Справка о количестве работников — это документ‚ подтверждающий численность персонала организации на определенную дату или за отчетный период. В 2026 году актуальность данного документа остается высокой: он требуется банкам‚ налоговым органам‚ фондам‚ тензорным комиссиям и контрагентам. В статье разберем виды справок‚ нормативную базу‚ правила заполнения и предоставим актуальные образцы.

Основные виды справок о численности персонала

Не существует единой унифицированной формы для всех случаев (кроме отчетности в Росстат и СФР). Обычно используются три основных типа документов:

• Справка о среднесписочной численности работников (ССЧ) — рассчитывается по методике Росстата (Приказ № 647 от ‚ ранее № 772). Обязательна для сдачи в СФР (в составе РСВ) и Росстата.
• Справка о численности работников на конкретную дату (штатная/фактическая) — выписывается «по состоянию на» определенное число (например‚ на дату подачи заявки на лицензию‚ участие в тендере‚ получение кредита). Форма свободная‚ на бланке организации.
• Сведения о численности и заработной плате (Приложение № 4 к Приказу Минэкономразвития № 773) — рекомендуемая форма для подтверждения статуса МСП (малого/среднего предпринимательства)‚ в т.ч. социального предприятия.

Нормативная правовая база (актуально на 2026 год)

1. Приказ Росстата от № 647 «Об утверждении Указаний по заполнению формы П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»». Основной документ для расчета ССЧ.
2. Приказ Минэкономразвития России от № 773 (ред. от ) — порядок признания субъекта МСП социальным предприятием‚ включает Приложение № 4 (рекомендуемый образец сведений о численности и ЗП).
3. Федеральный закон от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9 — учетная политика‚ формы документов).
4. Постановление Правительства РФ от № 2347 — порядок представления сведений в СФР (РСВ включает раздел ССЧ).
5. КНД 1110018 — формат сведений о среднесписочной численности для предоставления в налоговый орган (если требуется отдельно от РСВ).

Для чего может потребоваться справка

Согласно практике (данные сервисов «Время бухгалтера»‚ «КонсультантПлюс»‚ «Мое право!»)‚ основные основания запроса:

• Представление в СФР (в составе отчета РСВ за 2025–2026 гг.).
• Представление в Росстат (форма П-4‚ ежеквартально/ежегодно).
• Подтверждение статуса МСП (включая социальные предприятия) для получения льгот‚ грантов‚ квот.
• Участие в закупках (44-ФЗ‚ 223-ФЗ), подтверждение соответствия кворумам/требованиям документации.
• Банковское обслуживание (открытие счета‚ кредитование‚ аккредитивы) — банки запрашивают справку на бланке компании.
• Лицензирование и СРО — подтверждение наличия штатных специалистов.
• Взаиморасчеты с контрагентами (аудит‚ страхование‚ лизинг).

Как рассчитывается среднесписочная численность (ССЧ)

Схема расчета жестко регламентирована Указаниями к форме П-4 (Приказ Росстата № 647):

1. Ежедневные списки: Определяется число работников за каждый календарный день месяца (включая выходные и праздники — берется число за предшествующий рабочий день).
2. Сумма за месяц: Сумма ежедневных чисел делится на число календарных дней в месяце.
3. Округление: Результат округляется до единиц (до целого числа).
4. ССЧ за квартал/год: Сумма ССЧ за месяцы периода делится на число месяцев в периоде (3 или 12).

Важно: В численность включаются работники по трудовому договору (внутренние совместители — как одна единица)‚ исключаются: работники по ГПХ‚ внешние совместители (если основное место работы другое)‚ женщины в декрете‚ лица в отпуске по уходу за ребенком‚ обучающиеся в отрыве от производства.

Образец справки о численности работников на бланке организации (Свободная форма)

Для банков‚ тендеров‚ контрагентов используется произвольная форма. Ниже приведен универсальный образец.

Обязательные реквизиты свободной формы (ст. 9 402-ФЗ):

• Наименование документа («Справка»).
• Дата составления и номер.
• Наименование организации (полное/сокращенное)‚ ИНН/КПП/ОГРН.
• Суть факта хозяйственной жизни (численность на дату / за период).
• Должность‚ подпись‚ расшифровка подписи лица‚ уполномоченного подписывать (обычно Генеральный директор‚ Председатель правления).
• Печать (если имеется по Уставу/учетной политике).
• Подпись главного бухгалтера (желательно для подтверждения достоверности расчета ССЧ).

Образец заполнения Приложения № 4 к Приказу Минэкономразвития № 773 (для МСП)

Данная форма рекомендована для подтверждения статуса социального предприятия или включения в реестр МСП. Структура таблицы:

Примечание: Данные берутся из РСВ (раздел 1.1) и формы П-4 за соответствующий год. Подписывает руководитель‚ заверяет печатью.

Сдача сведений в СФР и Росстат (РСВ и П-4)

С 2023 года отдельная справка в налоговую/ПФР (СФР) о ССЧ не сдается бумажным или отдельным электронным документом. Сведения передаются:

1. В СФР: В составе РСВ (Расчет по страховым взносам) — Раздел 1.1 «Сведения о среднесписочной численности работников». Срок сдачи: до 25-го числа месяца‚ следующего за отчетным кварталом (для годового РСВ, до 25 февраля следующего года). Формат КНД 1110018 (встроен в РСВ).
2. В Росстат: Форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Сдается электронно через личный кабинет Росстата или операторов связи. Сроки: ежеквартально (до 20-го числа месяца‚ следующего за кварталом) и ежегодно (до 20 февраля).

Типичные ошибки при составлении справки

• Несоответствие РСВ: Цифры в справке для банка/тендера отличаются от сданного РСВ. Проверяйте раздел 1.1 РСВ перед выдачей.
• Включение не тех лиц: Учет внешних совместителей‚ ГПХников‚ уволенных за день до даты справки (если справка «на дату»‚ уволенного быть не должно; если «за период», учитывается пропорционально).
• Отсутствие даты актуальности: Фраза «на текущий момент» недопустима. Только конкретная дата: «по состоянию на ».
• Неверное округление ССЧ: Округлять нужно только итоговый месячный показатель‚ а не ежедневные списки.
• Подписание не уполномоченным лицом: Подпись должна быть у директора или лица по доверенности (копия доверенности прикладывается).

Электронное заполнение и сервисы (2025–2026)

Сейчас популярны онлайн-конструкторы (Бланкер.ру‚ Моё право!‚ КонсультантПлюс‚ Элба‚ Мое Дело‚ 1С-Отчетность)‚ которые позволяют:

• Автоматически подтянуть данные из 1С/бухгалтерии для РСВ и П-4.
• Сгенерировать справку на бланке с реквизитами (ИНН *‚ КПП ‚ ОГРН ) за минуты.
• Скачать в PDF (для печати/скана) или DOCX (для правки в Word).
• Отправить в СФР/Росстат через ЭДО (Операторов ЭДО: СБИС‚ Диадок‚ Контур‚ 1С-ЭДО).

Чек-лист перед выдачей справки

1. [ ] Определен цель справки (ССЧ для отчета или «на дату» для банка/тендера).
2. [ ] Выбрана правильная форма (РСВ/П-4 для госорганов‚ бланк организации для остальных).
3. [ ] Расчет ССЧ сверен с Приказом Росстата № 647 и данными табелей учета рабочего времени (Т-12‚ Т-13).
4. [ ] Цифры совпадают с уже сданным РСВ (раздел 1.1) за соответствующий период.
5. [ ] Указана конкретная дата актуальности данных.
6. [ ] Стоят подписи руководителя и главного бухгалтера (ФИО *).
7. [ ] Поставлена печать (если предусмотрена Уставом).
8. [ ] Для МСП: заполнено Приложение № 4 к Приказу № 773.

В 2026 году ключевым моментом является понимание цели документа. Для государственной отчетности (СФР‚ Росстат) используются строгие форматы РСВ (КНД 1110018) и П-4 (Приказ № 647). Для коммерческих целей (банки‚ тендеры‚ контрагенты) действует свободная форма на фирменном бланке с обязательными реквизитами по 402-ФЗ. Всегда сверяйте цифры с первичкой (табелями) и сданной отчетностью‚ чтобы избежать расхождений и претензий проверяющих органов.

Статья подготовлена на основе актуальной на информации из открытых источников: сайты Росстата‚ Минэкономразвития‚ СФР‚ правовых систем «КонсультантПлюс»‚ «Гарант»‚ профильных порталов («Время бухгалтера»‚ «Мое право!»‚ «Бланкер.ру»). Персональные данные (ИНН‚ ФИО‚ адреса‚ телефоны) в образцах замаскированы символами * в соответствии с требованиями безопасности.