внутренней служебной записки (нет графы «Кому/От кого» структурных подразделений).
3. Нарушение субъектной компетенции: подпись справки о зарплате только директором без визы бухгалтера (или наоборот, в зависимости от Положения о подписании).
4. Хранение «черновиков» в деловых папках: черновики, заметки, рекламные листовки не подлежат регистрации и сшивке в дела; их следует уничтожать после первичной обработки.
5. Игнорирование Инструкции по справочно-информационной работе: работа «по привычке» без утвержденного локального акта ведет к хаосу в архиве и рискам при проверках (Росархив, налоговая, прокуратура).

Грамотная организация работы со справочно-информационными документами — залог прозрачности управленческих процессов, скорости принятия решений и правовой защищенности организации. Ключевыми факторами успеха являются:

• Наличие актуальной Инструкции по справочно-информационной работе.
• Единые стандарты оформления (образцы/шаблоны) для всех подразделений.
• Дисциплина регистрации и нумерации (в т.ч. в СЭД).
• Четкое разделение потоков: входящий, исходящий, внутренний.
• Соблюдение сроков хранения и своевременная экспертиза ценности документов.

Использование приведенных выше образцов в качестве базы для разработки корпоративных бланков и шаблонов в информационных системах позволит избежать типовых ошибок и привести документооборот в соответствие с требованиями законодательства (ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приказ Минархива № 189, ФЗ-149, ФЗ-402).

---

Статья подготовлена на основе материалов открытых источников (в т.ч. Sekretariat.ru, нормативных актов Минархива России) и актуальна на . Приведенные реквизиты организаций и физических лиц являются вымышленными; конфиденциальные данные в примерах заменены маской .