Оформление временной нетрудоспособности — одна из самых ответственных задач кадрового и бухгалтерского учета․ На актуальны строгие правила заполнения электронных листов нетрудоспособности (ЭЛН) и сопроводительных документов․ В этой статье мы подробно разберем, какие справки могут потребоваться сотруднику и работодателю, как их правильно заполнить и где найти актуальные образцы․
Какие справки нужны для оформления больничного?
В практике HR-специалистов и бухгалтеров встречается два основных вида документов под общим названием «справка для больничного»:
- Справка о заработке (доходах) за два предшествующих календарных года — предоставляется работником, если он сменил работу за расчетный период или если страховой стаж подтверждается документально․
- Справка-расчет к больничному листу (внутренний документ) — готовится бухгалтерией для начисления и выплаты пособия, не имеет единой утвержденной формы, но заполняется по установленным правилам․
Справка о заработке для расчета больничного (для СФР/работодателя)
Когда она требуется
Согласно положениям Федерального закона № 255-ФЗ, средний заработок определяется по данным за два календарных года, предшествующие году страхового случая (для 2026 года — это 2024 и 2025 годы)․ Справка нужна, если:
- Работник поступил в организацию недавно и не отработал полные два календарных года․
- Работник предъявил справку с предыдущего места работы (формы 182н или свободной формы с обязательными реквизитами)․
- Исправление данных в ЭЛН по доходам более ранних периодов․
Актуальная форма на 2026 год
Единой строго обязательной формы справки о доходах для расчета пособия по нетрудоспособности не существует (в отличие от формы 2-НДФЛ для налогов)․ Однако Минтруд и СФР рекомендуют использовать бланк, близкий к форме 182н (утв․ приказом Минтруда от № 182н) или разработанную самостоятельно организацией форму, содержащую все обязательные реквизиты․
Обязательные реквизиты справки о доходах:
- Наименование организации (полное и сокращенное)․
- ИНН/КПП организации․
- Регистрационный номер страхователя в СФР (если есть)․
- ФИО работника полностью (без сокращений)․
- СНИЛС работника․
- Период работы в организации (дата приема, дата увольнения)․
- Суммы начисленного заработка по годам (2024, 2025) с разбивкой по месяцам․
- Количество календарных дней, за которые начислен заработок (исключая дни оплачиваемого отпуска, больничные и т․д․, в зависимости от норм 255-ФЗ)․
- Подпись руководителя и главного бухгалтера, печать (при наличии), дата выдачи․
Образец заполнения (визуальное представление)
СПРАВКА о заработке (доходах) застрахованного лица для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности Наименование организации: ООО «Ромашка* ИНН: 77* КПП: 77* Рег․ номер в СФР: * Фамилия, имя, отчество: Иван* Ива* Ива СНИЛС: --* Период работы: с по Данные о заработке: Год | Сумма начислений (руб․) | Кол-во дней в расчете 2024 | 1 200 000,00 | 730 2025 | 1 350 000,00 | 730 Основание для выдачи: увольнение / предоставление по просьбе работника Руководитель: _____________ /Петров П․/ Главный бухгалтер: _____________ /Сидорова С․/ М․П․ Дата: ․․2026
Справка-расчет к больничному листу (Внутренний документ бухгалтерии)
Назначение и правовая основа
Этот документ готовится исключительно для внутреннего учета и подтверждения расчетов перед налоговыми органами или аудиторами․ Законодательно утвержденной формы нет (ссылка на nalog-nalog․ru и практику КонсультантПлюс), однако структура де-факто стандартизирована․
С 2022 года, при полном переходе на ЭЛН, работодатель заполняет раздел «Сведения о заработке и стаже» прямо в информационной системе СФР (личном кабинете работодателя или через API)․ Справка-расчет фиксирует результат этого расчета․
Структура справки-расчета на 2026 год
| Блок | Содержание |
|---|---|
| Шапка | Название орг․, дата, номер документа (сквозная нумерация)․ |
| Сведения о работнике | ФИО, табельный номер, СНИЛС, должность, стаж (общий и непрерывный, если актуально для доп․ выплат)․ |
| Сведения об ЭЛН | Номер ЭЛН, дата открытия/закрытия, диагноз (код), вид режима (стационарный/амбулаторный)․ |
| Расчетный период | 2024 и 2025 годы․ Указание на источники данных (ЭЛН, справки 182н с пред․ мест)․ |
| Расчет среднего дневного заработка | Сумма заработка за 2 года / 730 (или фактическое кол-во дней)․ Применение лимита макс․ основы (для 2024 г․ — 2 225 000 руб․, для 2025 г․ — актуализируемый лимит)․ |
| Определение % оплаты | Зависит от страхового стажа: < 5 лет — 60%, 5–8 лет — 80%, > 8 лет — 100%․ |
| Среднедневной × % × кол-во дней нетрудоспособности (с учетом лимита макс․ пособия)․ | |
| Источники финансирования | Работодатель (первые 3 дня) / СФР (с 4-го дня)․ Указание КБК/КБК для платежей․ |
| Подписи | Рассчитал (бухгалтер), Проверил (гл․ бух/руководитель)․ |
Особенности оформления в 2026 году: ЭЛН и роль работодателя
Согласно информации из систем ГАРАНТ и КонсультантПлюс (актуализации 2025–2026 гг․), процесс выглядит так:
Действия медицинской организации
- Врач открывает ЭЛН в ЕПИГУ/ФСС․РФ․
- Работник получает доступ через Госуслуги, приложение СФР или QR-код/PIN-код (можно распечатать выписку)․
Действия работодателя (Ключевой этап для расчета)
Работодатель обязан внести сведения о заработке и стаже в ЭЛН в течение 3 рабочих дней с момента получения уведомления от СФР (или момента ознакомления с ЭЛН в ЛК)․
- Заход в ЛК работодателя на портале СФР (sf․gov․ru) или через интегрированную СЭД/1С․
- Выбор ЭЛН со статусом «Ожидает сведения о заработке»․
- Заполнение раздела: заработок за 2024 и 2025 гг․, количество дней, стаж․
- Подписание ЭП ОГРН/КЭП и отправка в СФР․
Важно: Если работник принес справку 182н с прошлого места работы — данные из неё переносятся в ЭЛН работодателем вручную или через импорт из 1С:ЗУП․
Бланки заявлений и приказов (Приказ СФР № 643 от )
Для оформления выплаты пособия работник пишет заявление․ В 2026 году действуют бланки из Приказа СФР от № 643 (заменил старые приказы ФСС)․
Образец заявления от работника (общая структура):
К Генеральному директору ООО «Ромашка* от менеджера отдела продаж Иванова Ивана Ивановича* (должность, ФИО полностью) ЗАЯВЛЕНИЕ на выплату пособия по временной нетрудоспособности Прошу выплатить мне пособие по временной нетрудоспособности по ЭЛН № от ․․2026 г․ (номер и дата открытия листа нетрудоспособности) С приложением: Копия паспорта (стр․ 2, 3, 5) — при первом обращении․ Справка о заработке с пред․ места работы (если применимо)․ «___» _____________ 2026 г․ Подпись: ___________ /Иванов И․*/
На основании заявления и данных ЭЛН изготавливается Приказ (распоряжение) о начислении пособия (форма по КНД 1151111 или своя форма организации)․
Журнал учета больничных листов
Несмотря на электронный документооборот, ведение журнала учета ЭЛН (в электронном или бумажном виде) остается обязательным требованием архивного дела и внутреннего контроля․ Образец журнала (по nalog-nalog․ru и типовым инструкциям):
- Номер п/п․
- Дата регистрации в организации (получения уведомления)․
- Номер ЭЛН․
- ФИО работника․
- Период нетрудоспособности (с/по)․
- Количество дней․
- Сумма начисленного пособия (работодателем / СФР)․
- Дата выплаты / перечисления․
- Подпись получившего (при выдаче на руки) / отметка о зачислении на карту․
Частые ошибки и нюансы 2026 года (Чек-лист для проверки)
- Неверный расчетный период: Для 2026 года берем 2024 и 2025 годы․ Не 2023 и 2024!
- Игнорирование лимита максимальной базы: Сумма заработка за каждый год расчетного периода не может превышать предельный размер основы страховых взносов на ОПС за соответствующий год (для 2024 г․, 2 225 000 руб․, для 2025 г․ — уточнять в законе о бюджете СФР на 2025 г․)․
- Ошибки в стаже: Стаж считается календарным на день страхового случая․ Используйте калькулятор СФР или 1С для точного расчета лет/месяцев/дней․
- Позднее заполнение ЭЛН работодателем: Срок 3 рабочих дня․ Просрочка грозит штрафами по ст․ 5․27 КоАП РФ и обязанности компенсировать ущерб работнику (проценты за задержку зарплаты)․
- Отсутствие справки 182н у новенького: Работодатель обязан запросить её у предыдущего работодателя самостоятельно (через СЭД/СФР), если работник не предоставил․
- Расчет за дни ухода за больным ребенком: Оплачиваются в полном объеме (100% от среднего) только определенные категории/возраст, остальные, по стажу, но с лимитом по дням в год․
Где скачать актуальные бланки и образцы?
Рекомендуется использовать только официальные источники или проверенные правовые системы:
- Сайт СФР (sfr․gov․ru) — раздел «Работодателям» → «Бланки и формы» → Приказ № 643․
- ЕПИГУ (epigu․ru) — сервис «Сведения о больничном листе» для проверки ЭЛН по QR-коду․
- КонсультантПлюс / ГАРАНТ — карточки форм (КНД 1151111, формы приказов, журналы) с образцами заполнения на текущую дату․
- 1С:ЗУП / 1С:Бухгалтерия — встроенные печатные формы «Справка-расчет», «Журнал учета ЭЛН», «Заявление работника», обновляемые с каждым релизом․
В 2026 году основной акцент смещен на качественное и своевременное заполнение ЭЛН работодателем․ «Справка для больничного» в понимании работника — это чаще всего справка 182н с прошлого места работы․ Для бухгалтера — это внутренняя Справка-расчет, фиксирующая логику начисления․ Использование актуальных бланков Приказа СФР № 643 и автоматизация через 1С/СЭД минимизируют риски ошибок и штрафов․
Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому праву (ТК РФ), ФЗ-255, приказам СФР и консультироваться со специалистом по трудовому праву․