Под понятием «справка о трудовом распорядке» на практике часто понимают разные документы. Наиболее частые варианты:

• Справка СТД-Р — единая форма сведений о трудовой деятельности (заменяет запись в трудовой книжке при электронном ведении).
• Справка с места работы (в свободной форме) — подтверждает факт трудоустройства, должность, заработную плату, график работы.
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — локальный нормативный акт организации, регламентирующий режим работы (часто пользователи ищут именно его образец).

Ниже подробно разберем каждый вариант с актуальными образцами и правилами оформления на .

Справка СТД-Р: единая форма сведений о трудовой деятельности

С 2020 года ведется переход на электронные трудовые книжки. Если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажной версии или не выбрал способ ведения, работодатель обязан выдавать СТД-Р при увольнении или по запросу.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 713н — утвердил Форму СТД-Р и Порядок ее заполнения.
• Ст. 66.1 ТК РФ — порядок ведения электронной трудовой книжки.

Когда выдается СТД-Р?

1. При увольнении работника (в день увольнения).
2. По письменному заявлению сотрудника (в течение 3 рабочих дней).
3. При переводе на другую постоянную работу (по требованию).

Особенности для совместителей

Если совместитель не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки или выбрал продолжение использования бумажной книжки, выдача СТД-Р по основному месту работы в его случае не требуется (сведения направляются в Пенсионный фонд/СФР автоматически).

Структура формы СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу № 713н)

Форма содержит следующие блоки:

• Реквизиты работодателя: Наименование, ИНН/КПП, адрес (), контактный телефон ().
• Сведения о работнике: ФИО (), СНИЛС (), дата рождения, документ, удостоверяющий личность (серия/номер — *).
• Сведения о трудовой деятельности:
  • Дата приема на работу.
  • Наименование структурного подразделения (если есть).
  • Должность (профессия) по штатному расписанию.
  • Основание (номер и дата приказа/решения).
  • Дата прекращения трудового договора (при увольнении).
  • Основание прекращения (статья ТК РФ);
• Сведения о награждении/поощрениях (при наличии).
• Подписи: Ответственного лица (ФИО *), печать (при наличии), дата выдачи.

Порядок заполнения и выдачи

1. Заполняется в 2 экземплярах: один, работнику под роспись, второй — остается у работодателя (в личном деле или журнале учета).
2. Можно заполнять вручную (чернила черного/синего цвета) или техническим способом.
3. Исправления не допускаются. При ошибке — новый бланк.
4. Скачать бланк в формате MS Word можно на официальных ресурсах (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, сайт Минтруда) или сформировать через программу «Электронная трудовая книжка» на портале Госуслуг / СФР.

Справка с места работы (в свободной форме)

Это самый востребованный документ для банков, визовых центров, судов, опеки. Единого утвержденного бланка не существует (ст. 62 ТК РФ), поэтому организации используют собственные бланки с логотипом.

Обязательные реквизиты (по общему правилу делового оборота и ст. 62 ТК РФ)

• Наименование организации (полное и сокращенное).
• ИНН/КПП, ОГРН, адрес регистрации ().
• Номер и дата документа.
• Заголовок: «СПРАВКА с места работы».
• ФИО работника полностью ().
• Дата приема на работу.
• Должность (с указанием структурного подразделения).
• Вид трудового договора (срочный/бессрочный).
• График работы / режим трудового распорядка (например: 5/2, с 09:00 до 18:00, перерыв 13:00–14:00).
• Сведения о заработной плате (за последние 3, 6 или 12 месяцев — по требованию).
• Цель выдачи (например: «для предоставления в банк », «для оформления визы», по желанию работника).
• Подпись руководителя (ФИО ), подпись бухгалтера (ФИО *), печать (есть/нет), дата.

Сроки выдачи и ответственность

• Срок: не позднее 3 рабочих дней со дня заявления (ч. 3 ст. 62 ТК РФ).
• Оплата: взимать плату с работника нельзя (ст. 62 ТК РФ).
• Отказ: недопустим; За нарушение сроков — штраф на должностное лицо до 20 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Образец текста справки (универсальный)

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Часто под «справкой о трудовом распорядке» имеют в виду именно ПВТР, основной локальный акт, регламентирующий дисциплину и режим работы. Согласно ст. 189 ТК РФ, ПВТР обязательны для всех работодателей.

Что должно быть в ПВТР (обязательные пункты ст. 190 ТК РФ)

1. Режим работы: начало/конец рабочего дня, сменность, продолжительность перерывов.
2. Порядок учета рабочего времени (в т.ч. сверхурочных, ночных часов).
3. Порядок предоставления ежегодных и дополнительных отпусков.
4. Порядок вызова на работу в нерабочее время (выходные, праздники).
5. Меры поощрения и дисциплинарные взыскания.
6. Порядок защиты труда и охраны труда.
7. Порядок ознакомления с ПВТР под роспись.

Процедура принятия ПВТР (ст. 190, 372 ТК РФ)

1. Разработка проектом (Кадровая служба / Юридический департамент).
2. Согласование с выборным органом первичной профсоюзной организации (если есть) — в течение 5 рабочих дней (ст. 372 ТК РФ). При несогласии — протокол разногласий.
3. Утверждение приказом руководителя.
4. Ознакомление всех работников под роспись (в т.ч. при приеме на работу).

Образец структуры Приказа об утверждении ПВТР

Справка о графике работы (отдельный документ)

Иногда требуется отдельная справка именно о графике/режиме работы (например, для судебных разбирательств о детях, для МСЭ, для визы). Она выдается на бланке организации по форме свободной справки.

Ключевые данные для включения:

• Тип рабочей недели (5-дневная, 6-дневная, сменная).
• Время начала и окончания работы (с точностью до минут).
• Продолжительность и время перерыва на отдых и питание.
• Дни недели, рабочие и выходные.
• Наличие/отсутствие ночных смен, выездов, вахтового метода.
• Ссылка на утвержденный График сменности (если применимо) или ПВТР.

Типовые ошибки и риски 2026 года

Чек-лист HR-специалиста перед выдачей

1. [ ] Уточнен вид справки: СТД-Р (для ПФР/СФР/трудовой) ИЛИ Свободная форма (для банка/визы/суда).
2. [ ] Проверена актуальность ПВТР (действует ли приказ об утверждении).
3. [ ] График работы в справке соответствует ПВТР и трудовому договору.
4. [ ] Расчет зарплаты взят за верный период (обычно 6 или 12 мес.).
5. [ ] Подписи: Руководитель + Главный бухгалтер (для справок с доходом).
6. [ ] Печать (если установлена уставом — ст. 5, 14 ФЗ «Об ООО»).
7. [ ] Выдача под роспись в журнале учета выдачи справок (колонки: дата, ФИО получателя, цель, подпись).
8. [ ] Персональные данные (телефоны, адреса проживания, паспорта) в внешних образцах заменены на *.

В 2026 году ключевым моментом является разделение понятий: СТД-Р, это строго регламентированная отчетная форма для пенсионного учета, а справка с места работы — гибкий документ для внешних потребностей работника. ПВТР же является основой для любого упоминания «трудового распорядка» в документах. Используйте актуальные бланки Приказа Минтруда № 713н для СТД-Р и собственные разработанные бланки с реквизитами организации для остальных случаев. Соблюдайте 3-дневный срок выдачи и бесплатность документа для работника.

Примечание: В данной статье все чувствительные данные (ФИО, адреса, телефоны, номера документов, ИНН) частично скрыты маской * в соответствии с требованиями безопасности и 152-ФЗ. При заполнение реальных документов используйте достоверные данные.