Рапорт, это официальный документ, адресованный руководителю (начальнику охраны, директору ЧОП, заказчику услуг), в котором сотрудник охраны сообщает о произошедшем событии, просит о предоставлении чего-либо (отпуска, материальной помощи, смены графика) или докладывает о выполнении задания. Грамотное составление рапорта, признак дисциплинированности и профессионализма сотрудника частной охраны или ведомственной охраны.

Нормативная база и общие требования

В российском законодательстве нет единого ГОСТa, регламентирующего форму рапорта для сотрудников частных охранных предприятий (ЧОП) или подразделений ведомственной охраны. Однако оформление регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (статьи 19, 21, 57 — общая процедура обращений работника к работодателю).
• Уставом частного охранного предприятия (внутренний документ, утверждаемый генеральным директором).
• Инструкцией по делопроизводству в конкретной организации.
• Федеральным законом № 248-ФЗ «О деятельности по охране» (требования к дисциплине и отчетности).

Ключевые принципы оформления:

1. Официально-деловой стиль: без сленга, эмоциональных окрасок, сокращений (кроме общепринятых: ЧОП, ООО, ФИО).
2. Краткость и конкретика: только факты, даты, время, обстоятельства.
3. Четкая структура: шапка, основная часть, резолютивная часть, подпись, дата.
4. Односторонность: рапорт пишется от одного лица (даже если событие затрагивает группу, каждый пишет свой или один пишет за всех с указанием свидетелей).

Структура рапорта (анатомия документа)

Шапка документа (в правом верхнем углу)

Указываются реквизиты адресата и автора:

Кому: Генеральному директору ООО «ЧОП «»
от сотрудника охраны (инспектора)  . 
(Должность, ФИО полностью, табельный номер — при наличии)

Заголовок

По центру строки, заглавными буквами: РАПОРТ

Основная часть (текст)

Содержит суть обращения. Рекомендуемая формула: Кто, что, когда, где, почему, с какими последствиями.

• Начинается с фразы: «Прошу…», «Докладываю…», «Сообщаю…».
• Излагается хронология событий.
• Ссылаются на нарушения инструкций, должностных инструкций, устава;

Резолютивная часть (петля)

Четкое требование или просьба:

На основании вышеизложенного ПРОШУ:
Предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с *..* г. по *..* г.
Рассмотреть вопрос о поощрении за предотвращение правонарушения...

Подпись и дата

*..* г. Подпись _____________ / * .  /

Основные виды рапортов в охране

Рапорт-докладная (о служебной ситуации / ЧП)

Самый частый вид. Составляется при:

• Нарушении режима доступа (попытка проникновения, потеря пропуска).
• Пожарной тревоге, задымлении.
• Обнаружении посторонних предметов/лиц.
• Действиях сотрудника (применение физ. силы, СИБ, ОУ).
• Нарушении трудовой дисциплины самим сотрудником (опоздание, невыход).

Рапорт-заявление (личного характера)

• На предоставление отпуска (основного, дополнительного, за свой счет).
• На материальную помощь.
• На смену графика работы / смены.
• На обучение / переквалификацию.
• Об уходе с работы (своевременное уведомление за 2 недели).

Рапорт с объяснением (объяснительная записка в форме рапорта)

Требуется, когда сотрудник нарушил правила (опоздал, не выполнил приказ) и руководство требует письменных объяснений. Формально это рапорт, по сути — объяснительная (ст. 193 ТК РФ).

Примеры оформления (Образцы)

Кому: Начальнику отдела физической охраны ООО «ЧОП «»
от: Инспектора поста № 3 смены № 2  . 
(Табельный № )

Р А П О Р Т

Докладываю, что ..* г. в : часов (по часам поста) к КПП объекта «» (адрес: г. , ул. , д. ) подъехал автомобиль марки , гос. знак . Водитель, гражданин * .  (паспорт серия * № , выдан ), предъявил пропуск на въезд, срок действия которого истек .. г.

Пояснил водителю, что въезд с просроченным пропуском запрещен согласно ППО объекта и Договору на охрану № * от .. г. Водитель потребовал связаться с представителем заказчика. В : часов дозвонился до ответственного лица заказчика * . , который подтвердил, что пропуск не продлевался и въезд не санкционирован.

В : часов водитель покинул территорию КПП. Протокол нарушения режима доступа не составил, так как водитель не проявил агрессии и уехал добровольно. Видеозапись с камеры № 4 (архив поста) сохранена.

На основании вышеизложенного ПРОШУ:
Принять к сведению информацию о факте попытки проникновения на охраняемую территорию с недействительным пропуском.
Передать данный рапорт в службу безопасности заказчика для принятия мер по устранению нарушений в системе пропусков.

*..* г. Подпись _____________ / * .  /
 

Кому: Генеральному директору ООО «ЧОП «»
от: Охранника 6 разряда поста № 1  . 
(Табельный № )

Р А П О Р Т

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый трудовой отпуск за 20 рабочий год продолжительностью 28 (двадцать восемь) календарных дней с ..* г. по *..* г. включительно.

Оплату отпускных произвести за 3 дня до начала отпуска в соответствии со ст. 136 ТК РФ.
*..* г. Подпись _____________ / * .  /

Примечание: На рапорте ставится резолюция начальника: «Рассмотреть. Начальник кадра — оформить. Подпись, дата».
 

Кому: Начальнику смены ООО «ЧОП «»
от: Охранника поста № 5  . 

Р А П О Р Т
Объясняю причину опоздания на смену *..* г;

В : часов при движении по маршруту следования автобуса маршрута №  (остановка «») произошло ДТП с участием данного автобуса и легкового автомобиля. Движение общественного транспорта на данном участке было полностью остановлено сотрудниками ГИБДД для оформления аварии до : часов.

Водитель автобуса не мог открыть двери для посадки/высадки пассажиров до прибытия инспектора ГИБДД. Я прибыл на пост в : часов, то есть с опозданием на  минут.

Подтверждающим документом является справка от ГИБДД об оформлении ДТП (копия приложена) и фото с места событий со временем съемки.

Прошу принять к сведению и не применять к мне меры дисциплинарного взыскания, так как опоздание вызвано форс-мажорными обстоятельствами, не зависящими от моей воли.

*..* г. Подпись _____________ / * .  /
 

Особенности рапортов при применении силы и СИБ/ОУ

Это отдельная категория документов, требующая максимальной детализации; Согласно ст. 14, 15 ФЗ-248 и ст. 37, 38 Уголовного кодекса РФ (пределы необходимой обороны/крайней необходимости), рапорт должен содержать:

1. Обоснование необходимости: какая именно угроза возникла (нападение, сопротивление, попытка захвата оружия).
2. Предупреждение: было ли дано устное предупреждение о применении силы/оружия (кроме случаев внезапного нападения).
3. Средство и способ: что именно применено (рукавицы, газовый баллонник, резинковая дубинка, пневматический пистолет, огнестрельное оружие), количество ударов/выстрелов.
4. Последствия: полученные травмы (у нарушителя и у сотрудника), вызван ли скорой/полиция, составлены ли протоколы.
5. Свидетели: ФИО, контакты (*) коллег или посторонних, видевших инцидент.

Важно: К такому рапорту обязательно прикладываются: медосмотр (если есть травмы), протокол осмотра места, копии протоколов полиции, кадры с body-камеры/видеонаблюдения.

Типичные ошибки, которых стоит избегать

• Эмоциональные оценки: «Грубый нарушитель», «беспредел», «я был прав». Пишите сухо: «Нарушитель использовал ненормативную лексику, игнорировал законные требования».
• Отсутствие времени и места: «Вчера вечером у входа». Правильно: «*..* г. в 22:15 у входа № 2 (грузовое терминал)».
• Неполные ФИО: всегда пишите полностью (Фамилия И. О.) и должность.
• Исправления и зачеркивания: рапорт должен быть чистым. Ошибка, перепечатать/переписать.
• Пропуск резолютивной части: даже в докладной записке нужно писать: «Прошу принять к сведению / принять меры / дать указания».

Порядок прохождения рапорта (Документооборот)

1. Сотрудник пишет рапорт в 2-х экземплярах (один уходит в дело/начальнику, второй с отметкой о принятии остается у сотрудника).
2. Передает непосредственному руководителю (начальнику смены/поста/отдела).
3. Руководитель ставит резолюцию (визу, указание исполнителю, срок).
4. Рапорт регистрируется в журнале учета входящей/внутренней документации (или в 1С/ЭДО).
5. Исполняется (оформляется приказ, дается объяснение, передается в КБ/СБ/полицию).
6. Срок хранения: согласно номенклатуре дел организации (обычно 5 лет для кадровых, 10 лет для служебных расследований, 75 лет — если связано с ЧП/применением оружия).

Электронный документооборот (ЭДО)

В современных ЧОП и крупных отделах ведомственной охраны рапорты подаются через корпоративные порталы (1С:ЗУП, Диадок, СБИС, внутренние CRM).

• Форма заполняется в веб-интерфейсе.
• Подпись — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) или простая (СМС-код/пуш), в зависимости от регламента компании.
• Автоматически фиксируется дата/время подачи и прочтения адресатом.
• Совет: Всегда делайте скриншот отправленного рапорта с номером документа и статусом «Доставлен/Прочитан» на случай технических сбоев.

Юридическая значимость

Рапорт сотрудника охраны является:

• Доказательством в суде (гражданском, административном, уголовном, трудовом).
• Основанием для издания приказа (о поощрении, взыскании, отпуске, увольнении).
• Документом, подтверждающим исполнение должностных обязанностей (п. 4 ст. 21 ТК РФ).
• Ложные сведения в рапорте (сведомо ложный донос) могут повлечь ответственность по ст. 306 УК РФ (если передано в полицию/прокуратуру) или дисциплинарную/материальную ответственность внутри организации.

Чек-лист перед сдачей рапорта

• [ ] Адресат указан верно (должность, ФИО, название юрлица).
• [ ] Автор указан верно (должность, подразделение, ФИО, таб. номер).
• [ ] Заголовок «РАПОРТ» по центру.
• [ ] Текст излагает факты хронологически, без эмоций.
• [ ] Указаны точные дата, время, место событий.
• [ ] Есть ссылки на нарушенные документы (Должностная инструкция, ППО, Договор, Устав).
• [ ] Четко сформулирована просьба/требование (ПРОШУ…).
• [ ] Дата составления (число, месяц словами или цифрами с точкой, год).
• [ ] Личная подпись с расшифровкой.
• [ ] Приложения перечислены в тексте и указаны в конце («Приложение: копия паспорта — 1 л., справка ГИБДД — 1 л.»).
• [ ] Второй экземпляр принят и отмечен исполнителем/секретарем.

---

Резюме

Рапорт — это рабочий инструмент сотрудника охраны, фиксирующий реальность служебной жизни. Грамотно написанный рапорт защищает права самого сотрудника, снимает вопросы у руководства и служит надежным доказательством в спорных ситуациях. Используйте приведенные образцы как базу, адаптируя их под внутренние стандарты вашей организации (ООО «ЧОП «», Отдел охраны ПАО «» и т.д.).

Данная статья носит информационный характер и не заменяет консультацию юриста или специалиста по кадровому делопроизводству вашей организации.