Рапорт в номенклатурное дело — это служебный документ‚ который инициирует процесс приобщения материалов (проверочных‚ оперативных‚ объяснительных) к делам постоянного или длительного хранения‚ сформированным в соответствии с утвержденной номенклатурой дел органа или организации. Грамотное оформление такого рапорта является обязательным условием для соблюдения архивного законодательства и внутреннего документооборота (например‚ МВД‚ ФСИН‚ Военной части‚ ГУ МЧС и др.).

Правовые основания и нормативная база

Порядок формирования номенклатурных дел и приобщения к ним документов регламентируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14‚ 22).
• Приказом Росархива от № 236 «Об утверждении типовых номенклатур дел‚ подлежащих постоянному и временному хранению…».
• Внутренними инструкциями ведомств (например‚ Инструкция по записке и делопроизводству в органах внутренних дел МВД России‚ Устав гарнизонной и караульной служб ВС РФ).
• Местными актами организации: Утвержденной номенклатурой дел на текущий год (сроки хранения‚ индексы дел).

Согласно материалам проверки (например‚ данные Правовед.RU)‚ принятые в дежурной части по телефону сообщения‚ не содержащие информацию о преступлении‚ об административном правонарушении‚ о происшествии‚ рассмотрению в установленном порядке не подлежат. Такие сообщения приобщаются к номенклатурному делу‚ прилагаемому к КУСП (Книга учета сообщений о преступлениях)‚ на основании рапорта оперативного дежурного дежурной части по решению руководителя (начальника) территориального органа МВД России.

Когда требуется рапорт в номенклатурное дело

Рапорт составляеться в следующих основных случаях:

1. Приобщение материалов проверки: По итогам проверки гражданских заявлений‚ не повлекших возбуждение дела (ст. 144-145 УПК РФ‚ ст. 28;1 КоАП РФ)‚ материалы списываются в номенклатурное дело.
2. Оперативная информация: Сведения‚ полученные в ходе оперативной работы‚ не требующие оформления уголовного/административного дела‚ но подлежащие учету (например‚ «Материал проверки списан в номенклатурное дело» — фраза часто встречающаяся в практике участковых/оперативников).
3. Объяснительные и допросы: Документы‚ полученные в ходе досудебной проверки‚ если дело не возбуждено.
4. Копии документов: Дубликаты приказов‚ распоряжений‚ справок‚ подлежащие хранению в конкретном номенклатурном деле (литерном деле).
5. Учет служебных записок/рапортов: Сам рапорт может быть приобщен к делу «Входящая/исходящая корреспонденция» или профильному делу (например‚ «Учет личного состава»).

Структура и реквизиты рапорта (по Приложению № 1 к Инструкциям)

Рекомендуемый образец рапорта (согласно КонсультантПлюс‚ Приложение N 1 к Инструкции) содержит следующие обязательные реквизиты:

Пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1. Определение номенклатурного дела

Перед написанием рапорта необходимо открыть Утвержденную номенклатуру дел на 2026 год (согласно образцу-2026). Найдите раздел‚ соответствующий теме документов.

• Пример для МВД: Раздел «Оперативно-служебная деятельность» -> Подраздел «Учет сообщений о преступлениях» -> Дело № 15 «Материалы проверки сообщений‚ не повлекших возбуждение УД» (срок хранения 10 лет).
• Пример для кадровой службы (СПОК.BY): Раздел «Личный состав» -> Дело «Присвоение производного наименования профессии старший» (срок хранения 50/75 лет).

Важно: Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных)‚ а также документы‚ подлежащие возврату (Методические рекомендации по формированию н/д).

Шаг 2. Подготовка материалов для приобщения

• Пронумеровать листы материалов проверки сквозно.
• Составить опись (инвентарь) приобщаемых документов (если объем велик).
• Убедиться‚ что на всех документах стоят визы согласования/проверки;

Шаг 3. Написание текста рапорта

Текст должен быть лаконичным‚ официально-деловитым стилем‚ без эмоциональной окраски. Используйте стандартные обороты: «Имею долог доложить…»‚ «На основании…»‚ «Прошу…».

Шаг 4. Согласование и подписание

Рапорт подписывает автор. При необходимости — согласуется с непосредственным начальником (начальником смены‚ старшим оператором) перед подачей на подпись к главе органа.

Шаг 5. Исполнение резолюции

После постановки резолюции руководителем («Приобщить»‚ «Списать в дело»)‚ материалы передаются в делопроизводство/архив подразделения для подшивки в номенклатурное дело. В журнале учета движений дел (или электронной системе) ставится отметка о приобщении.

Образцы рапортов (Текстовые шаблоны)

Образец № 1: Рапорт оперативного дежурного о приобщении материалов проверки сообщения (МВД)

Начальнику ОМВД России по г. *
майору полиции Иванову И.И.
от оперативного дежурного дежурной части
ОМВД России по г. *
старшего лейтенанта полиции Петрова П.П.

Р А П О Р Т

Имею долог доложить‚ что в дежурную часть ОМВД России по г. * по телефону --
поступило сообщение от гражданина * (адрес: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ кв. ) о якобы
совершенном в отношении него мошенничестве (краже средств с банковского счета).

Материалами проверки данного сообщения (объяснительная гражданина *‚ справка из банка‚
протокол осмотра места происшествия) установлено‚ что состав преступления в действиях
неизвестных лиц отсутствует‚ утрата средств произошла вследствие добровольного перевода
гражданином денежных средств мошенникам по телефону.
На основании ч. 1 ст. 144 УПК РФ уголовное дело не возбуждено. Материалы проверки
сообщения (в 1 экз.‚ на 12 л.) подлежат приобщению к номенклатурному делу.

На основании п. 4 Инструкции по записке и делопроизводству в органах внутренних дел
МВД России‚ ПРОШУ:

Разрешить приобщить материалы проверки сообщения гражданина * к номенклатурному
делу № 15 «Материалы проверки сообщений о преступлениях‚ не повлекших возбуждение
уголовных дел» на 2026 год (срок хранения 10 лет).

Приложение: Материалы проверки сообщения в 1 экз. на 12 л.


«09» мая 2026 г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Образец № 2: Рапорт о приобщении служебной записки/документов к кадровому номенклатурному делу

Начальнику отдела кадров
ГУ МЧС России по *
подполковнику внутренней службы Смирнову С.С.
от инспектора отдела кадров
младшего лейтенанта внутренней службы Козлова К.К.

Р А П О Р Т

Имею долог доложить‚ что в связи с присвоением производного наименования профессии
«Старший инспектор» сотруднику отдела * Козлову К.К. (приказ № * от г.)‚
необходимо приобщить копию приказа и служебную записку к личному номенклатурному делу
сотрудника.

На основании типовой номенклатуры дел Росархива (раздел «Личный состав»‚ код дела 01-05)‚
ПРОШУ:

Разрешить приобщить копию приказа № * от г. и служебную записку от г.
к номенклатурному делу личного состава № * «Личное дело Козлова К.К.» (срок хранения 75 лет).

Приложение:
Копия приказа № * от г. — 1 л.
Служебная записка от г. — 1 л.

«09» мая 2026 г. Подпись _____________ /Козлов К.К./

РЕЗОЛЮЦИЯ:
Согласен. Приобщить к н/д № *. Нач. отдела кадров подполковник Смирнов С.С. .

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на номер дела и год: В тексте рапорта обязательно указывайте индекс дела из номенклатуры (например‚ «Дело № 15 на 2026 г.»). Без этого архивист не сможет зафиксировать приобщение.
• Приобщение черновиков и дублей: Напоминаем: согласно Методическим рекомендациям‚ в номенклатурные дела запрещается помещать черновые варианты и дублетные экземпляры (кроме особо ценных). В рапорте указывайте только оригиналы или заверенные копии.
• Неверный срок хранения: Указание неверного срока хранения в рапорте приведет к ошибкам при формировании описи дела и последующей экспертизе ценности.
• Отсутствие резолюции руководителя: Рапорт без резолюции («Согласен»‚ «Приобщить»‚ подпись‚ дата) не имеет юридической силы для приобщения. Материалы будут считаться неоформленными.
• Несоответствие заголовка дела содержанию: Документы должны строго соответствовать заголовку дела. Нельзя сбрасывать в дело «Учет заявлений» материалы‚ относящиеся к «Учету служебных расследований».

Особенности электронного документооборота (ЭДО)

В 2026 году большинство ведомств перешло на электронное делопроизводство (АИС «Делопроизводство»‚ «Электронный архив»‚ СЭД МВД/ФСИН/МО).

• Рапорт создается в виде электронного документа (ЭД) с квалифицированной электронной подписью (КЭП) автора.
• Резолюция руководителя ставится в системе (ЭЦП руководителя).
• Материалы приобщения сканируются (при необходимости оцифровываются) и прикрепляются к карточке рапорта как вложения.

Ответственность за нарушение порядка приобщения

Нарушение правил формирования номенклатурных дел (несвоевременное приобщение‚ утрата документов‚ приобщение не по делу) влечет за собой:

• Дисциплинарную ответственность (замечание‚ выговор) в соответствии со ст. 192 ТК РФ и ведомственными уставами.
• Административную ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ (нарушение законодательства об архивном деле).
• Невозможность предоставления материалов по запросам судов‚ прокуратуры‚ следственных органов в установленные сроки.

Чек-лист перед подачей рапорта

1. [ ] Правильно указан адресат (должность‚ звание‚ ФИО с маской * для примера).
2. [ ] Правильно указан автор (должность‚ звание‚ ФИО‚ личный номер).
3. [ ] Заголовок «РАПОРТ» выделен по центру.
4. [ ] Изложена суть: что за материал‚ по какому основанию проверено‚ какой результат.
5. [ ] Есть четкое предложение: «Прошу приобщить к н/д № [Номер] «[Название]» на [Год] г.».
6. [ ] Указан срок хранения дела (согласно номенклатуре).
7. [ ] Блок «Приложение» заполнен полностью (наименование‚ кол-во экз.‚ кол-во листов).
8. [ ] Стоит дата и личная подпись автора с расшифровкой.
9. [ ] Есть место для резолюции руководителя (под резолюцией достаточно места для печати/подписи/даты).

Рапорт в номенклатурное дело — это не просто формальность‚ а ключевой юридический инструмент‚ легализующий попадание документов в архив организации. От качества его составления зависит сохранность доказательной базы‚ статистическая отчетность и законность архивного дела. Всегда используйте актуальную Номенклатуру дел на текущий год‚ следуйте требованиям Инструкции по делопроизводству вашего ведомства и не забывайте про обязательную резолюцию руководителя.

Данная статья подготовлена на основе открытых источников (Правовед.RU‚ КонсультантПлюс‚ Методические рекомендации Росархива‚ судебной практики) по состоянию на . Персональные данные в образцах частично заменены маской * в целях безопасности. Для составления конкретного документа обратитесь к действующим локальным актам вашей организации.