Утрата документов — неприятная, но решаемая ситуация. Первым шагом на пути к восстановлению утерянных бумаг является получение справки, подтверждающей факт утраты. В этой статье мы подробно разберём, какие справки бывают, где их получить и как правильно составить заявление.

Зачем нужна справка об утрате документов

Дубликат любого документа (аттестата, паспорта, свидетельства и т.д.) выдаётся только в том случае, если оригинал утрачен — утерян, украден, пострадал при пожаре или ином происшествии. Справка об утрате служит официальным подтверждением этого факта и защищает вас от возможного использования документов третьими лицами.

Куда обращаться при потере документов

Полиция (органы внутренних дел)

Если документы были украдены или потеряны, необходимо:

• подать заявление в ближайшее отделение полиции;
• получить справку о принятии заявления и отрывной талон-уведомление;
• с этой справкой обратиться в уполномоченный орган для восстановления документа (например, в отдел по вопросам миграции — при утере паспорта).

Отдел по вопросам миграции

При утере паспорта после принятия заявления выдаётся справка по форме 2П — временное удостоверение личности, которое действует на период изготовления нового паспорта.

Публикация объявления в газете

При утрате аттестата, диплома и некоторых других документов требуется разместить в любой газете вашего региона объявление о потере документа с просьбой считать его недействительным. Вырезка из газеты прилагается к заявлению о выдаче дубликата.

Образец заявления в полицию об утрате документов

Заявление составляется в свободной форме на имя начальника отдела полиции:

Начальнику ОМВД России
по району * г.
от Колесникова А. А.
дата рождения: ..1993 г.
адрес регистрации: г. , ул. , д. , кв.
телефон: +7 () ——

«» 20* года в районе мною были утеряны следующие документы: страховой медицинский полис, аттестат, свидетельство о результатах ЕГЭ, свидетельство о рождении, медицинские справки. Все документы оформлены на имя Колесникова А. А. , .*.1993 г. р.

Прошу принять заявление, зарегистрировать факт утраты и выдать справку, подтверждающую обращение, для последующего восстановления документов. Утерянные документы прошу считать недействительными.

Дата: «*» 20* г.     Подпись: _________ / Колесников А. А. * /

Образец объяснительной записки о потере документов (для работодателя)

Если утеряны рабочие документы (пропуск, чеки на ГСМ, бухгалтерские документы), составляется объяснительная записка:

Генеральному директору
ООО «»
Иванову И. И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П. П.

Я, Петров П. П. , поясняю, что «*» 20* года мною был утерян пропуск № * в здание офиса. Утрата произошла по независящим от меня обстоятельствам (предположительно, в общественном транспорте). Прошу аннулировать утерянный пропуск и изготовить дубликат.

Дата: «» 20 г.     Подпись: _________ / Петров П. П. * /

Акт об утрате документов в организации

Если документы утеряны внутри организации, создаётся комиссия, которая выявляет причины утраты и составляет акт об утрате документов. Затем руководителю направляется служебная записка с просьбой подписать дубликат организационно-распорядительного документа. К акту прилагаются:

• копия экспертизы (заверенная надлежащим образом);
• копия инвентаризационной ведомости с отметкой «Копия верна», подписью уполномоченного лица и оттиском печати;
• опись утраченных ценностей (если похищено большое число документов).

Порядок восстановления основных документов

1. Паспорт — заявление в полицию → справка и талон-уведомление → обращение в отдел по вопросам миграции → получение справки формы 2П → новый паспорт.
2. Аттестат / диплом — справка из полиции + объявление в газете → заявление в учебное заведение о выдаче дубликата.
3. Свидетельство о рождении — обращение в ЗАГС по месту регистрации с заявлением о выдаче повторного свидетельства.
4. ИНН, СНИЛС, полис ОМС — обращение в ФНС, СФР или страховую компанию соответственно.
5. Исполнительный лист — заявление в суд о выдаче дубликата со справкой об утере.

Важные нюансы

• За утерю паспорта по неосторожности предусмотрена административная ответственность — предупреждение или штраф.
• Храните копии всех важных документов отдельно от оригиналов — это значительно ускорит восстановление.
• Сроки изготовления дубликатов варьируются от нескольких дней до месяца и более.