Внутренний финансовый контроль (ВФК) — это обязательный элемент системы управления финансами любого бюджетного учреждения․ В соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов (утв․ приказом Минфина России от № 157н), порядок организации и осуществления ВФК должен быть закреплен в локальном нормативном акте — Положении о внутреннем финансовом контроле (или соответствующем разделе Учетной политики)․
По итогам проведения плановых или внеплановых проверок, а также для подтверждения факта осуществления контроля за определенный период, формируется Справка по внутреннему финансовому контролю․ Ниже представлен подробный разбор назначения, структуры и образца заполнения такого документа с учетом актуальной практики на ․
Правовая основа и назначение справки
Хотя единой утвержденной формы справки по ВФК на федеральном уровне не существует (организации разрабатывают её самостоятельно), содержание документа диктуется задачами и функциями службы контроля, прописанными в Положении о ВФК․
Основные основания для выдачи справки:
- Завершение плановой проверки (ежеквартально, по итогам полугодия/года) согласно утвержденному графику․
- Проведение экспертизы хозяйственных договоров перед их подписанием․
- Необходимость подтверждения факта контроля для вышестоящих органов, внешних аудиторов или учредителя․
- Выявление нарушений и необходимость зафиксировать рекомендации по их устранению․
Ключевые нормативные акты:
- Бюджетный кодекс РФ (ст․ 212, 243․1 — требования к внутреннему контролю в казенных/бюджетных учреждениях)․
- Приказ Минфина России от № 157н «Об утверждении Инструкции по применению Единого плана счетов․․․»․
- Федеральный закон от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст․ 19, требования к внутреннему контролю)․
- Локальный акт учреждения: Положение о внутреннем финансовом контроле (утв․ приказом руководителя)․
Структура справки: обязательные реквизиты
Справка оформляется на бланке учреждения (с логотипом, ОГРН, ИНН, КПП) и должна содержать следующие блоки информации:
| Реквизит | Описание и правила заполнения |
|---|---|
| Наименование документа | «Справка по результатам внутреннего финансового контроля», «Справка о проведении проверки» и т․п․ |
| Дата и место составления | Дата подписания руководителем службы контроля/ревизором․ Место: г․ *․ |
| Регистрационный номер | Номер по журналу учета исходящих документов или внутреннему журналу службы ВФК; |
| Адресат (Кому) | Руководитель учреждения, учредитель, вышестоящий орган, аудиторская организация․ ФИО руководителя маскируем: * * ․ |
| Основание проверки | Ссылка на приказ о проведении проверки № от ․․202, план ВФК на 202 год, пункт Положения о ВФК․ |
| Состав проверяющей комиссии / Исполнитель | Должность, ФИО (частично маскировано: И․О․ Фамилия), табельный номер․ |
| Период и объект проверки | Даты проведения (с ․․202 по ․․202*), проверяемый участок/подразделение/вид деятельности (договоры, касса, закупки, ФХД)․ |
| Результаты проверки (Суть справки) | Факты выявленных нарушений / их отсутствие, суммы сомнительных операций, ссылки на акты проверки․ |
| Рекомендации и меры реагирования | Перечень предложений по устранению недостатков, сроки исполнения, ответственные лица (ФИО *)․ |
| Подписи | Подпись руководителя службы ВФК / ревизора, виза главного бухгалтера, утверждение руководителем учреждения․ |
Образец заполнения справки (Текстовый шаблон)
Ниже приведен универсальный образец, адаптированный под типичные задачи службы внутреннего контроля, описанные в методических рекомендациях (проверка операций, влияющих на финансовое положение, экспертиза договоров, контроль за ФХД)․
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
Бюджетного учреждения «»
_______________ / * /
«___» _____________ 202 г․
СПРАВКА
по результатам внутреннего финансового контроля
Номер документа: -ВФК/202* Дата: ․․202* г․ г․ *
Кому: Руководителю бюджетного учреждения «» *
От кого: Начальника службы внутреннего финансового контроля (ревизора) И․О․ Фамилия
Основание и цели проверки
На основании Приказа руководителя учреждения № от ․․202 г․ «Об утверждении плана внутреннего финансового контроля на 202* год» и Положения о внутреннем финансовом контроле (утв․ приказом № от ․․202 г․) в период с ․․202* по ․․202* проведена плановая проверка финансово-хозяйственной деятельности учреждения․
Цель: оценка достоверности бухгалтерского учета, соблюдения бюджетного законодательства, эффективности использования бюджетных ассигнований, соответствия заключаемых договоров требованиям закона (п․ 4, 5 задач службы ВФК)․
Объект и методы проверки
- Объект: операции по движению денежных средств (субсчет 101, 102, 103), расчеты с поставщиками/подрядчиками (счет 60), заработной платой (счет 70), начисление и уплата налогов/сборов/страховых взносов․
- Методы: выборочная проверка первичных документов ( шт․), камеральная проверка отчетности, экспертиза проектов договоров ( шт․), инвентаризация кассы на ․․202*․
По результатам проверки установлено:
- Нарушений не выявлено в части оформления первичной документации по кассовым операциям, своевременности сдачи банковских выписок, корректности отражения операций в учете․
- Выявлены незначительные замечания (подлежат устранению в порядке текущей работы):
- В экземплярах первичных документов (счета-фактуры № от ․․202) отсутствует подпись материально ответственного лица (п․ 2 ст․ 9 ФЗ-402)․
- Задержка представления в бухгалтерию первички по подотчетным суммам на дней сверх срока, установленного Учетной политикой (приказ № *)․
- В проекте договора № * с ООО «*» не предусмотрена ответственность сторон за нарушение сроков исполнения обязательств (нарушение п․ 3 ст; 953 ГК РФ, требования 223-ФЗ для закупок)․
- Грубых нарушений, приводящих к искажению отчетности или хищению средств, не обнаружено․
Рекомендации и предложения
Для устранения выявленных недостатков и предотвращения их повторения предлагаю:
- Руководителю структурного подразделения (отв․ лицо: И․О․ Фамилия) до ․․202* г․ обеспечить контроль за полнотой подписей в первичке․
- Главному бухгалтеру * * до ․․202 г․ провести инструктаж сотрудников по срокам сдачи подотчетных отчетов․
- Юридическому отделу (ответственный: И․О․ Фамилия) до ․․202 г․ внести изменения в типовые формы договоров с учетом требований 223-ФЗ и ГК РФ․
- Принять к сведению информацию о необходимости ежеквартальной экспертизы всех договоров суммой свыше * тыс․ руб․ перед подписанием․
Контроль за исполнением
Контроль за исполнением настоящей справки возлагается на службу внутреннего финансового контроля․ О результатах устранения замечаний докладываю по итогам следующей плановой проверки (по графику на квартал 202* г․)․
Приложения:
- Акт проверки кассы № от ․․202 г․ (1 л․)․
- Ведомость проверенных договоров (2 л․);
- Выписки из журналов учета первички ( л․)․
СОСТАВИЛ:
Начальник службы ВФК (Ревизор)
_______________ /И․О․ Фамилия/
Тел․: +7 () *—
СОГЛАСОВАНО:
Главный бухгалтер
_______________ /* * /
«___» _____________ 202 г․
Особенности оформления для разных ситуаций
Справка по итогам экспертизы договора (одноразовая)
Если справка готовится не по итогам плановой проверки периода, а по конкретному договору (функция службы ВФК — «проведение экспертизы заключаемых договоров»), структура упрощается:
- Реквизиты договора (номер, дата, контрагент, ООО «*», сумма, предмет)․
- Проверка соответствия: 44-ФЗ / 223-ФЗ, ГК РФ, налогового законодательства, Учетной политики․
- Предложение: «Рекомендую подписать / Рекомендую доработать пункты X, Y, Z»․
Справка для внешнего аудитора / учредителя
Часто запрашивается «Справка о функционировании системы ВФК»․ Она имеет аналитический характер и включает:
- Наличие утвержденного Положения о ВФК (номер, дата приказа)․
- Организационная структура: штатная единица ревизора / комиссия / служба (состав: * чел․)․
- Подчиненность: служба подчиняется непосредственно руководителю / совету учреждения․
- План проверок на год: утвержден приказом № * (выполнен на %)․
- Количество проведенных проверок за отчетный период: плановых — , внеплановых, *․
- Количество выявленных нарушений: грубых, 0, незначительных — (устранено — %)․
- Взаимодействие с внешним аудитором: да/нет, дата последнего аудита․
Типичные ошибки при составлении справки
- Отсутствие ссылки на Положение о ВФК․ Справка теряет правовую силу, так как неясно, на основании чего проводился контроль․
- Общие фразы без фактов․ Вместо «нарушений нет» пишите: «Проверено платежных поручений на сумму * млн руб․, ошибок не выявлено»․
- Игнорирование функции экспертизы договоров․ Если служба ВФК не проверяет договоры до подписания, это грубое нарушение типичного Положения о ВФК․
- Отсутствие сроков и ответственных за устранение․ Рекомендации без дедлайнов не работают․
- Хранение только в электронном виде без подписей․ Оригинал справки с «живыми» подписями и печатью (если предусмотрена Учетной политикой) должен быть заархивирован в деле проверки․
Хранение и учет справок
Справки по ВФК являются документами строгой отчетности внутреннего документа․ Их учет ведется в Журнале учета справок/актов внутреннего контроля (форма разрабатывается самостоятельно)․
Сроки хранения: Согласно перечню типовых управленческих архивных документов, акты проверок и справки по результатам внутреннего контроля хранятся в пределах срока хранения дела, к которому они относятся (обычно 5 лет после завершения проверки, для кассовых проверок, в составе кассовых дел)․
Резюме
Компетентно составленная Справка по внутреннему финансовому контролю — это не просто формальность для «галочки», а рабочий инструмент руководителя․ Она фиксирует:
- Факт выполнения функции контроля (защита руководителя от обвинений в бездействии)․
- Результаты экспертизы договоров (снижение рисков претензий ФАС/прокуратуры)․
- Базу для методической помощи бухгалтерии (повышение качества учета)․
- Доказательную базу для внешнего аудита (снижение аудиторских рисков и стоимости аудита)․
Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируя разделы под структуру вашего учреждения (наличие службы/комиссии/одиночного ревизора), специфику деятельности (ФХД, платные услуги, капитальное строительство) и требования вашего учредителя․ Регулярное и документированное проведение ВФК, залог финансовой безопасности бюджетного учреждения․
Данная статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства (БК РФ, ФЗ-402, Приказ Минфина 157н) и типовых методических рекомендаций по организации ВФК в бюджетной сфере․ Актуальность информации подтверждена на ․ Персональные данные, номера телефонов, наименования конкретных организаций и адреса в образцах замаскированы символами * в целях информационной безопасности․