С 1 января 2024 года произошли кардинальные изменения в порядке предоставления сведений для расчета пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Старая форма справки 182н (утвержденная приказом Минтруда от № 182н) официально отменена. На смену ей пришел новый регламент взаимодействия работодателей с Социальным фондом России (СФР). В данной статье подробно разберем, как выглядит современный документ об исключаемых периодах, как его формировать и передавать в фонд.
Нормативная база: что изменилось с 2024 года
Ключевым документом, регулирующим процедуру в 2026 году, является Федеральный закон от № 311-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и отдельные законодательные акты Российской Федерации».
- Отмена справки 182н: Работодатели больше не обязаны выдавать сотрудникам бумажную справку в форме 182н при увольнении или по запросу.
- Переход на электронный обмен: Сведения о заработке (доходах) и об исключаемых периодах передаются в СФР ежемесячно в составе индивидуального (персонифицированного) учета (ранее — ЕДВ/СЗВ-ТД, сейчас — в основном через отчетность по страховым взносам и СЗВ-СТАЖ/СЗВ-ПЕРЕРЫВ);
- Право сотрудника на бумажный носитель: Несмотря на отмену обязательной формы 182н, по письменному заявлению бывшего или текущего сотрудника работодатель обязан выдать справку о заработке и исключаемых периодах за более поздние периоды (например, за текущий год или периоды, не попавшие в отчетность за прошлые годы). Единой утвержденной формы для такого документа нет — используется бланк организации.
Что такое «исключаемые периоды» и зачем они нужны
При расчете среднего дневного заработка для назначения пособий (по беременности и родам, по временной нетрудоспособности, ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет) из расчетного периода (два календарных года, предшествующих страховому случаю) исключаются календарные дни, в течение которых застрахованное лицо:
- Находилось в отпуске по беременности и родам.
- Находилось в отпуске за счет средств страховщика (больничный лист).
- Освобождалось от работы с полным или частичным сохранением заработка (платы) в соответствии с законодательством РФ (например, отпуск за уходом за ребенком до 1,5 или 3 лет, если по нему выплачивалось пособие).
- Не работало по иным основаниям, предусмотренным ст. 14 ФЗ-255, с сохранением среднего заработка.
Суть механизма: Эти дни и соответствующие им выплаты «вычитаются» из расчетного периода. Это позволяет заменить низкооплачиваемые или нулевые периоды на более ранние, благоприятные для сотрудника годы (право на замещение расчетного периода), тем самым увеличив размер пособия.
Структура и образец заполнения справки (произвольная форма)
Поскольку единой формы нет, рекомендуется использовать структуру, максимально приближенную к отмененному Приложению № 1 к Приказу № 182н, дополненную реквизитами организации. Ниже приведен универсальный образец.
Реквизиты шапки документа
СПРАВКА об исключаемых периодах для расчета пособий по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Номер документа: * / * ― * Дата составления: ..2026 г. Сведения о страхователе (работодателе): Наименование: ООО «» / ИП ИНН: * КПП: * ОГРН: * Адрес: г. , ул. , д. , пом. Телефон: +7 () --* Email: @.ru Номер регистрации в СФР:
Сведения о застрахованном лице (сотруднике)
Сведения о застрахованном лице: Фамилия, имя, отчество: * СНИЛС: -- * Дата рождения: *.. г. Номер трудовой книжки / СТД-Р: / * Период работы в организации: с *.; по .*. г. (или «по настоящее время»)
Табличная часть: Исключаемые периоды
Это ключевой раздел. Заполняется за два календарных года, предшествующие году страхового случая (или за текущий неполный год, если справка запрашивается до конца года).
| № п/п | Наименование исключаемого периода | Основание (документ) | Период (с — по) | Количество календарных дней | Сумма выплат, начисленных за период (руб.) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Отпуск по беременности и родам | Больничный лист ЭЛН № | *.. — .. | * | *,__ |
| 2 | Временная нетрудоспособность (болезнь) | Больничный лист ЭЛН № | .. — .. | * | ,__ |
| 3 | Отпуск за уходом за ребенком до 1,5 лет (пособие выплачивалось) | Приказ № * от *.. г. | .. — .. | * | ,__ |
| … | Иные периоды освобождения от работы с сохранением заработка (ст. 14 ФЗ-255) | ||||
| ИТОГО исключаемых календарных дней: | ,__ | ||||
Заключительная часть и подписи
Сведения о лице, составившем справку: Должность: * (например, Главный бухгалтер / Кадровик / Начальник отдела кадров) Фамилия, имя, отчество: * * * Телефон: +7 () --* _________________ / * * / «___» ___________ 2026 г. (Подпись) (Расшифровка подписи) (Дата) М.П. (Печать организации, при наличии)
Особенности формирования данных в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия
В современных конфигурациях 1С (ЗУП 3.1, БП 3.0, ERP) формирование справки автоматизировано. Алгоритм действий:
- Перейдите в раздел «Отчеты» → «Персонифицированный учет» → «Справки для расчета пособий» (название может незначительно отличаться в зависимости от релиза).
- Укажите Сотрудника и Период расчета (два предшествующих года).
- Нажмите «Сформировать». Программа автоматически подтянет:
- Все ЭЛН (больничные) за период.
- Периоды отпусков по уходу за ребенком (если по ним начислены пособия).
- Дни оплачиваемых отпусков по Б/Р.
- Иные дни освобождения с сохранением заработка (командировки не исключаются, обучение — зависит от оснований).
- Проверьте столбец «Дней болезни, ухода за детьми и др.» — именно сюда попадают исключаемые календарные дни.
- При необходимости скорректируйте вручную (например, если период ухода за ребенком был, но пособие не выплачивалось — такой период не исключается).
- Нажмите «Провести и закрыть» или «Печать» для выдачи сотруднику.
Важно: В 1С данные для СФР формируются в отчете СЗВ-ПЕРЕРЫВ (с 2023 года) и в сведениях о доходах (раздел 3 RSV / отчетность по взносам). Справка для сотрудника — это лишь «распечатка» уже переданных или актуальных на момент запроса данных.
Порядок передачи данных в СФР (актуально на 2026 год)
Работодатель не направляет справку об исключаемых периодах в СФР как отдельный документ. Данные передаются в составе обязательной отчетности:
- СЗВ-ПЕРЕРЫВ — сведения о периодах, не входящих в страховой стаж (в т.ч. отпуск за уходом за ребенком до 1,5 лет, периоды получения пособия по нетрудоспособности). Сдается ежеквартально (до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом) или в течение 3 дней при увольнении.
- Отчетность по страховым взносам (Раздел 3 / Сведения о доходах) — передаются суммы начислений и дни календарные (в т.ч. исключаемые) за каждый месяц. Сдается ежемесячно не позднее 15-го числа следующего месяца;
- СЗВ-СТАЖ — сведения о стаже (сдается ежегодно до 1 марта за прошлый год).
СФР самостоятельно формирует «Справку о заработке и исключаемых периодах» в личном кабинете застрахованного лица на основании этих данных. Сотрудник может скачать её самостоятельно через Госуслуги или ЛК СФР.
Типичные ошибки при заполнении
- Исключение периода ухода за ребенком, по которому пособие НЕ выплачивалось. Если сотрудник был в отпуске до 1,5 лет, но пособие не назначалось (например, не подал документы или отказано) — эти дни НЕ исключаются, заработок за них (если был) учитывается в расчете.
- Указание не календарных, а рабочих дней. В справке указываются строго календарные дни каждого исключаемого периода.
- Неполные данные за «хвост» текущего года. Если сотрудник уволен в середине года, справка должна содержать данные за неполный текущий год и два полных предыдущих. Данные за текущий год в СФР могут еще не быть переданы (передадутся в следующем месяце), поэтому бумажная/электронная справка от работодателя здесь критически важна.
- Ошибки в СНИЛС или ФИО. Приводят к несовпадению данных в базе СФР и отказу в автоматическом расчете пособия.
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Нужна ли печать на справке в 2026 году?
Согласно ст. 22 ФЗ-402, печать для организаций не обязательна, если иное не предусмотренно уставом. Для ИП печать никогда не была обязательна. Однако СФР и банки часто требуют печать для идентификации документа. Рекомендуется ставить печать, если она есть в организации.
Можно ли выдать справку в электронном виде?
Да. Согласно ст. 14 ФЗ-255 и пояснениям СФР (письмо от № 19-02/95873л), справку можно направить сотруднику в электронном виде (на email, в ЛК сотрудника в 1С/ЭДО), если сотрудник не возражает или сам просил в электронном виде. Подпись уполномоченного лица должна быть усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или простой ЭП по соглашению сторон.
Что делать, если сотрудник просит справку за 5 лет назад?
Работодатель обязан хранить документы по заработной плате 50 лет (75 лет для периодов до 2003 г.). Справку нужно выдать, восстановив данные из архивов (карточки учета рабочего времени Т-13, ведомости начислений Т-51/Т-53, приказы). Форма, произвольная, содержание, аналогично образцу выше.
Как учитывать периоды работы у предшественника (перестройка, слияние)?
Если организация является правопреемником, она выдает справку за весь период работы сотрудника в предшествующих организациях, имея на руках их архивы. В справке указывается: «Работал в ООО «Предшественник» с *.. по .*. г. (сведения получены из архива)».
Чек-лист перед выдачей справки сотруднику
- [ ] Проверено соответствие ФИО и СНИЛС паспорту и СНИЛСу сотрудника.
- [ ] Указан корректный расчетный период (2 полных предшествующих года + неполный текущий).
- [ ] Все периоды нетрудоспособности (ЭЛН) за период учтены.
- [ ] Все периоды отпусков по уходу за ребенком (с выплатой пособия) учтены.
- [ ] Периоды отпусков по Б/Р учтены.
- [ ] Количество дней указано в календарных днях.
- [ ] Суммы выплат за исключаемые периоды указаны верно (совпадают с начислениями в программе).
- [ ] Подписана уполномоченным лицом (руководитель / гл. бухгалтер / кадровик по доверенности/приказу).
- [ ] Поставлена печать (при наличии).
- [ ] Выдана под роспись в журнале выдачи справок или отправлена по ЭДО/Email с подтверждением получения.
В 2026 году понятие «справка 182н» ушло в прошлое. Основной массив данных об исключаемых периодах передается в СФР автоматически через отчетность (СЗВ-ПЕРЕРЫВ, RSV). Однако обязанность работодателя выдавать справку по требованию сотрудника (ст. 14 ФЗ-255) сохраняется. Грамотно составленный документ по образцу выше, с правильно определенными исключаемыми календарными днями, гарантирует, что сотрудник получит максимально возможное пособие, а СФР не будет иметь оснований для запросов или перерасчетов.
Рекомендация: Настройте автоматическое формирование данной справки в вашей информационной системе (1С, «Мой бизнес», Контур и др.) и регулярно сверяйте данные исключаемых периодов в программе с данными Личного кабинета СФР работодателя (раздел «Сведения о застрахованных лицах»). Это исключит расхождения при назначении пособий.
Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому праву или консультироваться в территориальном органе СФР.