Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Служебная записка — это основной документ внутреннего деловопроизводства, используемый для решения операционных вопросов, передачи информации, запросов или уведомлений между структурными подразделениями или сотрудниками одной организации. Отдельный вид — служебная записка о согласии (или согласовании). Она фиксирует согласие сотрудника или руководителя подразделения с предложенным решением, проектом документа, планом мероприятий или условиями договора.

Грамотное оформление такого документа исключает двусмысленность, служит правовым подтверждением волевого решения и упрощает аудиторские проверки; В статье разберем структуру, нюансы составления и предоставим актуальные образцы на год.

Правовая основа и назначение

Единого государственно утвержденного бланка служебной записки не существует (в отличие от первичной учетной документации). Порядок ее оформления регламентируется:

ГОСТ Р 7.0.97-2016 — «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Офисные бумажные документы. Общие требования к составлению и оформлению».
Внутренний документ организации — Инструкция по делопроизводству (Устав организации), который устанавливает фирменный бланк, нумерацию, маршруты согласования и сроки исполнения.
Статья 21 ТК РФ — право работника на защиту своих прав и интересов, в т.ч. через письменные обращения.

Основные ситуации, требующие записки о согласии:

Согласование проектов приказов, распоряжений, регламентов, должностных инструкций.
Подтверждение согласия с условиями коммерческого договора/счета перед подписанием руководителем.
Согласие на обработку персональных данных (внутренний маршрут согласования).
Подтверждение готовности к выполнению задания, командировке, переработке (по инициативе работодателя).
Согласие куратора проекта / эксперта с техническим заданием или отчетом.

Обязательные реквизиты документа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Любая служебная записка, включая записку о согласии, должна содержать следующие реквизиты:

Реквизит	Описание и правила заполнения
Наименование организации	Полное или сокращенное наименование (в шапке бланка).
Вид документа	СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА (крупно, по центру).
Дата составления	День, месяц, год (арабскими цифрами, месяц словом: 09 июня 2026 г.).
Регистрационный номер	Присваивается по журналу учета исходящих/внутренних документов или автоматически в СЭД (например, № 145/с-26).
Кому (Адресат)	Должность, ФИО руководителя или подразделения-адресата (в дательном падеже). Пример: Генеральному директору ООО «Вектор» Иванову И.И.
От кого (Автор)	Должность, ФИО автора, подпись (в родительном падеже). Пример: Начальника отдела закупок Петрова П.П.
Тема (Заголовок)	Кратко отражает суть: О согласии с проектом договора № 45 от г.
Текст (Содержание)	Суть согласия, ссылка на документ, с которым согласны, условия/оговорки (если есть).
Подпись автора	Личная подпись, расшифровка (ФИО), дата подписания.
Виза согласования (при необходимости)	Подписи юриста, бухгалтера, jefes смежных отделов до отправки адресату.
Приложения	Перечень вложений (например: Проект договора в 2 экз. — 5 л.).

Структура текста записки о согласии

Текст обычно состоит из трех частей:

Вводная часть (Основание)

Указывается, в связи с чем пишется записка: поступивший проект, устное поручение, результаты совещания.

«По проекту договора поставки № 123 от г., полученному от ООО «Поставщик» г. (вх. № 89/в), сообщаю следующее.»

Описательная часть (Суть согласия)

Четко формулируется: «Согласен», «Не возражаю», «Согласовываю»; Важно указывать, с чем именно согласны: со всем текстом, с отдельными пунктами, с учетом замечаний.

«Проект договора изучен. С условиями поставки, сроками (пункт 3), ценой (пункт 5) и порядком расчетов (пункт 7) согласен. Замечаний по юридической экспертизе (заключение юриста от г.) не имею.»

Заключительная часть (Предложение/Просьба)

Что просит сделать автор: подписать, утвердить, передать в работу.

«Прошу рассмотреть и подписать договор в двух экземплярах для передачи контрагенту.»

Типовые образцы служебных записок о согласии

Ниже приведены три наиболее частых сценария. Персональные данные (ФИО, номера телефонов, адреса, номера паспортов) замаскированы символами * в соответствии с политикой конфиденциальности.

Образец №1: Согласование проекта приказа/локального нормативного акта (внутренний документ)

 ООО «ТехноСервис»
 УТВЕРЖДЕНО
 Генеральным директором
 ООО «ТехноСервис»
 ___________ /Иванов И.И./
 «___» _____________ 2026 г. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
 № 42/с-26 09 июня 2026 г.
Кому: Генеральному директору ООО «ТехноСервис»
 Иванову И.И.
От кого: Начальника отдела кадров
 Петрова П.П.*
Тема: О согласовании проекта Приказа «Об утверждении Положения о премировании»
По результатам рассмотрения проекта Приказа «Об утверждении Положения о премировании сотрудников ООО «ТехноСервис» (версия 3.0 от г.), переданного мною на согласование профильными подразделениями, сообщаю следующее.
Проект документа изучен. С текстом Положения о премировании, критериями KPI (раздел 4), порядком выплаты квартальных и годовых бонусов (раздел 5) и источниками финансирования (раздел 7) согласен.
Замечаний со стороны юридического отдела (виза юриста Сидорова С.С.* от г.) и экономического отдела (виза экономиста Козловой К.К.* от г.) не поступило.
Прошу подписать Приказ и передать в отдел кадров для ознакомления сотрудников под роспись.
Приложение: Проект Приказа с Положением в 1 экз. — 4 л.
Подпись: _____________ /Петров П.П.*/ 

Образец №2: Согласие с условиями коммерческого договора (для передачи руководителю на подпись)

 АО «СтройМастер»
 СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
 № 118/вх-26 09 июня 2026 г. Кому: Президенту АО «СтройМастер»
 Смирнову С.С.*
 От кого: Коммерческого директора
 Волкова В.В.*
Тема: О согласии с условиями Договора подряда № 555 от г. (подрядчик ИП Козлов К.К.)
В связи с завершением переговоров с ИП Козловым К.К. (ИНН ) по строительству административного корпуса на ул. , д. , г. *, направляю на подпись Договор подряда № 555 от г.
Условия договора изучены и согласованы со смежными службами:
 Сметная стоимость работ: 12 500 000 (двенадцать миллионов пятьсот тысяч) руб. 00 коп. (в т.ч. НДС 20%) — согласовано с экономотделом (виза от г.).
 Сроки выполнения: с по — согласовано с техническим надзором.
 Порядок оплаты: аванс 30%, этапные платежи по актам КС-2/КС-3 — согласовано с финансовым отделом.
 Обеспечение исполнения обязательств: банковская гарантия на 10% суммы договора, получен оригинал гарантии № БГ-777 от г; (Банк «Надежный», БИК *).
Рисков по контрагенту не выявлено (проверка по СПАРК/Контур.Фокус от г.).
С условиями Договора полностью согласен. Прошу подписать Договор в 3-х экземплярах (2 экз. подрядчику, 1 экз. в архив).
Приложения:
 Договор подряда № 555 в 3 экз. — по 8 л.
 Приложение № 1 (Смета) в 3 экз. — по 12 л.
 Банковская гарантия № БГ-777 (оригинал) — 2 л.
 Подпись: _____________ /Волков В.В./
 Тел. служебный: -*- 

Образец №3: Согласие сотрудника на обработку персональных данных / командировку / переработку (инициатива работодателя)

 ИП Сидоров С.С.*
 СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
 № 05/л-26 09 июня 2026 г. Кому: ИП Сидорову С.С.*
 (Работодателю)
От кого: Менеджера по продажам
 Козлова К.К.*
 Тема: О согласии на командировку в г. Казань
На основании устного поручения от г. и служебной записки коммерческого директора Орлова О.О.* № 12 от г. о необходимости участия в выставке «СтройЭкспо-2026» в г. Казань, сообщаю свое согласие на направление в служебную командировку.
Параметры командировки:
 • Цель: Участие в выставке, ведение переговоры с ключевыми клиентами (список согласован).
 • Сроки: выезд г., возвращение г. (3 календарных дня).
 • Транспорт: авиарейс * (эконом), трансфер такси (через приложение).
 • Размещение: отель «Казань Центр» *, адрес: г. Казань, ул. , д. (бронь оплачивается компанией).
 • Суточные: согласно Положению о командировках ИП Сидорова С.С.* (утв. г.) — 2 500 руб./сутки.
С указанными условиями командировки согласен. Прошу оформить Приказ о направлении в командировку и выдать суточные за 3 дня до выезда.
Подпись: _____________ /Козлов К.К.*/
 Виза коммерческого директора: _____________ /Орлов О.О.* / г. 

Особенности оформления в 2026 году: Бумага vs ЭДО

С переходом большинства организаций на системы электронного документооборота (СЭД: 1С:Документооборот, Диадок, СБИС, МойОфис, Яндекс 360) оформление записки о согласии имеет специфику:

Бланк не нужен. Шаблон настраивается в системе один раз (логотип, реквизиты орга).
Нумерация автоматическая. Номер присваивается при регистрации/отправке.
Подпись — ЭЦП (КЭП). Квалифицированная электронная подпись автора и согласующих лиц юридически равносильна ручной (ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
Маршрут согласования. Настраиваеться параллельный или последовательный маршрут: Автор -> Юрист -> Экономист -> Руководитель. Статус «Согласовано» ставится кнопкой в интерфейсе.
Приложения. Прикрепляются файлами (PDF, DOCX, XLSX) к карточке документа. Не нужно писать «Приложение: … л.», система считает автоматически, но перечень файлов в тексте записки указывать желательно для читаемости.
Сроки хранения. Определяются Номенклатурой дел организации (обычно 5–50 лет в зависимости от вида документа, к которому относится записка).

Типичные ошибки и как их избежать

Отсутствие ссылки на документ. Пишут «Согласен с договором», а не «Согласен с Договором поставки № 45 от г.». Решение: Всегда указывайте номер, дату, название документа.
Скрытые несогласия. Фраза «Согласен в целом, но…» делает записку не запиской о согласии, а запиской с замечаниями. Решение: Либо пишите «Согласен без замечаний», либо оформляйте отдельный протокол разногласий/замечаний.
Подпись не того лица. Записку о согласии с договором подписывает менеджер, а не юрист или бухгалтер (они ставят визы). Решение: Автор — ответственный за предмет согласия сотрудник.
Потеря контекста в СЭД. Пересылают файл договора без текста записки. Решение: Текст записки пишут в теле задачи/письма в СЭД или во вложенном PDF-файле «Служебная записка».
Игнорирование даты. Дата записи и дата подписи отличаются на несколько дней. Решение: Ставить актуальную дату подписания.

Чек-лист перед отправкой/подписанием

Проверьте документ по пунктам:

[ ] Правильное наименование организации (актуальное на дату).
[ ] Наличие регистрационного номера и даты.
[ ] Правильный адресат (должность, ФИО в дательном падеже).
[ ] Правильный автор (должность, ФИО в родительном падеже).
[ ] Тема четко отражает суть (содержит «О согласии…» / «О согласовании…»).
[ ] В тексте указана ссылка на объект согласия (номер, дата, название договора/приказа/проекта).
[ ] Четко сформулировано: «Согласен», «Не возражаю», «Согласовываю».
[ ] Указаны оговорки/условия (если есть) или написано «Без замечаний».
[ ] Стоят визы согласующих лиц (юрист, бухгалтер, СБ) — по требованию Инструкции по делопроизводству.
[ ] Подпись автора (личная / КЭП) с расшифровкой и датой.
[ ] Перечень приложений соответствует вложенным файлам/листам.

Служебная записка о согласии — это не просто бюрократическая формальность, а инструмент управления рисками. Она фиксирует момент принятия решения и распределяет ответственность; Использование единых шаблонов (как приведенных выше), внедрение обязательных полей в СЭД и контроль со стороны делопроизводства позволяют избежать споров вроде «Я не согласовал эту версию» или «Мне не показывали приложение».

Главное правило: Пишите конкретно, ссылайтесь на документы-основания, четко формулируйте волю («Согласен») и не забывайте про визы обязательных согласующих лиц. Грамотная записка экономит часы судебных споров и недопонимания внутри коллектива.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При оформлении документов, влекущих материальную ответственность или правовые последствия, рекомендуется проконсультироваться с юристом вашей организации. Актуальность нормативной базы проверена на г.