На актуальностью обладает вопрос оформления справок о доходах за предыдущие отчетные периоды (2024, 2025 годы) и текущий 2026 год. В данной статье подробно разберем, какие бланки используются для предоставления данных «за два календарных года», где найти официальные образцы заполнения и как избежать ошибок при оформлении.

Нормативная база: какие формы действуют в 2026 году

С 2023 года произошла фундаментальная смена форм. Важно четко разграничивать два документа:

• Справка о доходах и суммах удержанного налога (КНД 1151078) — выдается работнику (для банка, визы, подсчета пособий). Утверждена Приказом ФНС России от № ЕД-7-11/649 (в ред. от ).
• Расчет по форме 2-НДФЛ (КНД 1151083) — сдается в налоговую инспекцию в составе годового расчета 6-НДФЛ. Тот же Приказ № ЕД-7-11/649 утверждает и этот бланк.

Важно: В январе, марте 2024 года выдавались справки по старому бланку (Приложение 4 к Письму БС-4-11/15166). С апреля 2024 года применяются исключительно формы Приказа № ЕД-7-11/649.

Таблица соответствия форм и периодов

Структура справки о доходах (КНД 1151078) — образец заполнения

Справка состоит из титульного листа и разделов по источникам выплаты. Ниже приведена структура с пояснениями к ключевым полям. Персональные данные в примерах замаскированы (*).

Титульный лист

1. Код вида дохода: указывается код по справочнику ФНС (например, 2000, заработная плата).
2. Налоговый период: календарный год (например, 2024 или 2025).
3. Дата составления: день выдачи справки работнику.
4. Налоговый агент (Работодатель):
   • Наименование: ООО «Ромашка*»
   • ИНН/КПП: 77 / 77
   • Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. , пом. *
5. Физическое лицо (Сотрудник):
   • ФИО: Иванов Иван Иванович*
   • ИНН: 77
   • Категория налогоплательщика: 1 (резидент) или 2 (нерезидент).
   • Документ, удостоверяющий личность: Паспорт РФ № *, выдан *

Раздел 1. Сведения о доходах, подлежащих налогообложении по ставке 13% (30% для нерезидентов)

Заполняется по строкам для каждого вида дохода. Пример строки:

• Код вида дохода: 2000
• Сумма дохода: 1 200 000,00 руб.
• Сумма налога, удержанная налоговым агентом: 156 000,00 руб.
• Сумма налога, исчисленная налоговым агентом: 156 000,00 руб.

Раздел 2. Сведения о предоставленных стандартных налоговых вычетах

Пример заполнения для ребенка (код вычета 126):

• Код вычета: 126
• Сумма предоставленного вычета: 14 000,00 руб. (ежемесячно до накопления 350 000 руб. базы);
• Основание: Свидетельство о рождении -* № *, заявление сотрудника от ..2024.

Раздел 3. Сведения о социальных и имущественных вычетах

Заполняется, если сотрудник предоставлял справки за текущий год (лечение, обучение, покупка жилья). Суммы берутся из регистров налогового учета.

Особенности предоставления справки «за два календарных года»

Часто банки или консульства требуют справку за два полных календарных года (например, за 2024 и 2025 годы) на момент запроса в 2026 году.

Вариант А: Две отдельные справки (Рекомендуемый)

Наиболее правильный способ — выдать две отдельные справки по форме КНД 1151078:

1. Справка за 2024 год (итоговая, после сдачи годового расчета 6-НДФЛ за 2024 г.).
2. Справка за 2025 год (итоговая, после сдачи годового расчета 6-НДФЛ за 2025 г.).

Каждая справка имеет свой уникальный номер, дату составления и подпись уполномоченного лица.

Вариант Б: Справка за текущий 2026 год (неполный период) + за 2025 год

Если запрос поступил в мае 2026 года, за 2026 год можно выдать справку только за неполный налоговый период (январь, апрель/май). В титульном листе указывается код налогового периода «31» (неполный календарный год) и даты начала/окончания периода.

Порядок получения справки сотрудником

Шаг 1. Написание заявления

Сотрудник пишет заявление на имя руководителя ООО «Ромашка».

Образец заявления:

К Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.*

От: Иванова Ивана Ивановича*
Должность: Менеджер*
Телефон: +7 () --

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне справку о доходах и суммах удержанного налога
по форме КНД 1151078 за 2024 и 2025 календарные годы
для предоставления в банк «Сбербанк*» (цель: ипотека).

Справку прошу направить: на руки / на почту *@mail.ru.

..2026 г. Подпись: ___________ /Иванов И.*/

Шаг 2. Сроки выдачи

• Согласно ст. 226 НК РФ и письмам ФНС, справка выдается в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления.
• Для уволенных сотрудников — в день увольнения (при расчете) или в срок не позднее следующего рабочего дня после заявления.

Шаг 3. Способы получения

1. На руки в бухгалтерии/кадровом отделе (под роспись в журнале выдачи).
2. По электронной почте (если есть согласие сотрудника на получение документов в ЭДО/почте).
3. Через Личный кабинет налогоплательщика (ЛК ФЛ) — сотрудник может скачать справку за 2024 и 2025 годы самостоятельно после сдачи работодателем расчета 6-НДФЛ (обычно до 1 марта следующего года).
4. На Госуслугах (раздел «Документы» -> «Справки 2-НДФЛ»).

Типичные ошибки при заполнении (на примере 2024-2025 гг.)

• Использование старого бланка (КНД 1151078 до приказа ЕД-7-11/649). Бланки 2018 и 2021 годов недействительны для отчетности с 2023 года.
• Незаполнение кода вида дохода. Обязательно использование справочника кодов (Приказ ЕД-7-11/649, приложение).
• Ошибки в кодах вычетов. Код 126 (дети) — только для резидентов. Нерезидентам стандартные вычеты не предоставляются.
• Расхождение с регистрами НУ и расчетом 6-НДФЛ. Суммы в справке работнику обязаны совпадать с данными, сданными в ФНС в годовом расчете 6-НДФЛ.
• Отсутствие подписи руководителя/главного бухгалтера и печати (если используется).

Где скачать официальные бланки и образцы заполнения

Официальные файлы (XML-схемы, XSD, PDF-бланки, методические рекомендации) доступны в открытых источниках:

• Сайт ФНС России (nalog.gov.ru) -> Раздел «Формы отчетности» -> Поиск по КНД 1151078 (Справка о доходах) и 1151083 (2-НДФЛ).
• Сервис «КонсультантПлюс» / «Гарант» (доступно по пробному доступу бесплатно); Там же публикуются образцы заполнения на конкретных примерах (например, «Цветков Николай Петрович*» за 2024 год).
• Программы-оболочки для сдачи отчетности (СБИС, 1С-Отчетность, Контур.Экстерн) — содержат встроенные актуальные бланки и контрольные соотношения.

Ответственность за несвоевременную выдачу

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ (ч. 1), за несвоевременную выдачу справки о доходах работнику:

• на должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
• на организацию, штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение влечет более строгие санкции (дисквалификация до 3 лет или штраф на юрлицо до 70 000 руб.).

Резюме: чек-лист для бухгалтера на май 2026 года

1. Проверить, сданы ли годовые расчеты 6-НДФЛ за 2024 и 2025 годы (срок сдачи, до и соответственно).
2. При запросе сотрудника: сформировать две отдельные справки по КНД 1151078 (Приказ ЕД-7-11/649).
3. Сверить суммы доходов, налога и вычетов в справке с регистрами НУ и сданным 6-НДФЛ.
4. Выдать справки в течение 3 рабочих дней под роспись или отправить в ЛК/почту.
5. Заархивировать копии выданных справок (срок хранения — не менее 5 лет, для зарплатных — 50/75 лет).

Данная статья носит информационный характер. Персональные данные (ФИО, ИНН, адреса, телефоны, номера документов) в примерах заменены на маску (*) в соответствии с требованиями конфиденциальности. Для получения актуальных XML-схем и контрольных соотношений обращайтесь к официальному сайту ФНС России или правовым системам (КонсультантПлюс, Гарант).