Выплата расчетных сумм уволенному сотруднику, одна из самых частых операций‚ требующих оформления расходного кассового ордера (РКО) по унифицированной форме КО-2․ Несмотря на то‚ что с 2013 года организации имеют право разрабатывать собственные бланки первичной документации‚ подавляющее большинство компаний продолжают использовать стандартную форму КО-2 (ОКУД 0310002)‚ утвержденную Постановлением Госкомстата от № 88․ В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно заполнить РКО при увольнении в 2026 году‚ какие поля обязательны‚ а какие нюансы учитывать‚ чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов․

Нормативная база и общие правила оформления РКО в 2026 году

Согласно инструкции ЦБ РФ от № 3210-У «О порядке проведения кассовых операций»‚ расходный кассовый ордер составляет кассир (или иное уполномоченное лицо) на основании приложения (расписки) получателя денежных средств и документа-основания (приказа об увольнении‚ расчетной ведомости)․

• Срок действия РКО: 1 календарный день (день выдачи денег)․
• Нумерация: Сквозная в пределах календарного года․
• Подписи: Обязательны подпись руководителя (или уполномоченного лица) и главного бухгалтера (если он не совмещает должность руководителя)․ Подпись кассира ставится при выдаче денег․
• Печать/ Штамп: По правилам ЦБ РФ на РКО не обязательно ставить печать или штамп‚ если это не предусмотрено учетной политикой организации․
• Исправления: Не допускаются․ При ошибке РКО аннулируется (перечеркивается‚ пишется «Аннулирован»‚ ставятся подписи ответственных лиц с датой) и заполняется новый․

Документы-основания для выдачи денег при увольнении

Перед заполнением РКО кассир должен убедиться в наличии полного пакета документов:

1. Приказ об увольнении (форма Т-8 или Т-8а) — основание для прекращения трудового договора․
2. Расчетная ведомость при увольнении (форма Т-61) или расчетный лист — документ‚ подтверждающий сумму к выплате (заработная плата‚ компенсация за неиспользованный отпуск‚ выплаты по итогам года и др․)․
3. Заявление (расписка) сотрудника о получении денежных средств (часто оформляется на обратной стороне расчетной ведомости или отдельным листом)․
4. Паспорт получателя (или доверенность‚ если получает доверенное лицо)․

Важно: Если деньги получает не сам сотрудник‚ а его представитель по доверенности‚ в РКО указываются данные представителя‚ а в поле «Основание» — реквизиты доверенности․

Пошаговое заполнение бланка КО-2 (Образец на 2026 год)

Ниже приведен подробный разбор каждого поля бланка РКО с примерами значений‚ характерными для ситуации увольнения․ Конфиденциальные данные (ФИО‚ адреса‚ номера телефонов‚ ИНН/СНИЛС) частично скрыты маской *․

Шапка документа (Реквизиты организации)

Табличная часть (Основные реквизиты операции)

Поле «Дебет» (Корреспондирующий счет)

Указывается счет бухгалтерского учета‚ с которого списываются средства․ При увольнении это чаще всего:

• 70 — «Расчеты с персоналом по оплате труда» (основная ЗП‚ компенсации)․
• 76 — «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (материальная помощь‚ подарки‚ если не зарплатные)․
• 69 — «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (если выплачиваются суммы‚ подлежащие удержанию в пользу ФСС/СФР‚ но выдаются на руки — редкий случай‚ обычно перечисляются безналично)․

Пример: Дебет 70 (субсчет 70․01 «Основная заработная плата»‚ 70․03 «Компенсация за отпуск»)․

Поле «Кредит»

Всегда 50 — «Касса»․ Субсчет обычно 50․01 «Касса организации»․

Поле «Сумма» (цифрами и прописью)

• Цифрами: 158 450‚00 (разделитель целой и дробной части — запятая‚ пробел между разрядами тысяч)․
• Прописью: Сто пятьдесят восемь тысяч четыреста пятьдесят рублей 00 копеек (копейки пишутся цифрами или прописью‚ «рублей» — обязательно прописью)․

Поле «Основание»

Самое важное поле для обоснования расхода․ Указывается перечень документов:

Приказ № 125-ОД от г․ об увольнении Иванова И․* по собственному желанию; Расчетная ведомость Т-61 № 78 от г․; Расписка в получении от г․

Поле «Приложение»

Перечень первичных документов‚ приложенных к РКО (оригиналы или копии):

Копия приказа № 125-ОД; Расчетная ведомость Т-61 (1 л․); Расписка получателя (1 л․); Копия паспорта получателя (1 л․)

Поле «Получатель» (ФИО‚ паспортные данные)

Указываются данные лица‚ фактически получающего деньги в кассе․

• ФИО: Иванов И․ (или ФИО доверенного лица: Петров П․)
• Паспорт: Серия 45 № 123‚ выдан УФМС России по г․ * 12․01․20‚ код подразделения 770-*․

Примечание: Полные паспортные данные в открытых источниках и примерах статьи маскируются․ В реальном документе указываются полностью․

Поле «В том числе НДФЛ»

Указывается сумма удержанного налога на доходы физических лиц из выплачиваемой суммы․

• Если выплата облагается НДФЛ (ЗП‚ компенсация за отпуск сверх 28 дней): указывается сумма налога (например‚ 18 200‚00)․
• Если выплата не облагается (материальная помощь до 4000 руб․‚ компенсация за неисп․ отпуск в пределах нормы): ставится 0‚00 или прочерк․

Поле «Отпустил / Получил»

• Отпустил: Подпись кассира‚ ФИО (Сидорова С․)․
• Получил: Подпись получателя‚ расшифровка подписи (Иванов И․)․

Визуальный образец заполненного РКО (Форма КО-2)

Ниже представлен схемatic образец документа․ Для работы используйте редактируемые бланки в Word или Excel (доступны на сайтах КонсультантПлюс‚ Гарант‚ банков — например‚ Райффайзенбанк‚ Локо-Банк‚ или порталах вроде «Время бухгалтера»‚ e-xecutive․ru)․

Типичные ошибки при оформлении РКО при увольнении

1. Выдача денег без расчетной ведомости (Т-61) или расчетного листа․ Приказ об увольнении (Т-8) подтверждает факт увольнения‚ но не сумму к выплате․ Без Т-61 кассир не имеет права выдавать деньги․
2. Неверное заполнение поля «Дебет»․ Использование счета 76 вместо 70 для заработной платы и компенсаций за отпуск (ст․ 127 ТК РФ) ведет к искажению бухгалтерского учета․
3. Отсутствие расписки получателя․ Даже если сотрудник подписал расчетную ведомость (Т-61)‚ в РКО (или на обратной стороне ведомости) должна быть отдельная расписка о получении наличных в кассе с указанием даты и суммы․
4. Просрочка выдачи․ Согласно ст․ 140 ТК РФ‚ расчет с уволенным производится в день увольнения․ Если сотрудник не явился‚ деньги нужно зачислить на его банковский счет (тогда РКО не нужен‚ нужен платежный поручение)․ Выдача из кассы «на следующей неделе» без заявления сотрудника — нарушение․
5. Исправления в РКО․ Любое исправление делает документ недействительным․ Только аннулирование и новый бланк;

Особенности выдачи денег доверенному лицу

Если уволенный сотрудник не может явиться лично‚ он может выдать доверенность (нотариальную или простую письменную‚ заверенную организацией‚ где работает/учится представитель‚ или у места жительства)․

Изменения в РКО:

• В поле «Получатель» — ФИО доверенного лица․
• В поле «Паспорт» — данные паспорта доверенного лица․
• В поле «Основание» добавляется: «Доверенность № 12 от г․‚ выданная Ивановым И․* Петрову П․* на получение расчетных сумм»․
• К приложениям добавляется: «Доверенность № 12 (оригинал/копия) — 1 л․»․
• Кассир обязан проверить действительность доверенности и личность представителя․

Хранение и учет РКО

• Срок хранения: Не менее 5 лет после окончания отчетного года (согласно Росархиву‚ перечень типовых документов)․ Рекомендуется хранить 6–7 лет для перекрытия сроков проверок налоговой․
• Сшивка: РКО сшиваются в книгу (журнал регистрации РКО по форме КО-3) в хронологическом порядке по номерам․ К каждому РКО прикладываются документы-основания (копии приказов‚ ведомости Т-61‚ расписки‚ копии паспортов/доверенностей)․
• Электронный архив: Допускается хранение скан-копий в ЭДО при соблюдении требований ФЗ-402 (подпись ЭЦП‚ обеспечение неискажения)․

Альтернатива кассовой выдаче: перевод на карту

На практике в 2026 году подавляющее большинство организаций переводит расчетные суммы уволенным сотрудникам на банковские карты (зарплатные или указанные в заявлении)․ В этом случае:

• РКО (КО-2) НЕ составляется․
• Оформляется Платежное поручение (для перевода в банк)․
• В назначении платежа указывается: «Расчет при увольнении по приказу № 125-ОД от ‚ Иванов И․*‚ зарплата за май 2026 г․‚ компенсация отпуска»․
• Это исключает риски кассового разрыва‚ ошибок кассира и необходимости хранения наличности․

Где скачать актуальные бланки РКО (КО-2) на 2026 год

Бланки формы КО-2 в форматах Word (․docx) и Excel (․xlsx) бесплатно доступны на официальных ресурсах и крупных бухгалтерских порталах:

• Сайт ФНС России (раздел «Бланки отчетности» -> «Первичная документация»);
• КонсультантПлюс / Гарант (в разделе «Формы документов» -> ОКУД 0310002)․
• Сайты банков-обслуживающих (Райффайзенбанк‚ Локо-Банк‚ СберБанк‚ Т-Банк и др․, обычно в разделе «Помощь бизнесу» / «Бланки»)․
• Профильные порталы: «Время бухгалтера»‚ e-xecutive․ru‚ buh․ru․

При скачивании проверяйте дату обновления бланка — он должен соответствовать Приказу Минфина от № 286н (утвердившему новые формы первички для МСБ‚ но КО-2 для общих организаций осталась прежней)․

Правильное оформление расходного кассового ордера при увольнении — залог отсутствия претензий со стороны налоговой инспекции (п․ 1 ст; 120 НК РФ — нарушение правил кассовой дисциплины грозит штрафами 40–50 тыс․ руб․ для юрлиц) и трудовой инспекции (невыплата в срок — ст․ 5․27 КоАП РФ)․ Ключевые моменты: строгое соблюдение сроков (день увольнения)‚ наличие расчетной ведомости Т-61‚ корректное заполнение корреспондирующих счетов (Дебет 70 / Кредит 50) и полный пакет приложенных документов․ Используйте проверенные бланки КО-2 и данную инструкцию как чек-лист при проведении операции․

Статья подготовлена на основе актуальной на г․ информации из открытых источников (КонсультантПлюс‚ порталы бухгалтеров‚ банковские базы знаний)․ Персональные данные в примерах замаскированы (*)․ Данная информация носит справочный характер; для решения конкретных ситуаций обратитесь к вашему главному бухгалтеру или юристу․