В деловой практике нередко возникает необходимость официально запросить у контрагента, государственного органа, банка или иной организации определённые сведения: бухгалтерские документы, выписки, справки, копии договоров и т.д. Для этого составляется письмо-запрос — официальный документ, имеющий юридическое значение. В данной статье мы подробно разберём структуру такого письма, правила его оформления и приведём готовый образец.

Когда требуется письмо-запрос

Запрос данных может понадобиться в самых разных ситуациях:

• получение актов сверки взаиморасчётов с контрагентом;
• запрос копий утерянных документов (договоров, накладных, счетов-фактур);
• получение выписок из банка или бухгалтерской отчётности;
• запрос сведений в государственные органы (ФНС, Росреестр, ПФР);
• уточнение информации о задолженности, статусе платежа или отгрузке товара;
• предоставление персональных данных сотрудника (с его согласия).

Структура письма-запроса

Грамотно составленное письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Шапка документа — реквизиты отправителя и получателя (наименование организации, ФИО руководителя, адрес).
2. Исходящий номер и дата — для регистрации документа в журнале корреспонденции.
3. Заголовок — краткое отражение сути обращения («О предоставлении сведений», «О предоставлении копий документов»).
4. Обращение — уважительная форма («Уважаемый Иван Иванович!»).
5. Основная часть, суть запроса: какие данные требуются, за какой период, на каком основании.
6. Обоснование, ссылка на договор, закон или иное основание для предоставления информации.
7. Подпись — должность, ФИО и подпись уполномоченного лица.
8. Приложения — перечень прилагаемых документов (при наличии).

Образец письма

Ниже приведён пример письма-запроса о предоставлении данных:

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
ИНН 7745, КПП 771001
Адрес: 115, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, стр. 2
Тел.: +7 (495) —
E-mail: info@vekt.ru

Исх. № 1/24 от «15» марта 2024 г.

Генеральному директору
ООО «ПартнёрСтрой»
Смирнову А.П.
Адрес: 190, г. Санкт-Петербург, наб. Речная, д. 2

О предоставлении данных

Уважаемый Александр Петрович!

В целях проведения сверки взаиморасчётов и подготовки бухгалтерской отчётности просим Вас предоставить следующие данные по договору поставки № 4/2023 от :

• акт сверки взаимных расчётов за период с по ;
• копии счетов-фактур №№ 1, 2, 3* от ноября 2023 г.;
• информацию о текущем состоянии задолженности по указанному договору.

Просим направить запрашиваемые документы в срок до 25 марта 2024 г. по адресу: 115, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, стр. 2, либо в электронном виде на адрес: buh@vekt.ru.

Основание: п. 3.2 договора поставки № 4/2023 от , ст. 9 Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

По всем вопросам можно обращаться к главному бухгалтеру Ковалёвой Е.С. по телефону: +7 (495) *—, доб. 1;

С уважением,
Генеральный директор ООО «Вектор» ______________ /Петров И.И./

Рекомендации по составлению

• Конкретизируйте запрос. Чётко указывайте, какие именно данные, за какой период и в каком виде вам нужны — это ускорит получение ответа.
• Указывайте основание. Ссылка на договор или норму закона повышает шансы на оперативное предоставление информации.
• Устанавливайте срок ответа. Разумный срок — от 5 до 30 календарных дней в зависимости от сложности запроса.
• Соблюдайте деловой стиль. Избегайте эмоциональных формулировок, используйте официально-деловую лексику.
• Регистрируйте письмо. Присвойте исходящий номер и сохраните копию — это важно при возможных спорах.
• Помните о персональных данных. Если запрашиваются сведения, содержащие персональные данные третьих лиц, потребуется их согласие (ст. 6 ФЗ-152 «О персональных данных»).

Способы отправки

Письмо-запрос можно направить несколькими способами:

1. Заказным письмом с уведомлением, наиболее надёжный способ с доказательством вручения.
2. Курьером под подпись — с отметкой о получении на втором экземпляре.
3. По электронной почте, приемлемо, если это предусмотрено договором.
4. Через ЭДО — системы электронного документооборота (Контур.Диадок, СБИС и др.).

Правильно составленное письмо-запрос — это эффективный инструмент деловой коммуникации, который позволяет официально получить необходимые сведения и зафиксировать факт обращения. Используйте приведённый образец как шаблон, адаптируя его под конкретную ситуацию, и не забывайте о требованиях законодательства при работе с конфиденциальной информацией и персональными данными.