Оформление внутреннего совмещения должностей во время отпуска основного сотрудника — стандартная кадровая процедура, требующая строгого соблюдения Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Ниже представлена подробная статья с разбором правовых основ, пошаговой инструкцией, образцом служебной записки и ответами на частые вопросы.
Правовые основы совмещения должностей
Согласно статье 60.2 ТК РФ (Внутреннее совмещение должностей), работник по соглашению с работодателем может выполнять работу по другой профессии, специальности, квалификации или должности в свободное от основной работы время. Ключевые моменты:
- Добровольность: Согласие должно быть выражено в письменной форме (заявление/записка от сотрудника + приказ работодателя);
- Оплата: Устанавливается в размере, определяемом коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ). Не может быть ниже пропорциональной части тарифной ставки (оклада).
- Срок: На время отсутствия основного сотрудника (отпуск, болезнь, командировка).
- Ограничения: Не допускается совмещение, если оно противоречит ТК РФ (например, для несовершеннолетних, работников вредных производств и т.д.).
Важно: Статья 21 ТК РФ (упомянутая в запросе) закрепляет общие права работника на защиту своих интересов, но прямое регулирование совмещения находится в ст. 60.2 ТК РФ.
Алгоритм оформления: от записки до приказа
- Инициатива: Руководитель подразделения или сам сотрудник пишет служебную записку генеральному директору/руководителю организации.
- Согласие работника: К записке прикладывается заявление от сотрудника, который будет совмещать (или это отражено в тексте записки с подписью «Согласен»);
- Дополнительное соглашение: Обязательно заключается доп. соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ) с указанием новой функции, срока и оплаты.
- Приказ (распоряжение): Издается по форме Т-5 (прием на работу) или свободной форме с основанием «Внутреннее совмещение должностей».
- Запись в трудовой книжке/СТД-Р: При внутреннем совмещении запись в трудовую книжку не вносится (Пояснения Роструда), но данные передаются в СФР (СТД-Р) с кодом вида работы «02» (внутреннее совмещение).
Структура служебной записки
Служебная записка — внутренний документ. Единой утвержденной формы (как ГОСТ) не существует, но деловой оборот требует обязательных реквизитов (ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- Шапка: Кому (ФИО руководителя, должность), От кого (ФИО автора, должность, подразделение).
- Заголовок: «Служебная записка».
- Тема: «О внутреннем совмещении должности [Название должности] на время отпуска».
- Текст: Обоснование (кто уходит в отпуск, сроки), кандидатура заменяющего, предлагаемые условия оплаты.
- Предложение (резолютивная часть): «Прошу дать согласие…», «Прошу издать приказ…».
- Подпись автора, дата.
- Виза согласования: Кадры, Бухгалтерия, Юридический департамент (при необходимости).
- Резолюция руководителя: «Согласен. Приказ подготовить…» с подписью и датой.
Образец служебной записки (Шаблон)
Генеральному директору
ООО «Название организации»
ФИО Руководителя *
От начальника отдела Название отдела
ФИО Автора записки
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ от г.
Тема: О внутреннем совмещении должности менеджера отдела продаж на время ежегодного оплачиваемого отпуска
Информирую, что в период с по г. (21 календарный день) в ежегодный оплачиваемый отпуск уходит менеджер отдела продаж Иванов И.И. (приказ № от *).
Для обеспечения бесперебойной работы отдела и выполнения планов продаж в период отсутствия основного сотрудника, необходимо оформить внутреннее совмещение должности «Менеджер отдела продаж» на указанный срок.
Кандидатом на совмещение является старший менеджер отдела продаж Петров П.П. (табельный номер ), который обладает необходимой квалификацией и опытом работы в данном направлении. Петров П.П. * дал устное согласие, официальное заявление прилагается.
Предлагаю установить доплату за совмещение в размере 50% от оклада должности менеджера отдела продаж (составляющей * руб.) за фактически отработанное время, в соответствии с п. 4.2 Положения об оплате труда ООО «Название организации».
На основании вышеизложенного прошу:
- Дать согласие на внутреннее совмещение должности менеджера отдела продаж сотрудником Петровым П.П. * в период с по г.
- Установить доплату в размере 50% от оклада данной должности.
- Поручить кадровой службе подготовить проект приказа и дополнительное соглашение к трудовому договору.
Приложение: Заявление сотрудника Петрова П.П. * на 1 л.
| Подпись автора: ________________ /Петров П.П. */ |
СОГЛАСОВАНО
Начальник кадровой службы ________________ /Сидорова С.С. / «___» _________ 2026 г.
Главный бухгалтер ________________ /Козлов К.К. / «___» _________ 2026 г.
РЕЗОЛЮЦИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
Согласен. Приказ подготовить к г.
________________ /ФИО Руководителя */ «06» сентября 2026 г.
Образец заявления от сотрудника (Приложение к записке)
Хотя записка пишется руководителем, согласие работника обязательно в письменной форме.
Генеральному директору
ООО «Название организации»
ФИО Руководителя
От старшего менеджера отдела продаж Петров П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу разрешить мне выполнение обязанностей менеджера отдела продаж (внутреннее совмещение должностей) в период с по г. в связи с нахождением в ежегодном оплачиваемом отпуске основного сотрудника Иванова И.И. *.
С условиями оплаты труда за совмещение (доплата 50% от оклада должности менеджера отдела продаж) ознакомлен(а) и согласен(на). Готов(а) приступить к выполнению обязанностей с г.
| Подпись: ________________ /Петров П.П. */ |
Особенности оформления в 2026 году (Актуально на )
Электронный документооборот (СЭД)
Если организация перешла на безбумажный документооборот, служебная записка и заявление создаються в СЭД (1С:Документооборот, Диадок, СБИС и др.) и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) авторов и руководителя. Распечатка на бумагу не требуется, если не установлено иное локальными актами.
Отчетность в СФР (СТД-Р)
С 2023 года сдача СВЕДЕНИЙ О ДОХОДАХ (ранее 6-НДФЛ) и СТД-Р требует указания кода вида работы «02» (Внутреннее совмещение) для данного сотрудника. Кадровый специалист должен завести в системе отдельный табельный номер или использовать существующий с флагом совмещения для корректной генерации XML-файла.
Налогообложение (НДФЛ)
Доходы по совмещению суммируются с доходами по основному месту работы у одного налогового агента. Налоговый вычет на детей (стандартный) предоставляется с учетом совокупного дохода, если сотрудник не превысил лимит 350 000 руб. накопленного дохода с начала года.
Опыт работы и стаж
Период внутреннего совмещения включается в страховой стаж (если уплачены взносы) и в непрерывный стаж (для отраслевых доплат), так как трудовой договор не прекращается, а дополняется.
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Устное согласие без заявления/записки | Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц), признание работы неоплаченной. | Обязательно письменное заявление сотрудника и приказ. |
| Отсутствие доп. соглашения к ТД | Нарушение ст. 72 ТК РФ, риск споров об оплате. | Заключать доп. соглашение до начала совмещения. |
| Оплата ниже пропорциональной ставки | Нарушение ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ, проверки ГИТ. | Расчет доплаты: (Оклад совмещаемой должности / Норма часов) * Отработанные часы. |
| Внесение записи в трудовую книжку | Грубое нарушение правил ведения ТК (Пояснения Минтруда/Роструда). | Запись в ТК не вносится. Только СТД-Р с кодом 02. |
| Совмещение на неопределенный срок | Юридическая неопределенность, риск признания перевода. | Четко фиксировать дату окончания (день выхода основного сотрудника). |
Чек-лист для кадрового специалиста перед подписанием приказа
- [ ] Есть служебная записка с резолюцией руководителя?
- [ ] Есть заявление сотрудника-сника с ручной подписью (или УКЭП)?
- [ ] Подготовлено дополнительное соглашение к трудовому договору (2 экз.)?
- [ ] В доп. соглашении указаны: должность, срок (даты), размер доплаты, режим работы?
- [ ] Проект приказа согласован с бухгалтерией (источник финансирования, статья бюджета)?
- [ ] Приказ подписан руководителем и ознакомлен под роспись сотрудником?
- [ ] Сотрудник ознакомлен с описанием должностных обязанностей совмещаемой должности под роспись?
- [ ] Данные переданы в СФР (СТД-Р) в установленные сроки (не позднее дня следующего за днем приема)?
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли совмещать должность руководителя структурного подразделения?
Ответ: Да, ТК РФ не запрещает это. Однако необходимо учитывать, что совмещение не должно приводить к превышению нормальной продолжительности рабочего времени (если не оформлено как сверхурочные/работа в выходной) и не создавать конфликта интересов. Часто для замещения руководителя оформляют исполнение обязанностей (ст. 60.2 ТК РФ или локальный акт), а не полноценное совмещение, чтобы не дублировать ответственность.
Вопрос 2: Как платить за совмещение, если сотрудник уходит в свой отпуск?
Ответ: Если совместитель уходит в отпуск по основному месту работы, совмещение приостанавливается (доп. соглашением фиксируется приостановка). Оплата за совмещение за период отпуска не производится. Приказ об отпуске по основному месту действия не распространяется на совмещение автоматически, нужно отдельное соглашение/приказ.
Вопрос 3: Нужно ли оформлять больничный лист на совместителя, если он заболел?
Ответ: Больничный лист оформляется единый на основное место работы и совмещение. Выплачивается одно пособие по временной нетрудоспособности, рассчитываемое с учетом заработка по обоим местам (если стаж позволяет), но не превышающее максимальную базу. Работодатель платит первые 3 дня по каждому месту работы (основное и совмещение) пропорционально.
Вопрос 4: Можно ли не платить доплату, а просто расширить зону ответственности?
Ответ: Нет. Ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ категорически требует установления дополнительной оплаты. «Расширение зоны ответственности» без доплаты, это перегрузка, что запрещено ст. 60.2 и ст. 151 ТК РФ (оплата сверхурочных/работы в выходной). Риск штрафов и восстановления справедливости через суд очень высок.
Грамотное оформление служебной записки на совмещение должностей — залог отсутствия претензий со стороны ГИТ, судов и налоговой инспекции. Ключевые правила просты: письменное согласие сотрудника, доп. соглашение к ТД, приказ, оплата не ниже пропорциональной ставки, четкий срок действия, отчетность в СФР (код 02). Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя их под локальные нормативные акты вашей организации (Положение об оплате труда, Правила внутреннего трудового распорядка).
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.